е) опис (номенклатуру) товарів (робіт, послуг) та їх кількість (обсяг, об'єм);
є) повну або скорочену назву, зазначену у статутних документах отримувача;
ж) ціну поставки без врахування податку;
з) ставку податку та відповідну суму податку у цифровому значенні;
и) загальну суму коштів, що підлягають сплаті з урахуванням податку.
Податкова накладна виписується на кожну повну або часткову поставку товарів (робіт, послуг). Платники податку повинні зберігати податкові накладні протягом строку, передбаченого законодавством для зобов'язань із сплати податків.
Податкові накладні можна виписувати вручну, користуючись бланками, виготовленими типографським способом, або ж використовувати для цього комп'ютер, друкуючи їх за допомогою принтера. Останній спосіб значно полегшує складання податкових накладних, особливо, якщо врахувати, що кожний з двох примірників має бути позначений поміткою “х”, що визначає, який це екземпляр: оригінал чи копія. Це є дуже важливим, оскільки покупець може відображати податковий кредит за придбаними товарно-матеріальними цінностями, роботами і послугами лише на основі оригіналів податкових накладних.
Податкову накладну складає особа, яка зареєстрована платником податків та має індивідуальний податковий номер платника ПДВ. Податкові накладні повинні виписуватися продавцем (постачальником) у двох примірниках за датою надходження коштів на його поточний рахунок чи готівки в касу від покупця, або відвантаження товарів чи виконання робіт і послуг. Оригінал податкової накладної при попередній оплаті вартості товарів (робіт, послуг) видається покупцеві після перевірки надходження грошей на рахунок продавця за випискою банку, на основі якої на податковій накладній вказують дату її виписування. Якщо покупець пред'явив платіжне доручення про оплату, а виписки банку на підприємстві ще немає, то цю дату можна поставити за відміткою банку про списання коштів з поточного рахунка покупця.
Якщо філіали та інші структурні підрозділи платника податку самостійно здійснюють продаж товарів (робіт, послуг) и проводять розрахунки з постачальниками/споживачами, то зареєстрований платник податку, до складу якого входять такі філіали, може делегувати філіалу чи структурному підрозділу право виписки податкових накладних. Для цього платник податку повинен кожному філіалу та структурному підрозділу присвоїти окремий код (номер, шифр) та в письмовому вигляді повідомити про це податкові органи за місцем реєстрації у якості платника ПДВ.
Особа, яка здійснює продаж товарів (робіт, послуг) за готівку кінцевому споживачеві (який не є платником податку), не зобов'язана заповнювати податкову накладну.
Для фізичних осіб, не зареєстрованих як суб'єкти підприємницької діяльності, що ввозять (пересилають) товари (предмети) на митну територію України в обсягах більше 300 000 грн., оформлення митної декларації прирівнюється до подання податкової накладної.
При одночасному продажу одному покупцю як оподатковуваних товарів (робіт, послуг), так і звільнених від оподаткування, продавець складає окремі податкові накладні.
У випадку продажу товарів (робіт, послуг), звільнених від оподаткування в податковій накладній робиться відмітка “Без ПДВ” з обов’язковим посиланням на відповідний пункт статті Закону України “Про податок на додану вартість”.
У випадку продажу товарів (робіт, послуг), оподаткування яких здійснюється за нульовою ставкою в податковій накладній робиться відмітка “0”.
Податкова накладна має містити такі обов’язкові реквізити: порядковий номер податкової накладної; дату її виписки; назву юридичної особи чи прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, зареєстрованого платником ПДВ; податковий номер платника податку (продавця та покупця); місцезнаходження юридичної особи чи місце податкової адреси фізичної особи платника ПДВ; опис (номенклатуру) товарів (робіт, послуг) та їх кількість (об’єм); повна назва отримувача; ціну продажу з урахуванням податку; ставку податку та відповідну суму податку в цифровому значені; загальну суму коштів, які мають бути сплачені.
Відсутність хоча б одного з цих реквізитів є підставою для признання податкової накладної недійсною.
Податкова накладна видається платником податку, який поставляє товари (послуги), на вимогу їх отримувача, та є підставою для нарахування податкового кредиту. Підставою для нарахування податкового кредиту при поставці товарів (послуг) за готівку є належним чином оформлений товарний чек, інший платіжний чи розрахунковий документ, що підтверджує прийняття платежу постачальником від отримувача таких товарів (послуг), з визначенням загальної суми такого платежу, суми податку та податкового номера постачальника.
