Прогноз отчета о прибыли и убытках (формат «Отчет о прибыли») – документ установленной формы, в котором отражают доходы и все соответствующие расходы, возникающие в связи с получением этих доходов, показывающий прибыль или убытки от деятельности ООО «Пегас-Турист» за бюджетный (отчетный) период.
Прогнозный баланс (формат «Оборотный баланс») - документ установленной формы, показывающий активы и обязательства ООО «Пегас-Турист» на конец бюджетного (отчетного) периода.
Прогнозный отчет о движении денежных средств (формат «ДДС») – документ установленной формы, в котором детально отражается текущее состояние денежных средств ООО «Пегас-Турист» в сопоставлении с ожидаемыми поступлениями и оттоками/платежами за бюджетный (отчетный) период.
В нем отражены:
- основные производственные и финансовые показатели деятельности;
- расчеты с заказчиками, поставщиками, персоналом и фискальными органами;
- операционные затраты, финансовый результат;
- информация по инвестиционным программам,
- результаты от осуществления финансовой деятельности.
Основная деятельность - деятельность, осуществляемая Корпорацией в рамках лицензионной деятельности.
Операционная деятельность - вся деятельность предприятия, носящая регулярный характер.
Инвестиционная деятельность - деятельность предприятия, связанная с планированием, оценкой и реализацией инвестиционных программ.
Инвестиционная программа – документ, в котором отражены планы по целевым программам на реконструкцию, модернизацию и развитие ООО «Пегас-Турист» на период более одного финансового года, (при необходимости с последующей корректировкой) исходя из приоритетности соответствующих мероприятий для ООО «Пегас-Турист» утвержденных стратегическим планом.
Центр дохода - Правление ООО «Пегас-Турист», задачей которого является заключение и проверка надлежащего исполнения договоров с основными партнерами ООО «Пегас-Турист» (Рекламными Агентствами), обеспечивающих поступление основного дохода (и денежного потока) в Корпорацию.
Структурное подразделение (служба, дирекция, студия, отдел) – обособленная административная единица, выполняющая специфические функции и укомплектованная согласно штатного расписания ООО «Пегас-Турист».
Бюджетное совещание структурного подразделения - регулярное плановое заседание, на котором руководитель подразделения в ходе обсуждения с ключевыми специалистами определяет предварительные первичные планы и бюджеты, которые выносятся для утверждения на Бюджетный комитет.
Управленческая отчетность ООО «Пегас-Турист» – это финансовое и количественное выражение результатов финансово-хозяйственной деятельности, которое получается путем консолидации отчетных форм центров ответственности.
4. Бюджетные процедуры.
Последовательность шагов полного цикла бюджетирования, включая получение управленческой отчетности, выглядит следующим образом:
- прогнозирование объема доходов ООО «Пегас-Турист» с учетом требований законодательства, изменения рыночной конъюнктуры и заключений специалистов, а также других источников релевантной информации;
- составление прогнозных бюджетов центров ответственности (затрат);
- составление прогнозного бюджета инвестиций (капиталовложений);
- финансовая дирекция получает предварительные бюджеты по установленной форме от центров финансовой ответственности;
- финансовая дирекция составляет Основной бюджет ООО «Пегас-Турист» и при необходимости выносит свои предложения по его промежуточной корректировке на рассмотрение Бюджетному менеджеру;
- Бюджетный комитет рассматривает, вносит корректировки и утверждает Основной бюджет ООО «Пегас-Турист», а также бюджет программного продукта и бюджет развития с учетом целевых установок руководства;
- Финансовая дирекция осуществляет текущий мониторинг выполнения и готовит предложения по корректирующим действиям, направленным на выполнение Основного бюджета ООО «Пегас-Турист»;
- выполнение корректирующих действий, и уточнение Основного бюджета;
- сбор информации в формах управленческой отчетности от центров ответственности о выполнении Основного бюджета;
- Финансовая дирекция и составляет отчет о выполнении Основного бюджета ООО «Пегас-Турист» и предоставляет его Бюджетному комитету.
5. Периоды бюджетного планирования и управленческой отчетности
Бюджетный год начинается 1 января и заканчивается 31 декабря включительно.
Для системы бюджетирования и предоставления управленческой отчетности устанавливаются следующие бюджетные (отчетные) периоды:
- Год (Прогнозный баланс, План доходов и расходов, Движение Денежных средств);
- Квартал (План доходов и расходов, Движение денежных средств):
- Месяц (Движение денежных средств);
- Кроме того, для управленческой отчетности в формате «Движение денежных средств» существует ежедневная форма отчетности.
