Расчеты с подотчетными лицами проверяются сплошным способом. На начальном этапе проверки проверяется наличие распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал». Изучается учетная политика организации, приказы (распоряжения) руководителя о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет.
На КУПП «Водоканал» особое внимание ревизор уделил проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. В ходе проверки ревизором было установлено наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии.
По выданным в подотчет суммам проверяется, не было ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в месте нахождения организации деньги выдаются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения организации – в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней [15, с. 210].
Номер приказа, место командировки, дата прибытия и выбытия работников из командировки соответствуют данным, отраженным командировочном удостоверении.
При заполнении журнала регистрации работников, направленных в служебную командировку нарушений не обнаружено.
Днем выезда в командировку на КУПП «Водоканал» считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днём отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта [22, c. 225].
В процессе контроля проверяется законность и целесообразность возмещения командировочных расходов.
В таблице 2.1 представлена правильность ведения журнала регистрации работников КУПП «Водоканал», направленных в командировку.
Таблица 2.1 – Журнал регистрации работников КУПП «Водоканал», направленных в командировку в ноябре 2009 года
| Номер приказа | Фамилия, имя, отчество командированного работника | Занимаемая должность | Место командировки | Дата | Отчет о выполнении задания | |
| Выбытия | прибытия | |||||
| 180 | Гоман М.М. | Мастер водозабора «Щара-1» | Брест | 12.10.2009 | 12.10.2009 | Задание выполнено |
| 182 | Ильюхин А.В. | Водитель | Ивацевичи, Береза, Белоозерск | 13.10.2009 | 13.10.2009 | Задание выполнено |
Примечания:
1. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЙ Б, В
2. Источник: собственная разработка
Также ревизор проверил соблюдение срока нахождения в командировке командированного работника. Отдельно проверил правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд. В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки.
Для указанных целей предназначен авансовый отчёт, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия [19, c. 265].
Новый аванс подотчётным лицам выдается только после полного расчёта по ранее выданному. Бухгалтер КУПП «Водоканал» производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счёт чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчёта суммы командировочных [14, c. 85].
К отчёту прилагаются командировочные удостоверения с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы. В таблице 2.2 представлена проверка правильности расчета командировочных расходов в КУПП «Водоканал» за ноябрь 2009 года.
Таблица 2.2 – Ведомость выборочной проверки правильности расчета командировочных расходов в КУПП «Водоканал» за ноябрь 2009 года
| Фамилия, имя, отчество командированного работника | Номер авансового отчета | Возмещаемые расходы | Отклонения | |||||||||
| По данным КУПП «Водоканал» | По данным ревизора | |||||||||||
| Суточные (тыс.руб.) | Проезд (тыс.руб.) | итого | Суточные (тыс.руб.) | Проезд (тыс.руб.) | итого | |||||||
| туда | обратно | |||||||||||
| туда | обратно | |||||||||||
| Гоман М.М. | б/н | 7500 | 14570 | 16650 | 38720 | 7500 | 14570 | 16650 | 38720 | - | ||
| Ильюхин А.В. | б/н | 7500 | - | - | 7500 | 7500 | - | - | 7500 | - | ||
Примечания:
1. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЙ Б, В, Л
2. Источник: собственная разработка
Ревизором было установлено, что работнику за каждый день пребывания в командировке выплачены суточные и проездные расходы.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещены по представленным проездным документам в обе стороны в размере стоимости проезда (ПРИЛОЖЕНИЕ Л).
При проверке правильности расчета командировочных расходов в КУПП «Водоканал» за ноябрь 2009 года нарушений не установлено.
В таблице 2.3 представлена проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм.
Таблица 2.3 - Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм в КУПП «Водоканал».
| № авансового отчета, дата | ФИО подотчетного лица | Сумма неисполь-зованных средств | Срок отчета | Количество дней просрочки | Сумма штрафа | Примеча-ния |
| б/н 13.10.2009 г. | Ильюхин А.В. | - | 3 | - | - | - |
| б/н 12.10.200г. | Гоман М.М. | - | 3 | - | - | - |
Примечание:
1. Источник: собственная разработка
2. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЯ Б, В
Выводы: В КУПП «Водоканал» соблюдаются сроки предоставления отчетов по выданным суммам.
Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете ревизора. Если установлено множество фактов нарушений расчётов с подотчётными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости. Ведомость подписывается ревизором и главным бухгалтером предприятия.
Таким образом, на предприятии КУПП «Водоканал» учёт расчётов с подотчётными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчёт и некоторые другие.
2.2 Ревизия расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам
Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и КУПП «Водоканал», выдают наличные деньги под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы на следующие сроки: на операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного города, и на срок до 10 (30 дней в сумме одной базовой величины) за пределами города [14, с. 94].
В соответствии с приказом руководителя КУПП «Водоканал» подотчётные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера.
К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру с приложением к ним копии товарного чека (ПРИЛОЖЕНИЕ М), квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами [16, с. 183].
При проверке законности выдачи сумм в подотчет на операционные и хозяйственные расходы в первую очередь проверяется наличие списка работников, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В КУПП «Водоканал» данный список составлен.
На следующем этапе проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам проверяется правильность расходования полученных под отчет сумм, то есть проверяется их целевое использование, так как расходовать полученные деньги под отчет допускается лишь на те цели, на которые они выданы.