Спокійні й урівноважені люди з адекватною самооцінкою подають руку досить твердо. Якщо ви почуваєте, що подана в такий спосіб рука дуже підходить до вашої - перед вами впевнена у собі людина, що знає, чого хоче, але вміє пристосовуватися до оточуючих. Якщо вам подають неначе «застиглу», «дерев'яну» руку, то з вами вітається людина, що не звикла йти назустріч, що вимагає, щоб інші підлаштовувалися під неї. Якщо рукостискання нагадує захоплення й ви висмикуєте свою руку, щоб звільнитися, - перед вами партнер, наділений власницьким інстинктом. Взагалі треба пам'ятати, що багато з людей негативно реагують на таке рукостискання, відчуваючи при цьому замах на свою незалежність. Тому щоб не змушувати насторожуватися вашого партнера, не рекомендуємо занадто сильно й довго затримувати його кисть.
Коли людина не прагне до зближення, вона може демонструвати усічене рукостискання, - партнерові простягають тільки кінчики пальців, оберігаючи більшим пальцем долоню від захоплення. Подані в такий спосіб жорстко зімкнуті пальці свідчать про зарозумілість і зневажливе відношення. Якщо партнер протягнену вами руку потискує не повністю, а тільки кінчики пальців, прагне уникнути зближення й зберегти дистанцію.
Сама манера простягати руку також свідчить про відношення до майбутнього спілкування. Якщо ваш партнер слідом за рукою злегка нахиляє корпус уперед, отже, він явно схильний до розмови з вами. Якщо ж корпус залишається прямим або злегка відхиляється назад, а голова піднята, можна думати про зарозуміле відношення до вас. Напрямок пальців також дуже показовий. Якщо рука подається вперед прямо, тобто кисть служить продовженням лінії руки, - це свідчить про відношення до вас як до рівного. Якщо пальці спрямовані вниз - це означає відношення звисока, пальці спрямовані нагору, кисть подається неначе знизу - це вираження приниженості й підпорядкованості. До того ж, коли хочуть продемонструвати свою владу й домінуюче положення, руку простягають партнерові долонею вниз. Таке агресивно-владне рукостискання можна нейтралізувати простим способом - замість очікуваного підладжування (подача долонею нагору) самому накрити руку партнера й потиснути тильний бік або зап'ястя.
Після обміну рукостисканнями подавайте візитку впевненим рухом. Необхідно заздалегідь підготувати візитку, ручку й блокнот, щоб не мати зайво метушливого вигляду під час зустрічі.
Візитки розподіляються на певні види з відповідною інформацією на них: фірмові, ділові, для переговорів, особисті й сімейні.
Корпоративними або фірмовими візитками користуються, коли в організації велика кількість клієнтів. На такій візитці не повинні стояти ваше прізвище й посада.
Персональна ділова візитка має таку форму оформлення: фірма, логотип, ім'я, прізвище, посада, тільки координати робітника .
Візитка для переговорів або коротких зустрічей: тільки прізвище, ім'я та по батькові. На особистій візитці можна написати не тільки службові, але й домашні координати, а також посади й звання, які маєте на даний момент.
Скористайтеся рекомендаціями, як подавати й приймати візитку.
• Бажано, щоб першим подавав візитку молодший за посадою.
• Після прийняття візитки необхідно обов'язково подякувати.
• Прочитайте відразу вголос, як звуть дану людину.
Використайте свою візитку для запрошення, подяки й т.д. Не забудьте, що приписки необхідно робити в третій особі в однині в лівому нижньому куті. Якщо на вашій візитці по центру надруковані ваше прізвище, ім'я та по батькові, далі - посада й місце роботи, унизу допустимо праворуч і ліворуч надрукувати ваші координати. У такому випадку є проміжок між посадою й координатами. Пишіть у лівому боці цього проміжку від руки: «Поздоровляє...», «Дякує...» Ви можете вручити свою візитку на будь-якій діловій зустрічі. Необхідно пам'ятати, що не можна починати обмін візитками за їдою; необхідно завжди мати при собі візитку; якщо ви зустрічаєтеся із групою партнерів у складі власної групи, то необов'язково пропонувати свою візитку кожному - це може сприйматися як бажання що-небудь продати. Візитку можна додати до документів, які ви відправляєте.
Професіонали ділових комунікацій знають, що не завжди досить бути ввічливим і відповідно одягненим. Ви повинні бути готові виявити етикетне поводження в багатьох ділових ситуаціях, що виникають. Бізнес-етикет має чіткі правила, які регламентують поводження в ситуаціях конфлікту, уміння приймати критику й зауваження й робити їх самому, а також компліменти й заохочення.
Як критикувати:
• обов'язково наодинці;
• говорити безособово;
• конкретно, без узагальнень;
• не допускати руйнування відносин, а спрямовувати критику й зауваження тільки для просування роботи.
Якщо виникають ситуації, під час яких ви повинні висловити критичне зауваження підлеглому або висловити строгу догану, використайте спокійний тон голосу й витриману мову. Обов'язково почніть із позитивного аспекту в проробленій роботі. Щоб критика була конструктивною, дотримуйтеся такої послідовності: повідомлення похвального-повчаючого характеру; повідомлення відповідного коригувально-повчального характеру; на завершення - чітко поставлене завдання.
