Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни (стр. 13 из 16)

Важную роль в повышении управляемости таможни (в частности в ОДО) принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту, а именно:

При работа с внутренними документами

-Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде

-Формирование поручений по документам

-Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

-Контроль прохождения документов; регистрация документов

-Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д

-Управление доступом к документу

-Быстрый поиск нужного документа

-Создание и хранения шаблонов документов

При обработке входящих и исходящих документов

-Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции

-Наложение резолюций

-Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

-Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

-Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

-Формирование истории переписки по вопросу

-Формирование поручений по документам

-Контроль исполнения документов

-Статистика, отчеты

-Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел

-Управление доступом к документу[81]

Ощутимыми результатами внедрения системы будут являться «прозрачность хода» прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в Костромской таможне.

В результате этого система обеспечит:

1. Быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

2. Сокращение времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

3. Быстрое доведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

4. Повышение скорости поиска информации, необходимой для подготовки документов в рамках исполнения поручений;

5. Сокращение сроков согласования решений;

В процессе согласования документов смогут участвовать не только сотрудники, работающие в Костромской таможне, так и в Костромском, Буйском, Шарьинском и Мантуровском постах. При этом всем участникам согласования видны мнения, замечания и предложения всех лиц, участвующих в согласовании, в том числе лиц, находящихся в территориально удаленных офисах и вне офисов (мобильных сотрудников).

С помощью этой системы решится еще один вопрос - создание информационного пространства таможни.

Это особенно актуально для таможни, т. к. ее структура, имеет в своем составе таможенные посты. С помощью системы БОСС-Референт можно организовать хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках этого исполнительного органа власти

Принципиальный момент состоит в том, что система позволяет работать не только с атрибутами, но и содержанием документов (текстами, данными таблиц и т. д.). БОСС-Референт обеспечивает легкий доступ к документам, возможность формировать в привязке к документам замечания, новые варианты документов, новые документы и поручения. Второй важный момент заключается в предоставляемой системой возможности связывать документы, относящиеся к отдельной теме, направлению, поручителю, отделе и т. д. Благодаря этому в любой момент можно просмотреть все документы и всю историю взаимоотношений по конкретному вопросу, все версии одного приказа, технической документации, все реакции на эти документы заинтересованных лиц и т. д.

Как мы уже выяснили, работа с документами представляет собой основной процесс в государственных структурах управления. Организация такой работы является важной частью процессов управления - существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Вот ощутимые выгоды, которые дает внедрение БОСС-Референта в государственных управленческих структурах:

1. «Электронная Россия»: готовность организации к работе в рамках общероссийской Федеральной целевой программы «Электронная Россия»

2. Экономия бюджетных средств: сокращение затрат на расходные материалы, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

3. Повышение скорости и качества реакции таможни на обращения ведомств и граждан

4. Сокращение сроков подготовки и рассмотрения документов, повышение качества принимаемых решений

К достоинствам системы БОСС-Референт, благодаря которым она выгодно отличается от аналогичных российских и зарубежных разработок, в том числе и КПС «УКИД-Р», относятся:

· Наилучшее соотношение «цена-функциональность»

· Поддержка работы с реквизитами и содержанием документов

· Широкие функциональные возможности

· Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами

· Возможность масштабирования и настройки системы под специфику деятельности таможни

· Интеграция с сертифицированными системами криптозащиты

· Реализация на Lotus Domino/Notes - лучшей документоориентированной платформе

· Отлаженная методика внедрения, обеспечивающая быстрое получение результатов

· Пакет услуг по внедрению системы, включающий обучение сотрудников организации

· Успешный опыт внедрения в более чем 100 организациях России и СНГ

Высокое качество системы БОСС-Референт подтверждают следующие сертификаты и протоколы государственных органов Российской Федерации:

1. Сертификат Госстандарта РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия руководствуются методологией разработки и РОСС RU.МЕ20.H00207)

2. Сертификат Государственной Технической Комиссии при Президенте РФ за № 490, который удостоверяет, что автоматизированная система документооборота и делопроизводства БОСС-Референт является защищенным программным средством обработки информации и соответствует требованиям руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации»

3. Протокол ВНИИДАД (Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела) о соответствии системы БОСС-Референт действующим нормативно - правовым актам в области документационного обеспечения управления

4. Сертификат ISO 9001 компании АйТи

Компоненты системы БОСС-Референт и их назначение

Так как прогресс не стоит на месте и на сегодняшний момент существует несколько версий данной программы, по мнению автора, достаточно внедрить версию 2.56. Она не самая новая, но по ценовым и функциональным показателям очень подходит для Костромской таможни.

Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой базы данных (БД), работающие в среде Lotus Domino/Notes. Эти базы можно разделить на три группы: