В КУПП «Водоканал» деньги на операционные и хозяйственные расходы выдаются под отчет на приобретение товаров, готовой продукции, полуфабрикатов, сырья, материалов, топлива; для оплаты погрузочно-разгрузочных работ.
В таблице 2.4 представлена проверка законности расходования подотчетных сумм на КУПП «Водоканал» за 17.12.2009 год.
Таблица 2.4 - Проверка законности расходования подотчетных сумм на КУПП «Водоканал» за 17.12.2009 г.
| Израсходовано на покупку ТМЦ по авансовому отчету | Стоимость ТМЦ Согласно копиям чеков, оплаченных подотчетными лицами | Оприходовано ТМЦ, руб. согласно | Отклонение данных, + (-) | |||
| Накладным | Карточкам складского учета | Авансового отчета от | ||||
| Копии чеков | Карточек складского учета | |||||
| 3550 | 3550 | 3550 | 3550 | - | - | |
Примечание:
1. Источник: собственная разработка
2. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЙ А, М, Н, П
В результате проверки ревизором было установлено что, подотчетные суммы на операционные и хозяйственные нужды в КУПП «Водоканал» выдавались целесообразно. Суммы, указанные в авансовых отчетах соответствуют суммам, отраженным в товарных накладных и карточках складского учета. Отклонений не было обнаружено.
Далее проверяется своевременность предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Срок предоставления авансового отчета не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги. Сроки отчетности проверяются путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег и в авансовых отчетах. Нарушений сроков предоставления авансовых отчетов в КУПП «Водоканал» не установлено.
Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные расходы проверяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих факт покупки материальных ценностей. Данные, отраженные в товарно-транспортных накладных сверяются с данными товарного отчета. В таблице 2.5 представлена проверка правильности отражения сумм, связанных с приобретением продукции подотчетными работниками КУПП «Водоканал».
Таблица 2.5 –Проверка правильности отражения сумм, связанных с приобретением продукции подотчетными работниками КУПП «Водоканал»
| ФИО подотчетного лица | Наименование прод-ии | Еденица измерения | Количествоо | Цена ед-цы | Сумма по авансовому отчету | Сумма по товарной накладной | По расчетам ревизора | Отклонения |
| Мацкевич А.А. | 1.Гайка М8 2.Крестик 2.5 | Шт уп | 20 1 | 90 1750 | 1800 1750 | 1800 1750 | 1800 1750 | - |
| Итого | - | 21 | - | 3550 | 3550 | 3550 | - |
Примечание:
1. Источник: собственная разработка
2. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЯ А, М, Н
Из данных таблицы видно, что подотчетным работником КУПП «Водоканал» по данным товарной накладной была приобретена продукция на сумму 3500 рублей. Сумма отраженная в товарной накладной соответствует сумме отраженной авансовому отчету и приложенному к нему оправдательному документу, а именно чеку. При проверке правильности выдачи сумм под отчет на хозяйственные и операционные нужды в КУПП «Водоканал» нарушений не обнаружено.
Таким образом, при ревизии расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам в КУПП «Водоканал» было проверено документальное оформление авансовых отчетов, целевое использование выданных подотчет сумм, своевременность предоставления авансовых отчетов, правильность оприходования приобретенных товарно-материальных ценностей. Нарушений не установлено.
2.3 Проверка правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Проверка организации синтетического и аналитического учета является заключительным этапом проведения ревизии расчётов с подотчётными лицами. Для учета расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» открыт счет 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами ведется в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, в котором аналитический учет совмещен с синтетическим.
Проверки правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» состояла из следующих этапов:
- проверка соответствия сумм, указанных в авансовых отчетах, с суммами в первичных документах;
- сравнение сумм, проставленных в авансовых отчетах, с итоговыми суммами, указанными на лицевой стороне отчетов, в разрезе бухгалтерских проводок;
- сравнение суммы бухгалтерских проводок на лицевой стороне авансового отчета с суммами по соответствующим строкам журнала-ордера № 7;
- проверка арифметической точности расчетов итогов в журнале-ордере № 7;
- сравнение итоговых сумм по журналу-ордеру № 7 с оборотами, отраженными в главной книге;
- проверка правильности перенесения остатков из главной книги в баланс на соответствующую дату [29, c. 78].
При проверке правильности ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в КУПП «Водоканал» была проверена правильность отражения сальдо в журнале-ордере, главной книги и балансе (таблица 2.6). Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и на конец года, отраженные в журнале-ордере №7 были сверены с данными, отраженными в главной книге, а данные главной книги – с данными баланса [29, c. 227].
В таблице 2.6 приведена проверка соответствия сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7, главной книге и балансе в КУПП «Водоканал».
Таблица 2.6 - Проверка соответствия сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7, главной книге и балансе в КУПП «Водоканал» за 2008 год
| Регистры бухгалтерского учета | Сальдо на 01.12.2008 года | Сальдо на 01.01.2009 года | Откло-нение | ||
| дебет | кредит | дебет | кредит | ||
| Журнал-ордер №7, руб. | 600004 | 848248 | 4 | 1182178 | - |
| Главная книга, млн. руб. | 600004 | 848248 | 4 | 1182178 | - |
| Баланс, млн. руб. | 6000000 | - | 2000000 | - | 400000 |
Примечание:
1. Источник: собственная разработка
2. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЙ Г, Д, Ж
Исходя из данных таблицы, можно сделать вывод о том, что сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отраженное в журнале-ордере, главной книге и балансе соответствует. Отклонений не было обнаружено.
Также была проверена правильность отражения оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за декабрь 2008 года.
В таблице 2.7 представлена проверка соответствия оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7 и в главной книге в КУПП «Водоканал».
Таблица 2.7 - Проверка соответствия оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7 и в главной книге в КУПП «Водоканал» за декабрь 2008 года
| Регистры бухгалтерского учета | Дебетовый оборот, руб. | Кредитовый оборот, руб. | Отклонения |
| Журнал-ордер №7 | 1876940 | 2810870 | - |
| Главная книга | 1876940 | 2810870 | - |
Примечание:
1.Источник: собственная разработка
2. Источник: данные ПРИЛОЖЕНИЙ Г, Д
Из данных таблицы видно, что дебетовый оборот в журнале-ордере № 7 соответствует дебетовому обороту, отраженному в главной книге, а кредитовый оборот, отраженный в журнале-ордере № 7 равен кредитовому обороту, отраженному в главной книге. Таким образом, ревизором отклонений обнаружено.
Также при проверке расчётов с подотчётными лицами ревизоры проверили правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчёт сумм и их списанию. Это связано с тем, что встречаются случаи списания полученной под отчёт суммы или числящейся за подотчётным лицом задолженности без документальных обоснований на счета по учёту издержек производства. Завершающим этапом проверки расчетов с подотчетными лицами является проверка правильности корреспонденции счетов по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.