Джерелами інформації, які використовуються під час контролю операцій з коштами, є нормативно-правові акти, що регулюють операції з коштами у касах підприємств та фактографічна (бухгалтерська) інформація, висновки різного роду експертиз (техніко-криміналістична експертиза документів, графічнознавча, авторознавча та ін.), первинні документи і облікові регістри, касова звітність.
За змістом і призначенням інформацію поділяють на нормативно-довідкову (НДІ) і фактографічну, яка використовується для контролю кожного питання, передбаченого програмою ревізії. Досліджуючи операції з коштами ревізія використовує НДІ (табл.11.1), загальнодержавні нормативні акти, затверджені органами державного управління, а також НДІ, затверджену органами управління і відомчими нормативними документами, якими регулюють операції з коштами підприємств.
Первинна документація, регістри бухгалтерського обліку і звітність, акти ревізій і перевірок, в яких знайшли відображення операції з коштами, ревізією сприймаються як об'єкти контролю, з одного боку, та джерела інформації, з іншого.
Контроль використовує первинну документацію, затверджену Державним комітетом статистики для оформлення касових операцій з коштами. До них належать: прибутковий і видатковий касові ордера, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, касова книга.
Регістри аналітичного і синтетичного обліку використовують при перевірці операцій з коштами на таких рахунках: ЗО «Каса», який поділяється на субрахунки 301 "Каса в національній валюті" та 302 "Каса в іноземній валюті".
Контроль і ревізія проводять свої дослідження операцій з застосуванням системи методичних прийомів.
Органолептичні методичні прийоми - інвентаризація, вибіркові та суцільні спостереження, службові розслідування. Застосовують їх при ревізії (інвентаризації) готівки коштів у касі в національній та іноземній валютах, цінних паперів, одержанні пояснень від матеріально відповідальних осіб з приводу виявлення недоліків тощо.
Розрахунково-аналітичні методичні прийоми застосовуються для аналізу платіжної спроможності підприємства, вивчення ревізією кредитно-розрахункових відносин тощо. За допомогою аналітичних розрахунків визначають ритмічність надходження виручки із операційних кас магазинів, їдалень, кафе, ресторанів на поточний рахунок у банку, а також для встановлення повноти оприбуткування виручки у головній касі підприємства.
Крім того, розрахунково-аналітичні методичні прийоми ревізор застосовує при перевірці повноти оплати послуг, які надаються окремим громадянам. Наприклад, при оплаті будівництва дач, транспортних перевезень будівельних матеріалів тощо.
Методичні прийоми документалістики при контролі операцій з коштами включають:
• інформаційне моделювання - визначають нормативно-довідкову і фактографічну інформацію, яка повністю відображає інформаційну модель операцій з коштами;
• нормативно-правове регулювання - застосовується для виявлення відхилень фактично виконаних операцій з коштами від нормативних актів;
•експертизи різних видів - використовуються при вивченні недоброякісних документів за операціями з коштами (підроблення касових ордерів, підчищання сум у платіжних відомостях, повторне використання квитанцій на здавання виручки у банк тощо);
• дослідження документів - за формою і змістом відображених операцій, зустрічна перевірка виданих коштів банком та їх оприбуткування у касі підприємства, взаємний
контроль операцій і документів, аналітична і логічна перевірка операцій з коштами. Фактографічна інформація з обліку операцій у національній та іноземній валюті у касі підприємства за документальними джерелами, приведена у табл.
Особливу увагу ревізору необхідно приділити обліку і використанню іноземної валюти, що надходить до каси підприємства. Іноземна валюта в касі підприємства відображається у бухгалтерському обліку як у номінальній вартості валюти так і у грошовій одиниці України - гривнях.
До каси іноземна валюта може надходити з валютного рахунку від покупців у оплату проданого товару (виконаних робіт, наданих послуг) підприємством, від підзвітних осіб як залишок не використаного авансу. Із каси валюта може вноситися до банку - на валютний рахунок, видаватися у підзвіт для покриття витрат на відрядження за кордон або у випадках, дозволених законодавством, стороннім організаціям в оплату їх продукції (робіт, послуг).
Оцінка операцій з надходження (вибуття) валюти здійснюється за офіційним валютним (обмінним) курсом Національного банку України, що діє на дату оприбуткування (видачі) валюти.
Документування іноземної валюти в касі аналогічне обліку у національній українській валюті.
