К ним относятся вопросы кредитоспособности, финансового положения фирмы, загрузки ее заказами, заинтересованности в получении заказов от иностранных контрагентов, выяснения ее взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участия фирмы в артельных и других соглашениях, а также деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается ведение переговоров.
Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.
Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:
а) карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;
б) сведения о переговорах с фирмой;
в) сведения о деловых отношениях.
Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:
- страна, почтовый адрес, телефон, факс;
- год основания;
- предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;
- производственные мощности, торговый оборот, число работников или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности (по годам);
- данные, характеризующие финансовое положение;
- филиалы, дочерние предприятия, участия и прочие связи (картельные, финансовые, персональные и т.д.);
- важнейшие конкуренты;
- владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с вашими организациями;
- оборот, в том числе по разным рынкам;
- отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).
В разделе досье по производственным мощностям указываются объем выпускаемой продукции, число рабочих и служащих, важнейшие предприятия, размер производственных площадей, количество единиц оборудования.
По торговому обороту собирается информация о количестве имеющихся у фирмы контор, отделений, магазинов и складов и объеме годовых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и импорте соответствующих товаров.
Сведения о финансовом положении фирмы могут быть получены из балансов, справочников, справок кредит-бюро и банков, других источников. В этом разделе отражают по годам объемы капитала, обороты прибыль или убытки, а также другие данные, характеризующие финансовое положение фирмы.
В разделе, информирующем о связях фирмы, перечисляются филиалы и дочерние предприятия, в которых данная фирма участвует своими капиталами или имеет с ними какие-либо другие связи, указывается размер участия или характер связи.
В информационном блоке по важнейшим конкурентам фирмы указывают название конкурента, страну и наименование конкурентного товара.
В сведениях о владельцах, руководителях фирмы приводятся наименования юридических лиц и фамилии физических лиц, являющихся фактическими владельцами данной фирмы. Если имеется несколько владельцев, устанавливают долю участия каждого из них в капитале фирмы, Для акционерного общества перечисляются фамилии акционеров, владеющих большим числом акций, фамилии руководителей фирмы и работников с указанием сведений о деловых качествах.
Все заносимые в карту сведения должны иметь указание о том, к какому периоду они относятся, а также ссылку на использованный источник.
Кроме данных, перечисленных в карте, в досье фирмы должны собираться:
- характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, осуществляющих непосредственный контакт с вашими организациями;
- данные балансов фирмы за хозяйственный год;
- данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и о ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).
При составлении характеристик на государственные, полугосударственные и кооперативные организации подробно освещаются такие вопросы, как характер взаимоотношений данной организации с правительственными органами и ее роль в экономике страны, а при персональной характеристике руководства — принадлежность к политической партии, личные связи с правительством и деловыми кругами этой страны.
Карта фирмы является необходимым источником ее изучения. При изучении же государственных, полугосударственных и кооперативных организаций наряду с картой фирм используют материалы по следующим вопросам:
- на какую группу товаров и на какую территорию страны или группы и распространяется монопольное право на экспорт или импорт, представленное изучаемой организации?
- каков удельный вес организации в импорте и экспорте данной группы товаров и во внешнеторговом обороте страны в целом за последние годы?
- каковы особенности возникновения и развития организации?
- в ведении какого правительственного учреждения находится организация?
- какова организационная структура и схема управления организацией?
- каковы положение и деятельность на внутреннем рынке, связи с частным сектором?
К специфическим видам фирм относятся также агентские фирмы. В их досье вносятся данные о сроке действия агентского соглашения, минимальном объеме продаж, размере комиссионных, виде агентства, территории, охватываемой деятельностью данной фирмы.
Важное место в досье на фирму занимают такие документы, как «сведения о переговорах» и «сведения о деловых отношениях». В них фиксируется информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления оперативных работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода сведения являются главными и наиболее ценными источниками информации о деловых качествах фирмы и ее представителей.
Сведения о переговорах с фирмой собирают после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:
а) предмет переговоров;
б) результат переговоров;
в) характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных их сторон), степень владения коммерческими и техническими вопросами;
г) поведение фирмы во время переговоров;
д) деловые отношения с другими российскими организациями.
Сведения о деловых отношениях. В отличие от сведений о переговорах, которые составляются после каждого раунда переговоров с фирмой, сведения о деловых отношениях составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение года. К ним относятся сведения о выполнении фирмой условий контрактов, ее заинтересованности в работе с данным рынком, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контрактов.
Досье на фирмы пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлый период.
В принципе каждая организация может подготовить для собственных нужд свой вариант фирменного досье, учитывая при этом специфику своей работы на мировом рынке и особенности круга своих контрагентов.
на уровне предприятия
Перестройка организации внешнеэкономической деятельности и реформы по ее либерализации предоставили право заниматься внешнеэкономической деятельностью любому российскому юридическому и физическому лицу, получившему статус индивидуального частного предпринимателя. В настоящее время во внешнеэкономической деятельности заняты свыше полумиллиона хозяйствующих субъектов.
Принимая стратегическое решение о выходе на внешние рынки (в форме экспортной, импортной или иной зарубежной хозяйственной деятельности), руководство предприятия, фирмы должно сознательно пойти на расширение выполняемых им функций и провести серьезную подготовительную аналитическую работу по определению целесообразности и возможной эффективности хозяйственной деятельности на зарубежных рынках и прежде всего выявить для себя целевые рынки. В связи с этим оно должно особое внимание обратить на:
- анализ причин и мотивов выхода на внешний рынок вообще и на данный зарубежный рынок в частности;
- изучение предпринимательской, прежде всего маркетинговой, среды и условий работы на зарубежном рынке;
- изучение системы государственного регулирования внешнеэкономической деятельности Российской Федерации;
- оценку наличия компетентных кадров в области внешнеэкономических операций на соответствующих зарубежных рынках;
- разработку долгосрочных и/или среднесрочных рыночных стратегий проникновения на зарубежные рынки и составление бизнес-планов внешнеэкономических проектов.
Фирма, занимающаяся или собирающаяся заниматься внешнеэкономической деятельностью, осуществляет поиск прибыльных предпринимательских действий в масштабах не только рыночной территории своей страны, но и всего земного шара.
Руководство фирмой при организации и осуществлении внешнеэкономической деятельности вынуждено принимать весьма ответственные решения стратегического и оперативного характера, каждое из которых во многом определяет успех или неудачу работы, как правило, в значительных масштабах. Основными стратегическими решениями фирмы в области осуществления внешнеэкономических связей являются решения выходить или не выходить на внешний рынок, заниматься или не заниматься внешнеэкономической деятельностью, расширять или не расширять внешнеэкономическую деятельность и по каким причинам.