Информационные технологии в делопроизводстве (стр. 3 из 5)

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 № 24-ФЗ) используется следующие понятие: средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

Основу компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил. Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, HеwlePackard, Epson.

Сканер предназначен для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера. По способу считывания информации различают сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм HewlettPackard.

Плоттер предназначен для вывода графической информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к всемирной сети Internet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.

Стример является устройством резервного копирования. Стримеры предназначены для архивации данных на жестком диске с itмощью записи их па магнитную ленту. Объем памяти одной кассеты составляет 60 Мб.

Устройства архивации данных предназначены для храпения большого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись па магнитооптические диски, диски ZipDrive (100 Мб) и JazzDrive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

Компьютерная сеть предназначена для объединения нескольких компьютеров с целью обмена данными. Сеть дает возможность использовать общие ресурсы. Это могут быть базы данных, программы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим передачей данных и периферийными устройствами, а остальные — рабочими местами.

Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAN).

Информация может храниться в базе данных сервера, что позволяет обращаться к документам с рабочих мест пользователей. Также обмен электронными документами, как в локальных, так и в глобальных сетях, может производиться с помощью электронной почты.

Наиболее распространенным средством связи является телефон. Для передачи копии документа используют телефакс.

В качестве средств ор1техники широко используются уничтожители бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы).

1.5 Операционная система компьютера

Windows — это операционная система (ОС) персонального компьютера. Главное назначение системы — обеспечить работоспособность всех составных частей ЭВМ и прикладных программ пользователя. ОС загружается при включении компьютера и управляет всеми внутренними процессами его работы.

Когда включается компьютер, начинает выполняться программа начальной загрузки. Она тестирует компьютер и запускает программу, которая в свою очередь передает управление ОС. Windows сегодня — наиболее распространенная ОС на офисных компьютерах, но существуют и другие ОС, например, DOS, UNIX.

Различные ОС создаются для конкретных целен, по, тем не менее, большинство ОС выполняют одни и те же функции. В основе их выполнение элементарных операций без непосредственною участия пользователя. Удобство общения с ОС обеспечивает интерфейс — программные и технические средства (меню, окна, кнопки с манипулятором-мышью и др.) для «дружео BCiliioi о» диало) а машины и человека. С помощью интерфейса пользователь запускает нужные прикладные программы: редакторы, игры, базы данных и др.

Основным объектом, над которым производятся действия пользователя и компьютера, является файл. Файловая система служит для организации и хранения информации на внутренних и внешних носителях. Отдельная порция информации, с которой можно выполнять действия создания, удаления, копирования, перенесения, переименования и т.д. называется файлом. Папка является ключевым понятием файловой системы (распространены синонимы папки -каталоги, директории). Папка может содержать файлы, другие папки. Диски, папки и файлы образуют иерархию файловой системы. Здесь уместна аналогия с описанием библиотеки (диск — библиотека, папка — книжная полка, файл — книга).

Данные, программы и пиктограммы, которые используются для изображения внешних устройств и программных продуктов — все это хранится в виде файла. Каждый элемент в файловой системе имеет свои атрибуты, которыми управляет ОС. Примерами атрибутов являются имя, размер, время последнего изменения файла. Действия, которые можно выполнять над файлами: создать, копировать, удалить, переименовать, перенести, распечатать.

Для управления различными типами устройств, которые могут быть подключены к компьютеру, как внутренними, так и внешними, Windows использует специальные программы - драйверы. Драйверы многих устройств Windows устанавливает сам, для других может понадобиться отдельная установка с дискет или компакт-диска, приложенных к принтеру, цифровой фотокамере и т.п. Драйверы используются прикладными программами без непосредственного участия пользователя.

Процесс общения с Windows осуществляется при помощи клавиатуры, мыши и монитора. После включения компьютера и загрузки Windows появляется графическая оболочка, которая позволяет работать с компьютером, манипулируя значками пиктограммами, окнами и ниспадающими меню. Вся эта облаем, экрана называется рабочим столом Windows - своеобразным рабочим местом пользователя.

На рабочем столе расположено множество значков. Каждый из них обозначает собой объект: папку или программу, пользовательский файл. Рабочий стол компьютера может быть настроен индивидуально, но обычно он выглядит примерно так, как представлено на рис. 2.

Практически любую операцию в Windows можно выполнить, начиная с обращения к кнопке «Пуск» или панели задач. Они всегда доступны пользователю на рабочем столе.

Для просмотра папок и файлов в виде иерархической структуры файловой системы можно использовать проводник Windows. Режим проводника позволяет перемещаться по каталогам в одном окне. Левая область проводника Windows содержит список дисков и папок, а справа отображается содержимое текущего объекта.

2 Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства

2.1 Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.