У разі відмови з боку постачальника товарів (послуг) надати податкову накладну або при порушенні ним порядку її заповнення отримувач таких товарів (послуг) має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву зі скаргою на такого постачальника, яка є підставою для включення сум цього податку до складу податкового кредиту. До заяви додаються копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку внаслідок придбання таких товарів (послуг).
Отримання такої скарги є підставою для проведення позапланової виїзної перевірки такого постачальника для з'ясування достовірності та повноти нарахування ним зобов'язань з цього податку за такою цивільно-правовою операцією.
Якщо продавець порядку виписування (оформлення) податкової накладної не порушував, а просто не міг ї оформити внаслідок об’єктивних причин (наприклад, на момент виникнення першої події продавець ще не був платником податку), то заява права на податковий кредит не дає.
Податкова накладна має бути завірена печаткою продавця згідно вимог, які записані в порядку заповнення податкової накладної [20]. Але цей порядок вступає у суперечність с Законом України [6] та практично зобов’язує підприємця-фізичну особу платника ПДВ, який бажає видавати покупцям податкові накладні, виготовити собі печатку, незважаючи на те, що підприємці-фізичні особи мають право здійснювати діяльність и без печатки.
Підставою для нарахування податкового кредиту без отримання податкової накладної є:
транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, який виставляється платнику податку за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця;
касові чеки, які містять суму поставлених товарів (послуг), загальну суму нарахованого податку. Загальна сума поставлених товарів (послуг) не може перевищувати 200 гривень за день (без ПДВ).
У разі імпорту товарів на митну територію України документом, що посвідчує право на отримання податкового кредиту, вважається вантажна митна декларація, яка підтверджує сплату ПДВ, або погашений податковий вексель.
До податкових накладних передбачені додатки № 1 і № 2.
Додаток № 1 використовується у випадках, коли підприємство проводить відвантаження частини товарів, робіт або послуг, які входять в загальний комплекс, але окремо вартість кожної з них не визначається (агрегати і вузли, комплектуючі деталі при поставці обладнання, окремі вироби чи конструкції, що входять в комплект тощо). Перелік частково відвантажених окремими партіями виробів вказується в цьому додатку, а після відвантаження останньої партії виписується податкова накладна на всю вартість цілісних об'єктів.
Додаток № 2 складається у випадках, коли після виписування податкової накладної проводились зміни відпускних цін, повернення товару, або заборгованість покупця визнана безнадійною в судовому порядку. Згідно цього проводиться коригування суми податку на додану вартість, яка початкове була визначена у податковій накладній. При цьому таке коригування відображається у продавця і покупця, але з тією відмінністю, що при зменшенні у першого податкового зобов'язання, різниця у другого відноситься на збільшення податкового зобов'язання.
5.4. Реєстр отриманих та виданих податкових накладних
На основі податкових накладних платник податку веде реєстр отриманих та виданих податкових накладних у документальному або електронному вигляді за його вибором, у якому зазначаються порядковий номер податкової накладної, дата її виписки (отримання), загальна сума та сума нарахованого податку, а також реєстраційний номер платника податку продавця, який надав податкову накладну такому платнику податку. За наявності оригіналу податкової накладної невключення її до зазначеного реєстру не є підставою для відмови у зарахуванні суми податку, визначеної у такій податковій накладній, до складу податкового кредиту такого платника податку [21].
Реєстр ведеться особами, зареєстрованими як платники податку на додану вартість та є підставою для відображення результатів обліку ПДВ в податковій декларації з ПДВ.
Реєстр ведеться у документальному або електронному вигляді за вибором платника податку та повинен зберігатися платником податку протягом строку давності, установленого законом.
У разі ведення реєстру в електронному вигляді платник податку повинен на власний вибір використовувати будь-яку з найбільш поширених в Україні операційних комп'ютерних систем, які будуть запропоновані центральним податковим органом.
У реєстрі вказуються його порядковий номер, дата початку його ведення та дата його закінчення.
У разі ведення реєстру філіями та іншими структурними підрозділами платника номер реєстру присвоюється з урахуванням установленого для цих філій та інших структурних підрозділів коду (номера, шифру) і визначається числовим значенням через дріб: у чисельнику проставляється порядковий номер реєстру, а в знаменнику - код (номер, шифр).