2. Механизм обратной связи с потребителем информации должен стать средством выявления заинтересованности потребителей в определенной информационной тематике. Это будет способствовать в дальнейшем определению мест возможного хранения конкретных сведений с постановкой соответствующих материалов на тематический учет и организации последующего доступа к таким данным.
3. Информационными подразделениями применяется анкетирование потребителей, в ходе которого уточняются вопросы, связанные с отдельными проблемами информационного обеспечения, выявляются адреса хранения конкретных материалов и пути их получения.
Проблема полноты информации является ключевым (первостепенным) вопросом, особенно при ведении тематических информационно-аналитических исследований. Наполнение модели исследования нереально без тщательной постановки на учет в подсистемы ИАО СБ всех ее компонентов, имеющихся в базах данных не только в СБ, но и во всех структурных подразделениях всего предприятия. В структуре ИАО должны быть подготовлены сотрудники, детально изучившие доступные отделу информационные фонды и способные оказывать консультативную помощь в вопросах обеспечения оптимальной полноты необходимой информации, а также практическую помощь при обработке больших массивов информации.
Следует иметь в виду, что вести речь о том, насколько полна информация о конкретном объекте (факте) и где ее границы, довольно затруднительно и к тому же малоэффективно. В предпринимательской деятельности этот критерий, как правило, особой роли не играет. Под достоверностью понимается соответствие содержания информации реальной действительности. Степень достоверности уточняется перепроверкой сведений, их анализом, сравнением информации, полученной из других источников, ссылками на заслуживающий доверия и проверенный источник.
Эффективность работы информационного подразделения во многом определяется его способностью воспрепятствовать передаче ложных и неточных сведений. Недостоверная информация может причинить значительный ущерб, поэтому ее следует исключать на возможно раннем этапе обработки. Информация, вызывающая сомнение, подлежит особо тщательной проверке. Работа, связанная с определением достоверности, должна проводиться в двух направлениях: установление достоверности специалистами и проверка посредством сбора дополнительных подтверждающих данных. Совершенно недопустимо упускать из вида информацию лишь из-за того, что она не укладывается в типовую схему. В тех случаях, когда информационное подразделение, обеспечивая полноту информации, обрабатывает данные, вызывающие сомнение, в специальной сноске следует указать, что приводимые из конкретного источника сведения даются без оценки их достоверности.
Причины возникновения недостоверных сведений различны: неправильное восприятие источником факта или умышленное, с определенной целью, искажение о нем сведений. Как правило, сведения, представляющие интерес для предпринимателя, а также источник их поступления должны подвергаться перепроверке.
На практике вопрос определения достоверности информации решается с помощью следующей технологии: привлечение экспертов; сопоставление полученных материалов с имеющимися у информационной службы данными; сбор дополнительных подтверждающих данных из других источников.
Следующим необходимым организационным условием является систематизация информации по принципу функциональных направлений соответствующих оперативных и аналитических подразделений СБ и организация ее долговременного хранения с обеспечением быстрого поиска полного объема требуемой информации. При этом эффективность аналитической обработки материалов для последующей реализации накопленной в фондах информации зависит от уровня информационно-логических систем, способных осуществлять логические операции с данными, заложенными в память ЭВМ.
