Независимо от порядка расчетов за топливо организация должна учитывать ГСМ по фактическим затратам на его приобретение. В них включаются суммы, уплачиваемые поставщику ГСМ, а также иные расходы, связанные с его приобретением - плата за обслуживание топливной карты, информационное сопровождение и т.д.
Все хозяйственные операции организаций, должны сопровождаться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.
Формы путевых листов для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей утверждены Постановлением Правительства РФ N 78. Формы путевых листов, обязательны для применения автотранспортными предприятиями, а остальные организации вправе разработать и утвердить свою форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все обязательные реквизиты.
Если организация использует самостоятельно разработанный путевой лист, его форма должна быть приведена в учетной политике. Документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. Путевой лист должен подтверждать обоснованность произведенных расходов и на основании его можно было организовать учет отработанного времени и расход ГСМ.
В путевом листе обязательно должна отражаться информация о конкретном пути следования автомобиля для подтверждения факта его использования в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий такой информации, не подтверждает понесенные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ.
Путевые листы, обязательные для применения автотранспортными организациями, действительны только на один день или на одну смену. Все остальные организации этот первичный документ могут составлять с такой периодичностью, чтобы по его данным можно было судить об обоснованности затрат. Таким образом, если путевой лист отвечает этим условиям, то ее можно оформлять даже один раз в месяц.
В самостоятельно разработанной форме путевого листа необходимо отражать информацию о пункте следования автомобиля. Это обусловлено тем, что цель составления данного документа, в том числе, - подтверждение обоснованности расходов на горюче-смазочные материалы. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном пункте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Таким образом, путевой лист, в котором отсутствует информация о пункте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные организацией расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
В путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового медосмотра в соответствии с Методическими рекомендациями об организации медицинских осмотров водителей (28). Ее отсутствие в путевом листе может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда, которое чревато наложением административного штрафа на должностных лиц в размере до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
В комментариях Госкомстата к составлению путевого листа (29) указано, что путевой лист является первичным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. К тому же требование о наличии путевого листа содержится в пп. 5.4 п. 5 (30). Если у водителя нет ни путевого листа, ни доверенности, то на него может быть наложен штраф и транспортное средство отправят на штраф-стоянку.
При оформлении путевого листа необходимо обратить внимание на заполнение всех его реквизитов. В нем обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Нужно указывать время выезда и возвращения, которое подтверждает продолжительность работы водителя, маршруты следования и пункты назначения, по которым можно судить о производственном характере поездки и достоверности показаний счетчика.
Раздел "Движение горючего" заполняется только исходя из фактических затрат на приобретение топлива и показаний приборов. На основании этой информации бухгалтер отражает в учете операции по приобретению и списанию топлива.
Первичными документами, используемыми в бухгалтерском учете для учета указанных затрат, в частности путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных работ и или по другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега (32, 33, 34). В путевых листах фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.
Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Отсутствие первичных учетных документов, каковыми и являются путевые листы, признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (4, п. 3 ст. 120) и наказывается:
- грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. (4, п. 1 ст. 120);
- те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 15 000 руб. (4, п. 2 ст. 120);
- те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (4, п. 3 ст. 120).
Наличие и движение топлива, предназначенного для эксплуатации транспортных средств, учитывается на балансовом счете 10 «Материалы» (субсчет 10.3 – «Топливо») Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению". в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета. Так как данные ГСМ на склад организации не поступают, к субсчету 10.3 можно открыть субсчета второго порядка: 10.3.1 "Бензин в баках автомобилей", 10.3.2 "Дизельное топливо в баках автомобилей", 10.3.3 "ГСМ на складе" и т.д.
На основании указанного в путевых листах фактического расхода горючего в бухгалтерском учете оформляется запись:
Дебет 20 (23, 26, 44) - Кредит 10/3 "Топливо" - списано фактически израсходованное горючее.
В случае если учетной политикой организации предусмотрено использование норм расхода топлива, сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации, а сверхнормативный расход топлива включается в состав расходов:
Дебет 91/2 "Прочие расходы" - Кредит 10/3 "Топливо".
Нормы расхода ГСМ устанавливаются организацией исходя из технических характеристик транспортного средства, износа его двигателя, а также статистических данных о расходе топлива и смазочных материалов. Для этого организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов в автомобильном транспорте (24). В указанном документе приведены базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов для зарубежных легковых автомобилей в расчете на 100 км.
Нормы расхода топлива могут устанавливаться для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и устанавливается отдельно.
В документе приведена не только информация по расходу топлива для автомобилей общего и специального назначения, но и нормативы по расходу смазочных материалов.
При расчете норм используются базовое и расчетное значения расхода топлива. Первый из данных показателей определяется для каждой модели и марки автомобиля как общепринятая норма, второй - учитывает выполняемую работу и условия эксплуатации ТС. При этом в зависимости от категории ТС расчетное значение расхода топлива учитывает базовую (например, в отношении легковых автомобилей) и транспортную нормы (для автобусов, грузовых автомобилей, фургонов). Последняя определяется на основе базовой нормы и зависит от грузоподъемности ТС или массы перевозимого груза.
Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. Их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего АТС, или местной администрации.
Следует обратить внимание, что в том случае, когда автотранспортные средства эксплуатируются в пригородной зоне вне границы города, поправочные коэффициенты не применяются.
При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.