Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни (стр. 6 из 16)

В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Анализируя документооборот таможни за последние 2 года, была выявлена следующая тенденция:

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2003	14984	8127	15052	38163
	14984	6891	4446	26321
2004	13543	8718	18223	40484
	13543	7353	5114	26010

Сведения по таможне в целом

Сведения по ОДО

· Входящие документы – происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той же причине.

· Исходящие документы - тенденция увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняется тем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящих в их компетенцию; много ответов и информационных писем было направлено в налоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический, контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности) самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенные органы.

· Внутренние документы - уменьшение зарегистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двух таможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяет предварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированных докладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведь докладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальника таможни и его заместителя регистрируются ОДО).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможне, регламентируются Инструкцией по делопроизводству Костромской таможне, положением об ОДО, об архиве и должностными инструкциями сотрудников. А так же должно регламентироваться положением об ЭК, проект которого представлен в приложении № 5

Итак, как мы уже выяснили документооборот в таможне, как и в любой другой организации, состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в таможню документы образуют поток входящей корреспонденции (поступившей), который, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение (см схему 4).

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции (исходящей)(см схему 5).

Кроме того, как правило, циркулируют документы, созданные в самой таможни и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников – авторов и заканчивается у других сотрудников – исполнителей. Так что начало пути – это отправка документов, а продолжение – получение документов.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении

Большое значение в документообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Бегло рассмотрев документооборот, следует отметить, что значительно различаются методы и этапы обработки документации. Это зависит от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

2.1.1 Технологии обработки входящих и исходящих документов

В технологической цепочке обработки и движения входящих документов в таможне можно выделить следующие этапы:

- прием и первичную обработку;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация;

-рассмотрение руководством.

Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможне.

Прежде всего конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При некомплектности или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (во всех остальных случаях конверты уничтожаются).

На полученных документах проставляется регистрационный штамп. Документы распределяются на подлежащие регистрации и подлежащие учету по реестру.

Документы, адресованные руководству таможни, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, а только затем направляются руководству таможни или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможне распределения обязанностей между руководством.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, лишь адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Рассмотренные руководством таможни документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение.

Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможни и исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

Порядок прохождения входящих документов представлен на разработанной автором схеме 4,

Схема 4. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет Операции	ОДО	Руководство (начальник таможни)	Заместители Начальника таможни	Начальники структурных подразделений (исполнители)
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10.Передача заместителям начальника
11Рассмотрение заместителем начальника
12.Получение документа от заместителя
13.Копирование документов
14. Передача на исполнителям

Движение документов поступивших

на имя начальника таможни

Движение документов реестрового учета