Информационный массив – это информационный фонд, представляющий собой область машинной памяти, в которой могут размещаться совокупности значений одного и того же типа. Механизм формирования информационного фонда службы безопасности предполагает следующие действия соответствующего подразделения ИАО:
- прием и организация хранения поступающей в ИАО специальной и периодической литературы;
- техническая обработка поступающей литературы;
- просмотр поступающей в ИАО информации с целью отбора материалов согласно тематике классификатора и информационных подборок документального фонда ИАО;
- индексация отобранной информации согласно классификатору с последующей передачей материалов в СИФ, где она регистрируется в специальном файле соответствующего банка данных ИАО (или журнале, в зависимости от степени конфиденциальности) с указанием порядкового номера, названия документа, количества экземпляров, количества листов в документе, откуда поступил документ, после чего документы размещаются по тематическим досье;
- формирование тематических подборок и обеспечение сохранности материалов тематических досье, расположенных на стеллажах, и выдача соответствующей информации из документального фонда по письменным и устным запросам, поступающим в ИАО на бланке «запрос-задание в ИАО», где указывается тематика запроса; материалы из документального фонда выдаются сотрудникам СБ и других подразделений администрации предприятия после соответствующего разрешения руководства ИАО по реестру; после выполнения запроса бланк подшивается в соответствующее дело ИАО;
- ведение документального фонда ИАО;
- проведение машинной обработки информации, поступающей в ИАО;
- составление на отобранную информацию, согласно указанию руководства ИАО, кратких аннотаций, которые печатаются в виде отдельных документов;
- выдача в установленном порядке материалов спецфонда ИАО и контроль за своевременным возвратом документов,
- рассылка материалов спецфонда в соответствии с указаниями руководства ИАО;
- ответы на поступающие запросы внешних абонентов спецфонда ИАО;
- обеспечение своевременного информирования руководства ИАО об актуальных поступлениях в спецфонд;
- подготовка ответов на разовые и тематические запросы подразделений СБ предприятия, а также его дочерних предприятий и акционерных обществ;
- подготовка ксерокопий материалов периодики, необходимых для работы ИАО;
- обеспечение по указанию руководства отдела подписки ИАО на периодические и специальные издания; ведение перечня подписных изданий и осуществление контроля за своевременностью поступлений такой информации;
- участие в периодическом редактировании классификатора ИАО согласно тематической направленности проводимых отделом информационно-аналитических исследований;
- подготовка материалов для введения их в соответствии с установленным порядком в электронную память ЭВМ;
- печатание материалов ИАО.
Собранные и добытые данные должны быть обработаны, оценены и реализованы в виде выводной информации, необходимой как для обеспечения безопасности предприятия, так и для осуществления предпринимательской деятельности. Выводная информация может быть представлена в форме новых фактов или знаний.
Информационно-аналитическая работа располагает специфическими методами и средствами получения выводной информации на основе различных информационных и экспертных систем. В рамках этой деятельности она может быть ориентирована на вовлечение в анализ и оценку обстановки более широкого спектра сведений и знаний, чем тот, который поступает по собственным каналам ИАО.
3.3 Аналитическая работа как функция информационного сопровождения безопасности предпринимательской деятельности
Анализ как информационная функция является неотъемлемым элементом профессиональной деятельности службы безопасности любого уровня. Его задача – выявление пробелов в предшествующем знании. Его результат – получение нового знания. Его составляющие - элементы процесса получения нового знания. Во-первых, зная цель и опираясь на знание, специалист представляет себе, каким может быть следующий результат, т. е. формирует эталонное представление будущего знания. Во-вторых, в ходе теоретического или экспериментального исследования и разработки проблемы специалист получает новое знание (интеллектуальный продукт).
Прежде всего, специалист-аналитик должен определить (выявить) цель своей деятельности. Понятие цели представляет собой совокупность двух результатов, один из которых воплощает логическое начало процесса, а другой - практическое. Единство этих двух начал и обеспечивает истинность получаемого знания. Формирование цели заключается в выборе из всех возможных направлений развития системы знаний (проблемы) одного, с тем, чтобы после этого: определить методы проверки достоверности материала, подлежащего исследованию; определить объем наличного знания (или установить адреса хранения необходимой достоверной информации); сформировать эталонное представление достижимого результата (что позволит, ориентируясь на цель, поставить конкретному аналитику соответствующую задачу).
Логика анализа должна быть выражена постоянно уточняемой системой функциональных представлений результатов исследования объекта. Логика анализа связана с его ритмом, следующим образом. Когда исследователь приступает к получению очередного результата (ритм анализа), то он уже располагает ориентиром – эталонным представлением того участка направления движения, к которому относится этот будущий результат; в его распоряжении есть также и эталонные представления всех предшествующих результатов с указанием их места на направлении движения. Благодаря этому в сознании исследователя постоянно поддерживается четкая функциональная связь очередного шага и всех ранее полученных результатов. Это позволяет исследователю без особого труда представить себе те результаты, на которые он должен опереться при получении необходимой очередной зависимости. И это сделать несложно как в отношении того результата, который должен войти в объем наличного знания в качестве непосредственно предшествующего искомому, так и любых других предшествующих результатов, которые также могут помочь совершить шаг в направлении движения к искомому.