Управление документами реализуется в рамках системы управления документами (Electronic Document Management Systems, EDMS или docflow) планирования документопотоков и управления ими. Она работает с образами документов и маршрутизацией движения документов. Управление и контроль операций и работ, инициируемых документами - основополагающая задача увеличения производительности и снижения затрат на управление.
При автоматизации деловых процессов цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. "workflow" - система автоматизации деловых процессов предназначена для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы.
Документирования не достаточно для полноценного сбора информации в экономической системе управления. Объектами управления на предприятии являются ресурсы: материальные, денежные, трудовые, информационные и прочие, используемые при выполнении деловых процессов, которые отличаются количественным измерением. В экономической системе необходим учет - регистрация изменений количества ресурсов во времени.
Процесс учета с применением ЭВМ выполняется следующим образом:
1. В информационную систему предприятия вводится информация об аналитических объектах предприятия, используемых и изменяемых в процессе его хозяйственной деятельности. Аналитический объект – это реальный предмет предприятия, который можно назвать, показать, пронумеровать, выполнить с ним какие-либо действия. Примеры аналитических объектов – сотрудники, мебель, товары, средства производства и так далее.
2. Документально регистрируются события, происходящие на предприятии и изменяющие его состояние, отражаются в информационной базе в определенном заранее виде. Например, в процессе регистрации торговой деятельности аналитическими объектами товарами (например, утюгами и чайниками) происходят следующие виды событий: поступление товаров на склад, складское перемещение товаров, списание с учета (реализация товаров покупателям или утилизация негодных товаров на убытки предприятия).
3. Актуализируется (поддерживается в актуальном состоянии с помощью своевременного отражения изменений, связанных с зарегистрированными хозяйственными событиями) сводная таблица (журнал или регистр) распределения количества ресурсов предприятия по их видам во времени. Причем по каждой операции хранится не только количество ресурса текущей операции, но и промежуточное значение итога регистра. На основании промежуточного значения итога регистра впоследствии легко может быть восстановлено количественное значение любого ресурса в любой момент времени. Итоги хранить в таблице нужно обязательно, так как их расчет заново по каждому требованию анализа ведет к снижению эффективности.
4. Для того чтобы принять управленческое решение, прежде необходимо провести анализ распределения ресурсов предприятия. В общем виде он проводится следующим образом:
а) извлекается из информационной базы предприятия данные, относящиеся к заданному виду деятельности, ограниченные заданными условиями - параметрами отбора, например, периодом и видом аналитического объекта.
б) представляется рекомендация к принятию решения в виде, наиболее удобном для использования информации, для этого прежде информация обрабатывается – ограничивается условиями, группируется, сортируется (упорядочивается), подытоживается.
Оперативный учет – это пополнение информационной базы предприятия в процессе регистрации хозяйственных операций одного узкого вида деятельности, причем содержание базы данных включает записи об аналитических объектах, которые будут использоваться и изменяться в деятельности предприятия (например, товары и склады в процессе торгового учета). Виды аналитических объектов являются измерениями оперативного учета, то есть качественной характеристикой ресурсов, величина которых изменяется в его процессе. При организации оперативного учета необходимо определить и оценить меру данных видов ресурса. Как правило, в качестве меры выступают количественная и стоимостная (денежная) характеристики. В процессе оперативного учета возможно поступление, перемещение и выбытие определенного количества ресурса на определенную сумму. Эти операции должны быть зарегистрированы в сводной таблице (журнала, регистра) с указанием вида и оценки ресурса на дату операции.
В отличие от оперативного учета, записи в бухгалтерском учете могут быть сделаны только на основании внешних документов, за которые отвечает руководитель организации, либо внутренних документов, за достоверность которых отвечают руководители подразделений. Бухгалтерский учет может быть управленческий (всеобъемлющий) и регламентированный государством (финансовый и налоговый).
Особенность ведения бухгалтерского учета на ЭВМ заключается в том, что полная непрерывная регистрация всех хозяйственных операций (движений ресурсов), произошедших в деятельности организации выполняется в одной таблице синтетического учета с указанием корреспонденций счетов бухгалтерского учета, и для каждого счета бухгалтерского учета создается отдельная таблица аналитического учета.
Синтетический бухгалтерский учет – укрупненный суммовой учет по видам ресурсов (счетам), оценка каждого вида ресурса и преобразований одних видов ресурсов в другие. В основе синтетического учета лежит план счетов. Это совокупность синтетических счетов (видов ресурсов) предназначенных для группировки сводных данных.
Аналитический бухгалтерский учет оперирует понятиями «субконто» (объект аналитического учета) и «вид субконто» (аналитический разрез, совокупность однородных объектов аналитического учета) и ведется по каждому счету отдельно. Для каждого счета (субсчета) может быть назначено несколько разных видов субконто для ведения параллельного (многомерного) учета в различных разрезах.
В том случае, когда значение ресурса не указано явно, величина изменения ресурсов обусловлена многими сложными факторами, а меру преобразования ресурсов всё равно требуется оценить количественно (например, зарплату сотрудников или амортизацию оборудования), тогда в процессе сбора информации может оказаться недостаточно только учета, вводится понятие «расчета» и «вида расчета».
Расчет значений ресурсов в автоматизированной системе выполняется по заданному алгоритму. Алгоритм каждого вида расчета опирается в общем случае на две категории параметров: период, за который нужно получить конечные данные и набор исходных данных, используемых при расчете. Как правило, в реальной жизни различные виды расчета существуют не сами по себе, а оказывают влияние на другие виды расчета в качестве базовых, ведущих и вытесняющих.
В широком смысле инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности охватывают все универсальные программно-технические инструменты компьютерной технологии, которые могут пригодиться в управлении - один или несколько взаимосвязанных технических и программных продуктов (для компьютера) обслуживания процессов: сбора информации (субъект получает сведения об интересующем его объекте); обмена информацией (передачи и приема информации); хранения информации (поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки); обработки информации (преобразования в соответствии с заданным алгоритмом, реализующим, например анализ, прогноз, принятие решений). А так же языки, системы и среды программирования.
На практике информационное обслуживание рассматривается с позиции сервисной деятельности, направленной на удовлетворение информационных потребностей. Задачи информационного обслуживания связаны с централизованным хранением и обработкой информации и неотъемлемой составляющей системы информационного обслуживания является телекоммуникационная сеть организации.
Централизованное хранение и обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результат пользователям.
Достоинства централизации: возможен сильный контроль за информационной системой, ее обслуживанием; информационные ресурсы располагаются централизованно, данные и затраты на их создание не дублируются; имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации; используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре; имеется возможность управления большими и сложными проектами; хорошие возможности для объединения и стандартизации; легкость внедрения методологических решений по развитию (совершенствованию) информационной технологии.
Недостатки централизованной организации информационной системы: функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы; информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание, пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда - ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации; большие трудности в планировании предоставления ИТ- услуг и использования информационных ресурсов; могут возрасти затраты на содержание информационной системы, по сравнению с децентрализованным случаем; ограничение ответственности и мотивации персонала информационной системы не способствует оперативному получению информации пользователем.