При утверждении сметы проверяется необходимость и целесообразность предусматриваемых расходов, их соответствие объемам работы учреждения и соблюдение норм расходов. Утверждение сметы производится после утверждения соответствующего бюджета, из которого финансируется данное учреждение. Утвержденная смета определяет сумму средств, которая должна быть выделена на содержание учреждения из бюджета.
Утверждение сметы производится вышестоящей организацией. Смета считается утвержденной при наличии подписи руководителя вышестоящей организации, печати и дата утверждения.
Все организации при занятии предпринимательской деятельностью должен составлять смету доходов и расходов на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг. Учет издержек производства в настоящее время рассматривается как необходимость на всех крупных промышленных предприятиях, наряду с этим непрерывно растет число мелких фирм, обращающихся" к системе учета издержек производства как к исходному моменту при составлении реалистических планов производства. Конечно, в этом есть и свои минусы. Во-первых, учет издержек производства сам связан с известными затратами, и при этом значительными, если только он не окупает себя снижением каких-либо других расходов. При применении этой системы бухгалтерский учет становится более детальным и сложным, чем при составлении обычных отчетов о хозяйственной деятельности за определенный период. Основное достоинство системы учета издержек производства состоит в том, что она позволяет точно определять место возникновения затрат и, следовательно, дает реальную возможность для их снижения. Учет издержек производства должен также быть учетом ответственности за расходы — система счетов должна составляться с таким расчетом, чтобы расходы относились к тем участкам производства, где они имеют место.
Все издержки производства подразделяются на три основные категории:
— стоимость материалов,
— заработную плату,
— общие (накладные) расходы.
Стоимость материалов и рабочей силы, затрачиваемых на производство любой продукции, определяется довольно легко, но разбивка накладных расходов по их источникам не составляет особой сложности только на предприятиях, специализирующихся на выпуске одной модели одного изделия, когда все расходы можно отнести на этот единственный вид продукции и, разделив o6щую сумму расходов на количество выпущенной продукции, определить ceбecтоимость единицы продукции.
Правильный учет издержек производства — распределение всех расходов по их действительным источникам — готовят почву для составления обоснованных смет и надлежащего управления производством. Любой начальник независимо от занимаемого положения и круга обязанностей должен знать методы учета издержек производства и составления финансовых смет, применяемых в своей организации.
Более того, он должен постоянно искать пути совершенствования как порядок учета издержек производства, так и составления смет. Все знают стоимость материалов и рабочей силы. В соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях расходы, возмещаемые за счет внебюджетных средств, дифференцируются на:
— расходы, планируемые по сметам доходов и расходов по предпринимательской деятельности на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг;
— расходы по изготовлению экспериментальных устройств;
— расходы по заготовке и переработке материалов;
— расходы, планируемые по сметам целевых средств и безвозмездных поступлений;
— расходы за счет средств, формируемых из прибыли.
Планирование сметы доходов и расходов, а также ее исполнение осуществляется по предметным статьям экономической классификации расходов бюджетов РФ.
К расходам можно отнести те расходы которые непосредственно связаны с выпуском соответствующей готовой продукции, выполнением работ и оказанием услуг, по следующим кодам экономической классификации расходов бюджетов РФ:
НО 100 — оплата труда государственных служащих;
110200 — начисления на оплату труда;
110300 — приобретение предметов снабжения и расходных материалов;
10400 — расходы на командировки и служебные разъезды;
10500 — оплата транспортных услуг;
10600 — оплата услуг связи;
10700 — оплата коммунальных услуг;
10800 — оплата геологоразведочных работ;
10900 — оплата услуг по типовому проектированию;
11000 — прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг;
40100 — приобретение оборудования и предметов длительного пользования;
40300 — капитальный ремонт;
60200 — приобретение нематериальных активов.
плата налогов за счет расходов планируется по коду 111040 «Прочие текущие расходы».
Планирование и исполнение расходов должно осуществляться с учетом:
- норм возмещения командировочных расходов, установленных приказом Минфина России от 13.08.99 № 57н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» (с 1 января 2002 года по Приказу Минфина РФ от 6 июля 2001 г.);
- норм на представительские расходы, расходы на рекламу, расходы на подготовку и переподготовку кадров, установленных приказом Минфина России от 15.03.2000 № 26н «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения» (с 1 апреля 2001 года по приказу Минфина РФ от 01.03.2001 № 18н);
- норм естественной убыли материальных ресурсов, установленных ведомственными правовыми актами;
- норм расходов горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленных руководящим документом Минтранса России от 29.04.97 № РЗ 112194-0366-97 «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»;
- норм суточных при зарубежных командировках, установленных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»(с 1 января 2002 года по Приказу Минфина РФ от 6 июля 2001 г.);
Расходы, произведенные сверх указанных норм, подлежат отнесению на расходы за счет средств, формируемых из прибыли, остающейся после налогообложения.
Следует отметить, что Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.08.92 № 552, бюджетными учреждениями не используется. При учете расходов за счет средств внебюджетных источников существенное значение имеет разделение их на прямые и накладные (косвенные). Принцип разделения расходов тот же, что и в коммерческих организациях — разделение основано на отношении отдельных видов расходов к процессу производства продукции, выполнения работ или оказания услуг.
К прямым расходам относятся расходы, непосредственно связанные с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг:
— основные и вспомогательные материалы (включая топливо и электроэнергию);
— основная и дополнительная заработная плата производственных рабочих;
— отчисления в государственные внебюджетные фонды на заработную плату основных производственных рабочих;
— расходы прошлых лет, относимые на стоимость продукции отчетного года;
— прочие прямые расходы.
К накладным (косвенным) расходам относятся расходы, связанные с организацией и управлением производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг, относящихся к деятельности организации в целом:
— содержание аппарата управления и обслуживающего персонала, включая:
заработную плату, отчисления в государственные внебюджетные фонды, аренду помещений, отопление, освещение, водоснабжение, текущий ремонт, прочие косвенные расходы.
В тех учреждениях, где вырабатывается один вид продукции, все расходы являются прямыми.
При наличии нескольких объектов калькуляции накладные расходы предварительно учитываются на субсчете 210 «Расходы к распределению».
Распределение накладных расходов на произведенную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги производится ежемесячно, а в подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах — в конце года.
Накладные расходы, в зависимости от конкретных условий, распределяются учреждениями по отдельным видам продукции, изделий, работ, услуг пропорционально заработной плате производственных рабочих, научных сотрудников и т. п., или израсходованным материалам, или совокупности прямых расходов.
Учет производства включает в себя финансовый учет, а также анализ и контроль расходов производства. При эффективной системе учета производства счетный план связывается с реалистическим калькулированием расходов производства, чтобы обеспечить руководство информацией, необходимой для планирования хозяйственной деятельности.
В калькуляционном листе показываются:
— нормативные расходы на производство и сбыт каждой продукции с подразделением по соответствующим статьям расходов (материалы, труд и накладные расходы);
— нормы выработки рабочих и производительность оборудования. Система учета себестоимости, кроме того, что она дает ясную картину фак-гических финансовых операций, позволяет:
— сопоставлять фактические и нормативные расходы;
— получать данные, по которым можно судить об эффективности использования каждой статьи расходов.
Бухгалтерский учет совместно с калькуляцией расходов производства образуют систему учета производства.