Смета представляет собой свод оценок-расчетов; она включает в себя обоснованные расчеты доходов и расходов, кассовых поступлений, а также сводную смету. В некоторых сметах указывается предполагаемый дефицит в конце соответствующего периода. Составлением смет в одних случаях достигается больший экономический эффект, чем в других, но правильное составление смет, т.е. составление смет с учетом конкретных условий, не вредит никогда. Составление смет связано с известными расходами, тем не менее, не применяя какой-либо системы составления смет, организация никогда не сможет знать, достигает ли она той эффективности в своей деятельности, которую может или должна достигать при данных условиях.
Сметы могут составляться на любой период — на месяц, квартал, год, на пять лет. Во многих организациях составление смет носит характер непрерывного процесса; в них после выполнения сметы одного квартала приступают к выполнению сметы на следующий квартал. В некоторых организациях сметы составляются на каждый месяц и такие месячные сметы аккумулируются в общую смету. В некоторых организациях сметы составляются только раз в году на период финансового года. Однако при подобной системе приходится затрачивать большие усилия на составление смет.
Если смета постоянно проверяется и по мере необходимости в нее вносятся соответствующие поправки, то поддержание сметной системы, после того как она вступила в действие, не требует специальных усилий.
Основная смета.
Если у организации есть эффективная и точная система нормирования расходов на осуществление своей хозяйственной деятельности, то данные для ее основной сметы можно получить путем простого умножения объема рабочего времени на нормативные расходы соответствующих хозяйственных операций. на основе полученных таким образом данных руководитель может судить о том, располагает ли он достаточными средствами для выполнения производствен-1ых планов или он должен искать для этого дополнительные средства.
Основная смета, таким образом, является прогнозом рентабельной работы организации; она представляет собой баланс доходов и расходов за период, на который она составлена, к которому прилагаются расчеты стоимости производственных операций, административных расходов и кассовых поступлений. Фактически такая смета превращается как бы в балансовую таблицу, составлению на последнее число периода, на который составляется смета.
Главное назначение основной сметы состоит в том, чтобы определять количество средств производства и денежных средств, требующихся для предполагаемой хозяйственной деятельности С точки зрения контроля за расходами и доходами основная смета особой ценности не представляет.
Чтобы такая смета могла стать средством эффективного контроля, ее следует подразделить на несколько частных смет, каждую из которых, в свою очередь, необходимо разбить по самым мелким статьям соответствующих расходов. Необходимо составлять сметы производства, расходов на материалы, затрат по рабочей силе, накладных расходов и издержек вспомогательных служб.
Составление детальных смет.
Составление детальных смет предполагает подразделение основной сметы на частные сметы, составляемые для каждого подразделения; эти сметы в свою очередь подразделяются на сметы отделов и этот процесс продолжается до тех ор, пока каждое организационное подразделение не будет иметь свою смету, т. до тех пор, пока не будут определены, с точки зрения издержек и прибыли, излишки деятельности каждого подразделения, .входящего в организационную структуру.
Первоначальная смета производства представляет собой всего лишь расчет предполагаемого объема производства за период, на который составляется смета, с дальнейшей разбивкой на кварталы или месяцы. Исходя из этой основной сметы производства, для каждого производственного подразделения должны быть разработаны смета затрат на материалы, смета затрат по рабочей силе и смета накладных расходов; затем эти сметы детализируются по ответственным исполнителям.
Итоговая таблица сметы производства.
Когда известен предполагаемый объем производства можно определить правильные темпы производства, обеспечивающие выполнение поставленной задачи с учетом наличных и расчетных заделов.
Конкретизация сметы производства.
Исходя из сметы производства, необходимо разрабатывать частные сметы по сходу материалов, затрат по заработной плате и по накладным расходам. Заработная плата вспомогательного персонала и расходы на вспомогательные материалы включаются в смету накладных расходов.
В смете расходов основных материалов указывается количество единиц всех видов материала, потребляемого каждым производственным участком и за каждый соответствующий период. Смета закупок составляется исходя из сметы расхода материалов; в ней дополнительно к данным сметы расхода материалов приводится расчетная стоимость каждого материала.
