Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010–98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.
Результатом документування управлінської інформації є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями.
В даному класифікаторі у другому розділі є визначення таких основних понять, необхідних для розкриття даної теми:
Система документації – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.
Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Управлінська документація – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.
Клас організаційно-розпорядчої документації (далі – ОРД) містить підкласи:
0201 Документація з організації систем управління;
0202 Документація з організації процесів управління;
0203 Документація з управління кадрами;
0204 Документація з оцінки трудової діяльності.
Для розуміння технологічного процесу обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їхнього групування на основі виявлення зовнішньої подібності.
Залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.
Документи за видом матеріальної основи та формою носія поділяють на:
традиційні (з паперовою основою);
аудіовізуальні;
електронні.
Так, в основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість порушуваних питань. За цією ознакою виокремлюють документи:
односкладні, що містять інформацію про одне питання;
складні, які містять інформацію про два і більше питань.
Слід зазначити, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За змістом документи поділяються:
загальні.
спеціалізовані.
Залежно від місця складання розрізняють такі документи:
внутрішні.
зовнішні (вхідні, вихідні).
За строками виконання документи бувають:
- з зазначенням строку виконання (термін встановлений актами законодавства або зазначений в самому документі).
- без зазначення строку виконання (не пізніше 30 календ. днів).
- документ з відміткою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання.
- з відміткою «Негайно», «Невідкладно» – протягом 3 робочих днів.
За рівнем доступу в установі виокремлюють документи:
загальнодоступні;
для службового користування (ДСК) – документи, що містять конфіденційну інформацію;
секретні – містять таємну інформацію.
За юридичною силою визначають документи, що:
мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);
не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).
За послідовністю створення розрізняють:
оригінал – примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;
копію – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак;
витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа;
дублікат оригіналу (службового документа) – повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
За строками зберігання виокремлюють документи:
постійного зберігання;
тимчасового зберігання;
тривалого зберігання.
За належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:
офіційного походження – створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;
особового походження, що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;
особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.
Залежно від призначення розрізняють документи:
індивідуальні – створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;
типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).
Відповідно до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ – це основний розпорядчий документ органу митної служби.
У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:
– з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);
– кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);
– про надання відпусток;
– про відрядження.
Окремо слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.
Доповідна записка – документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).
Службова записка – документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.
Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов’язків).
Процес диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування.
2. Роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби
Митна справа є складовою зовнішньополітичної та зовнішньоекономічної діяльності України, а митні органи є своєрідною «візитною карткою» нашої держави, індикатором дотримання Україною взятих на себе зобов'язань.
Враховуючи постійно зростаюче спрямування України на інтеграцію у світове співтовариство, з метою формування та укріплення її позитивного іміджу, одним із основних принципів митного регулювання стаття 4 Митного кодексу України визначає принцип законності та принцип дотримання прав та охоронюваних законом інтересів фізичних та юридичних осіб.
Тому природним виглядає створення та функціонування в структурі Держмитслужби України, регіональних митниць та митниць юридичних підрозділів, які здійснюють організацію правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів митними органами, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.
Однак, в процесі реалізації покладених на юридичні підрозділи завдань, постає питання про їх роль і місце в структурі митних органів взагалі та в аспекті участі в процесі документування управлінської діяльності.
Центром юридичної діяльності всієї системи митних органів є Юридичний департамент Держмитслужби України, який здійснює методичне керівництво роботою юридичних підрозділів регіональних митниць, митниць, юридичних відділів в складі інших департаментів ДМСУ.
З огляду на чисельність завдань, виконання яких покладено на Юридичний департамент ДМСУ, я не намагаюся в межах даної курсової роботи окреслити всю масштабність його діяльності і прагну більше уваги приділити виявленню ролі юридичного відділу (сектору) регіональної митниці, митниці (далі – юридична служба) в процесі фіксації управлінських дій на відповідних матеріальних носіях за встановленими правилами в митних органах України.
Саме тому метою написання даного розділу є виявлення місця і ролі юридичної служби митного органу в світлі нещодавно прийнятого наказу Держмитслужби України від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» (далі – Положення про юридичну службу).
Слід відзначити, що оскільки всі аспекти діяльності митних органів врегульовані на законодавчому рівні, причому іноді досить суперечливо, юридичні підрозділи створені не тільки в структурі кожної регіональної митниці та митниці, але і в складі деяких Департаментів Держмитслужби України.