Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни (стр. 4 из 16)

Изучив перечень основных функций и задач можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложной является деятельность документационного отдела Костромской таможни. Для успешного достижения вышеперечисленных функций и задач ОДО необходимо взаимодействии с другими подразделениями и службами (юридическая, кадровая, материально-технического обеспечения, АСУ). Структура отдела представлена разработанной автором схеме 1.

· Костромской пост – документовед 6-го разряда Костромского таможенного поста

· Буйский таможенный пост – старший государственный таможенный инспектор Буйского таможенного поста

· Шарьинский таможенный пост – государственный таможенный инспектор Шарьинского таможенного поста

· Мантуровский таможенный пост – государственный таможенный инспектор Мантуровского таможенного поста

· Отдел федеральных таможенных доходов и учета денежных средств – старший государственный таможенный инспектор ОФТДУДС

· Отделение контроля таможенной стоимости - старший государственный таможенный инспектор ОКТС

· Отделение валютного контроля – главный государственный таможенный инспектор ОВК

· Отдел тарифного и нетарифного регулирования - главный государственный таможенный инспектор ОТНР

· Отделение таможенной статистики и анализа - государственный таможенный инспектор ОТСА

· Отделение исполнения постановлений по делам об административных правонарушениях - государственный таможенный инспектор ОИПДАП

· Отделение организации таможенного оформления и таможенного контроля - государственный таможенный инспектор ООТОиТК

· Отделение контроля за таможенным транзитом – старший государственный таможенный инспектор ОКДТТ

Схема 1 Структура ОДО Костромской таможни

· Отделение таможенных режимов – старший государственный таможенный инспектор ОТР

· Отдел эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения – старший государственный таможенный инспектор ОЭФПИО

· Отделение кадров отдела кадров – старший государственный таможенный инспектор ОК

· Отдел бухгалтерского учета и финансовой экспертизы -старший государственный таможенный инспектор ОБУиФЭ

· Правовое отделение – старший государственный таможенный инспектор правового отделения

· Оперативно-розыскной отдел – оперуполномоченный

· Оперативно-аналитический отдел – инспектор

· Отдел административных расследований – главный инспектор ОАР

· Отдел таможенной инспекции – старший государственный таможенный инспектор ТИ

· Отдел тылового обеспечения - государственный таможенный инспектор ОТО

· Отдел собственной безопасности – старшего оперуполномоченного ОСБ

· Отдел таможенной охраны и оперативно-дежурной службы – ведущий инспектор ОтТО и ОДС

· Старший дознаватель по ОВД

· Помощник начальника таможни по мобилизационной работе

· Ведущий таможенный инспектор (по защите государственной тайны)[25]

Данная схема построена по принципу прямого подчинения, во главе которой стоит Начальник таможни. Именно в его непосредственном подчинении находится Начальник отдела документационного обеспечения.

Он назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника Костромской таможни по соглашению с Центральным таможенным управлением. В соответствии с Федеральным законом «О службе в таможенных органах РФ» (№114-ФЗ от 21.07.97 ст.5) и Общим перечнем должностей сотрудников (утвержденным приказом ГТК России от 02.04.2001 № 327), а так же соответствующей должностной инструкцией. Начальник ОДО является должностным лицом и относится к группе старшего начальствующего состава. Данной должности соответствует специальное звание «Подполковник таможенной службы»[26]

В своей работе начальник ОДО руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом «О службе в таможенных органах РФ», Таможенным кодексом РФ, другими законами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК РФ, ненормативными правовыми актами ненормативного характера Центрального таможенного управления, положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения Костромской таможни, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и настоящей должностной инструкцией.

Сущностью работы начальника ОДО является осуществление руководства отделом и обеспечение ведения делопроизводства в таможенном органе, а так же координация действий различных участков и служб отдела документационного обеспечения, контроль таможенных постов в области, касающейся компетенции отдела. К тому же, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, осуществление различных мероприятий по ее усовершенствованию путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов.

Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором):

· Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря приемной; осуществляет систематический контроль за своевременным и качественным исполнением отделами таможни организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов; обеспечивает соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;[27]

· Старший государственный таможенный инспектор ОДО:

1. участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений и других вышестоящих органов, а так же подготовку их к дальнейшему хранению и исполнению;[28]

2. участка входящей корреспонденции других таможен и организаций, а также обращений граждан ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет и своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган (из таможен, таможенных постов, управлений, министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур), а так же обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан; осуществляет учет, регистрацию и контроль исполнения докладных записок на имя начальника таможни и его заместителей;[29]

3. участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа: осуществляет правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку исходящих документов, а также учет и регистрацию приказов и распоряжений таможенного органа;[30]

· Документовед 6-го разряда ОДО (является работником бюджетной сферы таможни): осуществляет своевременное, качественное размножение и копирование документов для всех отделов таможенного органа; осуществляет своевременную обработку и отправку исходящей корреспонденции;[31]

· Начальник архивного отделения ОДО: руководит работой архивного отделения и отвечает за выполнение задач и осуществление функций, определенных положением об архиве; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;[32]

В непосредственном подчинении начальника архивного отделения ОДО также находится государственный таможенный инспектор архивного отделения ОДО, который отвечает за комплектование архива документами, обеспечивает их учет, ткачество обработки, сохранность, отбор и исполнение, а также подготовку и передачу документов на государственное хранение[33].

Необходимо отметить, что в целях упорядочения работы ОДО со структурными подразделениями таможни и в целях улучшения организации документационного обеспечения в Костромской таможне назначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни. Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения. Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов в своем отделе или подразделении[34].

Просмотрев структуру отдела документационного обеспечения, выяснились некоторые несоответствие. А именно, во-первых, в связи с «Квалификационным справочником должностей служащих» должности «Документоведа 6-го разряда» не существует. Эта должность не может разделяться по разрядам. В соответствии с требованиями к квалификации существуют следующие должности: Документовед, затем Документовед II категории и самой высшей является Документовед I категории[35]. Во-вторых, изучив должностные обязанности сотрудника автор пришел к выводу, что данный работник соответствует должности «Делопроизводителя».

Без сомнения, в целом данная структура управления делопроизводственной службой является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.