Як самому сприймати критику:
• ніколи не заперечуйте;
• вислухайте;
• не вибачайтеся;
• не критикуйте іншого співробітника;
• будьте відповідальними;
• висловте співчуття й готовність виправити недоліки;
• якщо критика стає занадто особистою, не відповідайте так само.
Як говорити компліменти або висловлювати подяку:
• будьте щирим; висловлюйте компліменти тільки прилюдно;
• комплімент повинен стосуватися справи;
• будьте короткі;
• не робіть порівнянь з іншим працівником.
Як приймати компліменти:
просто скажіть «дякую», зовсім безглуздими й тим більше нещирими будуть фрази типу: «Мені це нічого не коштувало», «Що - прекрасно зроблено?!»
Як завоювати реальну повагу у процесі спілкування з підлеглими?
Гарні манери поводження - це повсякденні добрі стосунки з людьми й уміння піклуватися про них.
Найголовніше, що варто враховувати:
• дякуйте привселюдно, критикуйте наодинці;
• відзначайте оригінальні ідеї й внески у спільну справу;
• пишіть заохочувальні записки;
• намагайтеся виробити в підлеглих загальний командний дух - адже саме ваш персонал представляє вашу компанію вашим клієнтам;
• коли даєте інструкції й пояснення своїм підлеглим, переконайтеся, що співробітники все зрозуміли правильно.
Вимагаючи певного поводження, будьте самі його прикладом. Не робіть узагальнень при зауваженнях. Намагайтеся дотримуватися спокійних, рівних інтонацій.
Коли ви приходите на нараду, не дозволяйте собі:
• малювати у блокноті геометричні фігури, тим більше смішні пички, не крутити ручку в пальцях;
• знімати гумки з олівців, перевертати аркуші записної книжки;
• жувати гумку, цукерки, навіть спеціальні м'ятні;
• просити каву або мінеральну воду, поки не запропонують;
• якщо на столі вже стоять напої або їжа, то швидше позбудьтеся їх, щоб робоче місце засідання було чистим, наскільки це можливо;
• демонструйте енергію й своє заглиблення у роботу;
• нарада - це прекрасне місце, щоб показати, що ви один із членів команди.
Важливим моментом є неписане правило засідань управлінського апарата - не можна сідати до прибуття особи вищого рангу. Тільки після того, як особа прибуде й подасть знак, можуть сідати всі інші.
Саме головне - телефонну розмову повинен чути тільки той, кому безпосередньо телефонують. Тільки в най критичніших випадках можна позичити телефон в іншого. Запам’ятайте, що мобільні розмови платні. Перебуваючи на діловій зустрічі, нараді, лекції або в іншому громадському місці (театр, ресторан), виключте свій телефон або залишіть у положенні «вібрація без звуку». Використовуйте мобільний телефон у громадському місці тільки коли це дійсно необхідно для вас. На діловій зустрічі, якщо вам необхідно тримати включеним ваш телефон, попередьте про це колег.
Якщо необхідно зателефонувати під час публічної зустрічі, відійдіть у відокремлене місце. Говоріть як можна тихіше, якщо вас оточують люди. Можливо, вам ваша розмова здається цікавою, а оточуючим - настирливою.
У бізнес-етикеті дуже важливо знати, про що не прийнято запитувати, які теми не слід зачіпати, якщо ви всього лише колеги. Іноді виникають ситуації, коли люди задають безглузді й недоречні запитання. Наприклад, про вашу зарплату. Не відповідайте різким тоном і не читайте мораль про гарне поводження. Найпростіший спосіб - проігнорувати питання й продовжувати розмову про справи. Якщо вас нав'язливо продовжують запитувати про це, просто подивіться пильно в очі співрозмовникові й скажіть: «Я б не хотів відповідати на це запитання».
Обговорення наступних тем може негативно позначитися на вашій особистості, намагайтеся уникати їх.
Теми, які не можна обговорювати:
• Погані новини.
• Приналежність до певної релігії.
• Політика.
• Ваше здоров'я.
• Ваше просування по службі або відсутність його.
• Вартість речей.
• Помилки інших і плітки.
Теми, які можна обговорювати:
• Цікаві фільми.
• Останні новини улюбленого виду спорту.
• Спектаклі, виставки, що відкрилися в новому сезоні.
• Гарний ресторан, що ви відвідали.
• Нові досягнення в галузі науки або промисловості.
• Загальні друзі, життя яких повинне змінитися на краще.
• Знаменитості, які збираються приїхати у ваше місто.
Питання, які бізнес-етикет не рекомендує задавати у процесі спілкування:
• Вік, особливо старше 30 років.
• Про зайву або недостатню вагу, косметичні операції.
• Вагітність або відсутність дітей.
• Уникайте питань про розлучення, захворювання, сексуальне життя.
• Якщо хтось у вашій присутності обвинувачує в непорядності вашого відсутнього друга, у коректній формі скажіть таке: «Я не думаю, що це правда».