Смета затрат по заработной плате составляется по каждому производственному участку отделом труда и заработной платы, которому дают консультации и оказывают помощь руководящие работники подразделений организации. В смете затрат по заработной плате указываются нормо-часы и расчетные суммы заработной платы на каждый этап хозяйственной деятельности и по производственным подразделениям.
В смете по каждому основному производственному участку и каждой вспомогательной службе перечисляются заработная плата специалистов, затраты по заработной плате вспомогательного персонала, стоимость запасных частей, используемых при ремонте, и заработная плата работников ремонтно-эксплуата-ционной службы, стоимость вспомогательных материалов, расходы на коммунальные услуги, амортизацию, налоги, отчисления по страхованию, а также расходы основных производственных участков на содержание помещений.
Исходя из смет расхода основных материалов, затрат на заработную плату и накладных расходов составляют сметы запасов.
Составляются таблицы запасов материалов в начале периода, на который составляется смета, в конце его, а также материалов, находящихся на стадии использования.
Баланс сметы.
Сметы производства совместно с финансовой сметой образуют баланс сметы, показывающий ожидаемые результаты за определенные промежуточные периоды и за весь период, на который составляется смета. Сопоставляя предшествующую смету с запланированной на соответствующие периоды, можно выявлять перерасходы и неэффективность в использовании средств и устранять эти явления — до того момента, пока они могут сорвать стабильность хозяйственной деятельности на длительный период.
Неотъемлемой чертой детальных смет является их многовариантность, основанная на тщательных расчетах расходов, с учетом возможных изменений объема производства. Так называемые постоянные расходы очень редко остаются неизменными при значительном увеличении объема производства. Подобно этому и переменные расходы также редко изменяются пропорционально увеличению объема производства от нуля до самого высокого уровня. Поэтому в многовариантных сметах указываются объемы производства, в пределах которых постоянные расходы остаются действительно неизменными, а переменные расходы изменяются пропорционально увеличению или уменьшению объема производства. Обычно встречаются многовариантные сметы, составленные с учетом возможного отклонения на 10 — 20% в сторону уменьшения и увеличения объема производства.
Анализ сбалансированного соотношения между расходами и доходами. После составления детальных смет, когда будут составлены многовариантные сметы для всех хозяйственных операций, на их основе можно успешно анализировать соотношение между расходами и доходами.
Этот анализ, называемый обычно анализом сбалансированного соотношения, поскольку основная цель его состоит в нахождении объема доходов, необходимого для возмещения расходов, дает администрации возможность определять влияние изменений в следующих факторах:
— постоянных расходах;
— переменных расходах;
— объема производства;
— ассортимента выполняемых работ (услуг).
Ценность анализа сбалансированного, соотношения зависит от обоснованности данных в сметах. Величины, обозначающие расходы — как и деление расходов на постоянные и переменные, — должны быть реалистичными. Необходимо также исходить из предположения, что объем производства не будет влиять на изменение величины доходов и доходы останутся неизменными (гарантированными) в течение периода, на который составлена смета; что не будет меняться ассортимент выполняемых работ (услуг) и что технологическая эффективность производства останется той же.
При анализе сбалансированного соотношения между расходами и доходами предполагается, что все выполненные работы (услуги) не будут значительно отклоняться от стоимости, предусмотренной в смете.
3. Основные возможности, угрозы, достоинства и недостатки бюджетных организаций
Основные возможности
1. Устойчивый рост уровня социально-экономического развития отдельных областей РФ
2. Появление законодательной возможности привлечения инвестиций, управленческого опыта, современных технологий в рамках государственно-частного партнерства
3. Увеличение объемов финансирования многих отраслей бюджетной сферы
4. Сохранение местных и региональных налоговых льгот
5. Значительное снижение уровня безработицы за последние несколько лет. Относительно высокая численность и плотность населения, высокая доля молодежи и населения трудоспособного возраста
6. Относительно высокий уровень жизни (среднедушевые денежные доходы и др.)
7. Повышение гибкости в принятии управленческих решений за счет снижения административного контроля над внутренними делами организации при переводе в автономную форму