а) Сроки предоставления бюджетных форм.
Сроки предоставления Основного бюджета - годовые формы (с помесячной детализацией) предоставляются в бюджетный комитет:
- первоначальный вариант – не позднее 15 ноября,
- окончательный (скорректированный) вариант – не позднее 25 декабря.
В случае необходимости существенного (более 1000 гривень) уточнения (корректирования) бюджета на следующий месяц, бюджетодержатель подает отдельную заявку с объяснением причин возникновения отклонений в Правление ООО «Пегас-Турист», и утвержденная заявка направляется в финансовую дирекцию не позднее, чем за 5 дней до конца текущего месяца.
б) Сроки представления форм управленческой отчетности.
Годовые формы (с помесячной детализацией) - предоставляются в Правление ООО «Пегас-Турист» не позднее _______ января следующего за отчетным года.
Месячные формы - предоставляются в Правление ООО «Пегас-Турист» не позднее ____ числа следующего за отчетным месяца.
Ежедневная форма отчетности в формате отчета по движению денежных средств – до ____ часов утра дня, следующего за отчетным днем.
Сдача первичной документации в финансовую дирекцию не реже, чем раз в месяц, является обязательной.
Документы Основного бюджета ООО «Пегас-Турист» и управленческой отчетности формируются в ______, с одним знаком после запятой, первичные бюджеты структурных подразделений формируются в основном бюджете
6. Состав документов основного бюджета.
Бюджет ООО «Пегас-Турист» имеет многоуровневую структуру.
Основной бюджет ООО «Пегас-Турист» (бюджет первого уровня) представлен следующими итоговыми документами:
- Прогнозный отчет о прибыли и убытках (формат «Отчет о прибыли»);
- Прогнозный баланс (формат «Оборотный баланс»);
- Прогнозный отчет о движении денежных средств (формат ДДС).
- формат «Резюме».
Основной бюджет ООО «Пегас-Турист» формируется финансовой дирекцией и базируется на первичных бюджетах структурных подразделений, предоставляемых бюджетодержателями в установленные сроки.
Перечень центров Ответственности – структурных подразделений:
(Представляется оргструктура)
7. Обязанности персонала ООО «Пегас-Турист» при формировании бюджетов/отчётности.
Все плановые и отчетные документы бюджетного периода группируются, анализируются и составляются сотрудником Центра ответственности на основании документов/информации производственно-финансового характера, каждого подразделения ООО «Пегас-Турист». Ответственным за предоставление выходной информации, является сотрудник ООО «Пегас-Турист», назначенный распоряжением руководителя подразделения. График подачи информации ответственными исполнителями центра ответственности регламентируется внутренними распоряжениями начальника структурного подразделения, но не позднее сроков установленных в данном документе.
Ответственный исполнитель по бюджету:
- принимает, консолидирует показатели по деятельности подразделения, на основе полученных данных формирует периодические формы бюджетирования / отчетности;
- производит первичный анализ;
- не позднее установленных сроков, передает отчётные данные руководителю центра ответственности;
- подписанные руководителем отчёты предоставляет в финансовую дирекцию.
При этом надо помнить что:
- фактические суммы не должны превышать доведенные лимиты (утвержденные параметры Основного бюджета) по соответствующим планируемым статьям затрат/расходов;
- не использованные лимиты на план следующего бюджетного периода не переносятся. При необходимости их использования они защищаются в общем объёме лимитов бюджета следующего месяца;
- при необходимости аккумулирования денежных средств, руководитель службы, отдела, сектора лично согласовывает с Правлением ООО «Пегас-Турист» и финансовой дирекций возможность проведения такой операции;
- во всех случаях существенной коррекции плановых показателей предоставляются расчёты и пояснительная записка, объясняющие причины возникновения таких отклонений, особенно это касается величины административных издержек и непредвиденных работ.
Финансовая дирекция:
- принимает, консолидирует плановые и фактические показатели от Центров ответственности;
- производит первичный анализ результатов;
- на основе полученных данных формирует основные формы бюджетирования / отчетности ООО «Пегас-Турист» в целом и подаёт председателю Правления;
8. Секвестр статей затрат при недостаточности доходов.
Если в ходе выполнения бюджета возникает или ожидается недополучение доходов, необходимо обеспечить секвестр расходов. Сокращению в первую очередь подлежат: