Основными проблемами при формировании кассового бюджета являются:
· учет в планировании различного рода различных видов денежных средств;
· прогнозирование сроков и суммы погашения дебиторской и кредиторской задолженности;
· выявление момента возникновения риска неплатежеспособности и необходимости привлечения заемных средств;
· сложность и дороговизна процесса автоматизации бюджетирования;
· проблема разграничения полномочий и ответственности служб и подразделений предприятия за качественное формирование и исполнение бюджета.
По мнению большинства исследователей, для решения проблемы учета различных видов денежных средств предприятию необходимо вести раздельный учет по видам платежных средств (деньги, векселя, взаимозачеты, бартерные формы расчетов).
Для прогноза предприятиями погашения задолженности в теоретических исследованиях предлагается использовать элементы финансового анализа, методы экспертных оценок, стохастические и детерминированные методы, моделирование..
Одним из наиболее важных условий в организации бюджетного планирования на предприятии является создание такой финансовой структуры, которая позволила бы определить и закрепить ответственность отдельных структурных единиц за выполнение планов по производству и реализации (центры финансовой ответственности, центры затрат, центры доходов), прибыли (центры финансового управления). Нечеткое разграничение полномочий и ответственности за ведение производственно-хозяйственной деятельности на предприятиях не позволяет финансовой службе качественно и обоснованно планировать поступление и расход денежных средств в рамках кассового бюджета.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о возрастающей роли и широких возможностях бюджетного планирования в управлении промышленным предприятием. Вместе с тем кассовый бюджет в его теоретической постановке на практике не может быть реализован большинством российских предприятий по указанным причинам. При отсутствии должной организационной структуры, автоматизации и четкого регламента составления и исполнения кассового бюджета сводятся к минимуму основные преимущества, которые дает бюджетное планирование. Кроме того, процесс постановки бюджетирования может ограничиваться объективными факторами (например, отсутствием грамотных специалистов в этой области) и занимать длительное время. Все это требует поиска инструмента, позволяющего развить идею бюджетного планирования в практической деятельности промышленных предприятий с наименьшими затратами ресурсов и минимальным периодом внедрения. Таким инструментом автор считает хозяйственный договор.
Под хозяйственным договором (далее – договором) надо понимать определенное ст.420 ГК РФ соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей в письменной форме. Отметим, что основной акцент делается на описании порядка и формы взаиморасчетов, что в дальнейшем позволит формализовать процедуру обработки условий договора программным путем и облегчит расчеты. Главное требование, предъявляемое к постановке бюджетного планирования на договорной основе – документальное оформление всех без исключения сделок, в основе которых лежит движение ресурсов предприятия.
Основное внимание при постановке планирования на основе договоров необходимо уделить порядку заключения, исполнения и контроля над исполнением договорных обязательств. Для этого дадим понятия договородержателя и бюджетодержателя.
Договородержатель – лицо, ответственное за целесообразность, правильность, своевременность оформления, исполнения сделки и связанных с ее заключением договорных обязательств. На промышленном предприятии договородержатель выступает в качестве заинтересованного в заключении сделки лица, поскольку исполнение договора необходимо для осуществления деятельности предприятия: получения дохода или обеспечения производственного процесса.
Бюджетодержатель – структурное подразделение предприятия, либо их группа, обладающее определенным объемом ресурсов предприятия (бюджетом) на правах распорядителя и несущее ответственность за их рациональное использование и достижение поставленных целей. Определить бюджетодержателя без изменения существующей организационной структуры автор предлагает по характеру выполняемых функций и степени участия в производственном процессе (типичными бюджетодержателями являются коммерческая дирекция, дирекция по производству, техническая и бюджетно-экономическая дирекции). Любой договородержатель принадлежит тому или иному бюджетодержателю, поскольку использует ресурсы этого бюджета.
Процесс работы с договором предусматривает несколько этапов:
1. выявление и обоснование потребности в расходах ресурсов предприятия;
2. оформление договородержателем проекта договора и передача его на согласование службам предприятия;
3. подписание договора и его регистрация в базе данных предприятия;
4. формирование финансово-экономической службой с учетом заключенного договора соответствующих бюджетов;
5. контроль над исполнением договоров и бюджетов.
Процедура согласования легко вписывается в общепринятый на российских предприятиях процесс документооборота, но при этом позволяет четко и своевременно внести изменения в утвержденные бюджеты и строить на их основе управленческий процесс.
На основе заключенных договоров финансово-экономическая служба предприятия, несущая ответственность за составление бюджетов и контроль над их исполнением, строит бюджет движения денежных средств. Данные для построения кассового бюджета могут быть представлены в табличной форме и обработаны с помощью MS Excel.
Плановые показатели на предстоящий период дополняются данными по фактическому исполнению бюджета, что дает возможность оперативно воздействовать на финансовое положение предприятия и достаточно отчетливо оценить платежный баланс в любой момент времени. По завершении текущего периода (например, месяца), финансово-экономическая служба проводит анализ отклонения фактического исполнения бюджета от планового с обязательным выявлением просроченной по договорам задолженности. Данные по просроченной задолженности по договорам передаются договородержателю для выяснения причин неплатежей и проведению мероприятий по взысканию неоплаченной задолженности. Показатель исполнения договорных обязательств в части своевременности расчетов может служить в качестве показателя премирования договоро- и бюджетодержателя.
Использование договоров в работе промышленных предприятий само по себе не ново, однако построение механизма бюджетного планирования на основе договоров позволяет упростить построение бюджетной системы, сделать структуру финансовых потоков прозрачнее и доступнее для анализа. Основные преимущества, которые дает, на наш взгляд, использование договора в целях планирования, заключаются в следующем:
· возможность построения бюджетной системы планирования движения денежных средств;
· возможность качественного планирования поступления и выбытия денежных средств, диагностики финансового состояния предприятия и анализа существующей системы расчетов;
· упрощение процедуры заключения договоров за счет ускорения анализа целесообразности и эффективности их заключения в ограниченных рамках бюджета подразделения;
· усиление платежной дисциплины и контроля над исполнением договоров;
· возможность организации бюджетного процесса без изменения организационной структуры и приобретения дорогостоящих систем по автоматизации бюджетирования.
2. Порядок исполнения смет бюджетных организаций
Доходы бюджетов РФ формируются за счет налогов с юридических и физических лиц за счет платежей за пользование недрами и природными ресурсами, за счет государственных пошлин и других поступлений.
Расходы бюджетов РФ показывают направление средств на финансирование народного хозяйства. Все бюджетные средства для финансирования бюджетных учреждений выделяются на основе смет доходов и расходов.
Смета – основной плановый и финансовый документ, определяющий объем, целевое направление и поквартальное распределение средств, выделенных из бюджета на содержание учреждения.
Предусмотренные в смете ассигнования считаются предельными и расходование сверх этих сумм не разрешается. Использование бюджетных средств на цели, непредусмотренные сметой, не разрешается.
Форма сметы, основные ее показатели, нормы расходов определяются и сообщаются вышестоящей организацией. В типовой смете содержатся данные общие для всех бюджетных учреждений. Типовая смета состоит из:
1 часть – отражается наименование, адрес, бюджет, из которого учреждение финансируется, свод расходов по статьям с распределением по кварталам,
2 часть – отражаются показатели оперативного плана на начало и конец года, а также среднегодовые показатели,
3 часть – приводятся обоснования и отчеты по каждой статье расходов на планируемый год. Расчеты производятся исходя из объемов деятельности и из фактического исполнения сметы за предыдущий год. Все расходы по смете группируются по видам и целевому назначению (см. Приложение 1).