Коммуникации внутри организации это способы общения персонала и руководителей между собой, в рамках производственного процесса, а также с внешней средой.
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, от руководителя к подчиненному. Предприятию необходимы также коммуникации по восходящей, от подчиненного к руководителю, это может влиять на производительность труда, и оповещать верх о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих ил назревающих проблемах, и принимают меры по их решению.
Организация так же нуждается в горизонтальных коммуникациях – между различными подразделениями, обмен информации между ними необходим для координации действий и задач. При помощи горизонтальных коммуникаций в коллективе, есть возможность сформировать равноправные отношения.
Неформальные коммуникации – коммуникации распространения слухов – недостоверной или неточной информации. Эта информация, как правило, о грядущем, будущем.
В настоящее время существует огромное количество различного вида информации. Информация окружает организацию во внешней среде, и пронизывает ее внутри организации, задачей менеджера является правильно опознать информацию, необходимую для существования организации, выделить ее, провести через канал, и отправить получателю.
Руководителем для осуществления управленческой деятельности используется информация всех уровней внутри организации, правильная направленность информации внутри коллектива и ее использование дает руководителю возможность эффективно управлять организацией, избегать возникновения конфликтов между работниками, сохранять коллектив.
Информация, поступающая в организацию, по каналам внешней среды, это балласт выживания и эффективного функционирования торговой организации. Поток информации очень велик, большое количество правовой информации, в постоянно меняющемся современном мире, «дикая» конкуренция, хаотичное движение товаров, большое количество рынков, нестабильность экономической политики государства, именно эту информацию должен сегодня «переварить» управленец, тщательно отобрать необходимую информацию, ввести ее в коллектив, соизмерить со своими потребностями, а уже затем применять относительно предприятия.
В ООО «Стайл-К» эти процессы отрегулированы долгим опытом работы руководителя. Работа по отбору, введению и использованию информации, работа еще и линейных руководителей. Качественное использование информации на торговой предприятии дает возможность достижения высоких результатов в организации торгового процесса, увеличении товарооборота, сохранения коллектива.
Контроль – это процесс обеспечения, достижения организацией своих целей, это фундаментальный элемент процесса управления.
В ООО «Стайл-К» контроль внутри организации осуществляет руководство в лице директора, главного бухгалтера и коммерческого директора. Задача контроля – выявить и устранить недостатки в работе, исключить материальные потери, улучшить работу предприятия.
В ООО «Стайл-К» контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.
Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Система обратной связи на предприятии позволяет руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свои действия так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачами.
Основная роль в проведении контроля на предприятии принадлежит бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей. Заведующий складом предоставляет инвентаризационную опись раз в месяц, т.к. основная деятельность предприятия оптовая торговля и партии товара отправляются вагонами в г. Бодайбо, то при получении товара выявляются недостачи. В день отправки вагона грузополучателю сообщается в форме письма по факсу: наименование товара, количество мест и вес.
Также внутрь вагона обязательно вкладывается транспортная накладная. Накладная является основным перевозочным документом, составляемым предприятием, отгружающим продукцию (грузоотправителем).
Одновременно накладная выступает в качестве формы договора перевозки. Бланки накладных выдаются органами транспорта. Без транспортной накладной, заполненной ясно и отчетливо чернилами или на пишущей машинке и подписанной отправителем, груз к перевозке не принимается.
Взамен накладной грузоотправителю выдается грузовая квитанция или другой экземпляр накладной. Значение транспортной накладной и грузовой квитанции очень велико: не имея накладной, грузополучатель или грузоотправитель лишаются возможности предъявить претензию органам транспорта за недостачу и порчу груза; без грузовой квитанции они не смогут осуществить розыск не поступивших грузов.
Приступая к приемке грузов, поступивших в опломбированных вагонах, грузополучатель обязательно осматривает вагон с целью выявления каких-либо неисправностей, сосчитать количество пломб, а также сличить их оттиски и знаки с оттисками и знаками, значившимися в накладной, проверить их исправность.
Если при осмотре опломбированных вагонов будут обнаружены какие-либо дефекты или несоответствие навешанных пломб по количеству оттисков, знакам или их неисправность грузополучатель требует от представителей транспорта составления акта, также рекомендуется производить фотографирование и вызывать представителей милиции или прокуратуры.
Установление неисправностей вагона влечет необходимость тщательной проверки количества мест, веса брутто, со вскрытием всех неисправных и подозрительных мест и т.д.
Все обнаруженные количественные и качественные расхождения оформляются коммерческим актом. Приложением к коммерческому акту является акт экспертизы.
Назначение экспертизы связывается с необходимостью установить размер ил причину недостачи, порчи или повреждения груза и сумму, на которую понизилась его стоимость.
Грузоотправитель, то есть ООО «Стайл-К» выплачивает эту сумму или возмещает товаром, только в том случае, когда экспертиза установила, что недостача была по его вине.
Существует большая система внешнего контроля торгующих организаций. ООО «Стайл-К» раз в три года подвергается широкомасштабным проверкам контролирующих организаций.
Провести проверку на предприятии имеет право Государственная налоговая инспекция, она проверяет бухгалтерскую отчетность; Фонд социального страхования, он проверяет начисление налога по травматизму; Комиссия по труду при мэрии г. Санкт-Петербурга, она проверяет начисление фонда заработной платы, табель выхода на работу и т.п.
После проведения проверки составляется отчет. При выявлении нарушений, на предприятие налагается штраф. Акт о нарушениях передается в налоговую инспекцию на комиссию, где определяется размер штрафа.
На складе предприятия внешний контроль также может осуществлять СЭС – проводятся проверки на соблюдение норм освещенности, влажности воздуха и температуры; проверяются нормы шумовых воздействий; сроки проведения медицинского осмотра персонала. Результаты проверки доводятся до руководителя, устанавливаются сроки устранения нарушений, определяется порядок взысканий.
Пожарная инспекция проводит проверки согласно планов работы, так же могут осуществляться внеплановые проверки.
Проверяются соблюдение норм и требований пожарной безопасности на складе, исправность пожарных кранов и гидрантов, их доступность.
При проведении – составляется предписание о замечаниях, сроки исправления нарушений, размер взысканий определяется на комиссии, проводится инструктаж.
Руководитель обязан в короткие сроки устранить нарушения.
Успешная деятельность ООО «Стайл-К», отсутствие нарушений, соблюдение всех норм и правил не создает поводов и условий для проведения частых проверок.
Рассматривая стратегические особенности внутренней среды организации, то следует отметить, что – это та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Анализ внутренней среды организации обычно проводится для сравнения положения компании с положением ближайших конкурентов (для оценки конкурентной стратегической позиции организации).
Управление персоналом. Управление людьми во всех организациях имеет важное значение. Без людей нет организации. Без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить.
В ООО «Стайл-К» руководство организовало кадровую политику в соответствии с необходимой потребностью фирмы. Работают профессионально подготовленные люди, имеющие высшее или средне торговое образование. Перед ними ставятся конкретные цели и задачи, работники могут и хотят выполнять свои обязанности. При необходимости происходит временный набор персонала, например: грузчики, транспортно-экспедиционные услуги, водители и т.д.