Провідну роль юридичних підрозділів в діяльності митних органів підтверджує той факт, що згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 27.08.95 №690 «Про Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації» та наказу ДМСУ від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» Юридичний департамент підпорядковується безпосередньо Голові Держмитслужби України або за рішенням Голови одному з його заступників. Юридичний підрозділ регіональної митниці, митниці підпорядковується безпосередньо начальнику регіональної митниці, митниці.
В процесі своєї діяльності юридична служба організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митниці. У разі виявлення порушень закону подає начальнику митниці письмові пропозиції щодо їх усунення, а також консультує керівництво митниці з правових питань.
У Інструкції з діловодства в митній службі України у розділі «Погодження документів» п. 4.5.4 зазначається, що проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами. При цьому видання зазначених актів без попередньої перевірки юридичним відділом не допускається.
Разом з відповідними структурними підрозділами юридична служба готує та вносить у встановленому порядку пропозиції про зміну чи скасування виданих митним органом актів нормативного та розпорядчого характеру, які втратили актуальність або суперечать вимогам законодавства.
Таким чином, слід відмітити важливу роль юридичної служби, зокрема, в організації митного контролю в зоні діяльності відповідного митного органу, оскільки всі технологічні схеми затверджуються наказами митниці, а тому перевіряються юридичною службою на предмет відповідності законодавству України.
Також юридична служба визначає необхідність подання виданих митницею актів нормативного та розпорядчого характеру на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та відповідних обласних управлінь юстиції та забезпечує облік та зберігання актів законодавства та відомчих нормативно-правових актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митницею, підтримує їх у контрольному стані.
Вищеперелічені функції носять, якщо так можна висловитись, дещо «загальний» характер, адже результати такої роботи залишаються непомітними за умови вірних дій юридичної служби.
Слід відзначити, що юридична служба виконує і більш конкретні поточні завдання, від якості виконання яких залежить безперебійна робота митного органу.
Так, юридичний підрозділ бере участь в укладенні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами та організаціями, дає правову оцінку їх проектам.
Природно, що в процесі здійснення пов'язаної, як правило, з обігом великих сум грошових коштів, зовнішньоекономічної діяльності суб'єктами ЗЕД з одного боку, та виконання функцій держави в галузі митної справи митними органами з іншого боку виникають спірні питання, вирішити які можуть тільки суди. Спірних ситуацій, пов'язаних із переміщенням через митний кордон України товарів та транспортних засобів, додає недосконалість українського законодавства.
Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє з юридичною службою митного органу – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів.
Таким чином, діяльність митного органу в сучасних умовах, коли на перший план виходить необхідність дотримуватись у правовому полі, а одним з головних принципів діяльності держави є принцип законності, неможливо уявити без юридичної підтримки з боку спеціалізованого в цій галузі підрозділу – юридичного, який займає в структурі такого органу провідне місце.
При цьому роль юридичної служби у діяльності митного органу неможливо переоцінити, адже поряд з виконанням функції охорони інтересів митниці, функції представництва митного органу в судах, юридична служба сприяє дотриманню законності як всередині митної установи, так і у взаємовідносинах останньої з суб'єктами ЗЕД.
2.1 Принципи документування управлінської діяльності
Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.
Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:
- Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);
Професійна етика керівників документацією, працівників діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.
Один з таких етичних кодексів професійної відповідальності розроблений Міжнародною асоціацією керівників документацією (АRМА International) – некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.
Згідно з етичним кодексом, управляючі документацією повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в процесі документування управлінської діяльності.
1. Соціальні принципи.
Будучи відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:
1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.
Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати шкоди приватним особам або організаціям.
Керівники інформацією і документацією знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.
2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.
При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.
3) Підтримують відповідність прийнятого рішення, задокументованого відповідним чином вимогам законодавчих актів.
При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.
Саме закон є основою прийняття управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.
4) Управлінське рішення має бути наукове обґрунтоване.
5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.
2. Професійні принципи
Будучи відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед своєю професією особи, що приймають управлінські рішення і відповідним чином їх документують:
1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.
Відповідна основна освіта – це найважливіший фактор підвищення рівня знань спеціаліста і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар’єри спеціаліста.
2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.
Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх здібностей також неетично і недопустимо.
3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов’язки на високому професійному рівні.