Аналітичний облік іноземної валюти в касі підприємства ведеться за кожним найменуванням (долари США, євро, рублі Російської Федерації та ін.).
Синтетичний облік валюти ведеться на субрахунку 302 "Каса в іноземній валюті", відкритого за найменуваннями іноземної валюти. Відхилення, які пов'язані зі зміною курсу іноземної валюти, відображаються на рахунку у кореспонденції з рахунком 79 "Фінансові результати". Курсові різниці визначаються розрахунково-аналітичними прийомами.
Курсові різниці в іноземній валюті, як правило, утворюються від різниці у вартості іноземної валюти при її одержані із банку, відображаються на бухгалтерському субрахунку 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті".
Методичні прийоми узагальнення і реалізації результатів контролю включають групування попередніх результатів дослідження в хронологічній, систематизованій і хронологічно-систематизованій послідовності у Журналі ревізора. Сюди також належать прийоми аналітичного групування недоліків операцій з коштами, встановленими ревізією з кожного досліджуваного питання (відомість неоприбуткованої виручки, таблиця заниження оплати послуг, наданих окремим громадянам та ін.). Результати перевірки операцій з коштами узагальнюють у акті або окремому розділі цього акту з додатком Журналу ревізора і аналітичних відомостей, таблиць та інших доказів.
До цих прийомів належить також реалізація результатів контролю (розробка пропозицій щодо профілактики недоліків) та їх передача органам господарського управління, реалізація результатів контролю засновниками підприємства.
Отже, при контролі і ревізії операцій з грошовими коштами у національній та іноземній валютах реалізується принцип системності у виявленні правопорушень та запобігання їх повторення у наступних правовідносинах.
Ще значну частину займає контроль і ревізія операцій з вироничими запасами.
Виробничі запаси - це предмети праці, які в процесі виробництва втрачають або повністю змінюють початкову форму і переносять свою вартість на знову створюваний продукт протягом одного виробничого циклу. До них належать сировина і матеріали, напівфабрикати, нафтопродукти, різні види палива, будівельні матеріали і устаткування до введення в дію, запасні частини, агрегати, малоцінні і швидкозношувані предмети тощо. Вся ця різновидність матеріальних цінностей за економічною роллю у процесі суспільного відтворення продукту належить до складу оборотних коштів, які безупинно здійснюють кругообіг за трьома стадіями.
Об'єкти контролю операцій з виробничими запасами такі:
• кількісне і якісне приймання матеріальних цінностей від постачальників, а також при внутрішньому переміщенні у міжцеховому напрямі, між матеріально відповідальними особами, складами і виробництвом. При цьому ревізія перевіряє повноту оприбуткування матеріальних цінностей за даними бухгалтерського обліку, відповідність їх за якістю супровідним і приймальним документам, складеним матеріально відповідальними особами, а також матеріалів, що надійшли без супровідних документів;
• збереження матеріальних цінностей і закріплення матеріальної відповідальності - за даними бухгалтерського обліку перевіряють,чи відповідає стан складського господарства вимогам збереження цінностей (наявність ваговимірювальних приладів та час їх клеймування, обладнання складів стелажами, полицями, шафами, контейнерами, протипожежним устаткуванням). Разом з тим перевіряють наявність запобіжної сигналізації, запорів, засобів техніки безпеки тощо. Закріплення матеріальної відповідальності ревізія перевіряє за даними договорів про матеріальну відповідальність, складеними між адміністрацією підприємства і конкретними працівниками;
• норми витрат матеріалів на виробництво та їх дотримування - ревізія перевіряє обґрунтованість затвердження норм та їх застосування у лімітно-забірних картах і відомостях на витрачання матеріалів, а також при стимулюванні економії витрат на виробництво продукції, виконанні робіт і послуг;
• брак і псування матеріальних цінностей і тари -досліджують причини, що зумовили виникнення негативних явищ, розмір непродуктивних втрат, встановлюють осіб, відповідальних за завдані збитки;
• малоцінні і швидкозношувані предмети (МШП), їх використання і збереження - перевіряють придбання МШП, нарахування зносу, а також списання при видачі у експлуатацію предметів на витрати виробництва і контроль за їх використанням;
• при виявленні фактів безгосподарності або нестачі чи привласнення цінностей ревізія встановлює відповідальних осіб за завдані збитки та розмір їх відшкодування;
• первинна документація з обліку матеріальних цінностей перевіряється ревізією щодо достовірності відображуваних у ній господарських операцій;