Говоря об организации работ по рассекречиванию архивных документов, нельзя обойти вниманием и такой вопрос, как делегирование полномочий по рассекречиванию архивных документов руководителям госархивов и центров, предусмотренное законодательством России. Такое делегирование возможно при условии создания соответствующих комиссий из представителей организаций – фондообразователей приказами их руководителей. Только в этом случае документам может быть дана квалифицированная оценка.
При рассекречивании отдельных документов на практике возникают случаи, при которых степень секретности зависит от одного – двух показателей.
Например, документ на нескольких листах, а “секреты” составляют одну – две строчки. Ещё совсем недавно иногда замазывались, вытравлялись, приводились эти данные в нечитаемое и невосстанавливаемое состояние. Что само по себе чудовищно с позиции архивиста или историка, вполне допустимо для автора документа, желающего ускорить рассекречивание своего документа. Такие случаи также должны быть нормативно оговорены: с документа снимается копия, в копию вносятся соответствующие изменения, снимается гриф, а подлинник хранится в первозданном виде.
Рассекречивание архивных дел влечет за собой необходимость внесения изменений в учетные документы.
Методика Минатома России для решения этих вопросов предлагает следующее. Описи (разделы описей), по которым учетные дела[11] рассекречены полностью, изымаются из дел описей; при наличии грифа секретности натитульном (подтитульном) листе он зачеркивается, проставляется штамп “Рассекречено”, а в порядковом номере раздела описи зачеркивается гриф секретности, вместо которого пишется (проставляется штампом) слово “дополнительная” т. е. является дополнительной к уже имеющейся описи
несекретных документов за аналогичный временной период. Это не очень удобно для использования документов (ссылок на них) в научных публикациях, зато не требуется составление единой описи, перешифровка в связи с этим дел и некоторые другие достаточно трудоемкие работы.
При рассекречивании отдельных дел по разделам описей целесообразно их изъятие и включение в соответствующие несекретные описи. Такие дела должны включаться в соответствующие каталоги, справочники и т. п. В итоговых записях несекретных описей делаются дополнительные записи со ссылкой на них, а в графе “Примечания” описей секретных дел против позиции дела проставляется штамп “Рассекречено”, заверенный подписями соответствующих сотрудников и датой.
Вместе с тем действующий порядок составления описей на дела, подлежащие государственному хранению, закладывает прежние неудобства для архивистов: описи на секретные и несекретные дела составляются раздельно, разными службами (секретными отделами и канцеляриями). Во избежание этого следует рассмотреть вопрос о составлении единых описей.
Рассекречивание дел приводит и к необходимости изменений предисловий к описям, а в отдельных случаях и исторических справок. Эти изменения можно сделать в виде дополнений к соответствующим документам (в будущем целесообразно составление единых предисловий к описям, исторических справок и соответствующих выписок из них к несекретным частям фондов). [12]
Естественно, что рассекречивание дел требует и внесения необходимых изменений в другие формы учета, как государственного, так и ведомственного архива. В Минатоме России такой порядок предусмотрен. Однако существующими правилами работы как ведомственных, так и государственных архивов не определен порядок таких изменений в карточке фонда, листе фонда, деле фонда и др.
В зависимости от сложившейся системы хранения и поиска документов в том или ином архиве должен быть установлен и порядок приема – передачи дел с секретного на несекретное хранение (по соответствующим актам, утвержденным руководителем архива), и порядок внесения изменений в действующий научно – справочный аппарат. [13]
Доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации
Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде.
В Основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или юридического лица.
После августовских событий 1991 г. были подписаны Указы Президента РФ «Об архивах КГБ СССР», «О партийных архивах», ликвидировавшие Архивный фонд КПСС и передававшие его в ведение государственной архивной службе. Обнародование документов во время суда над КПСС, публикация источников в серии «Россия, XX век», в средствах массовой информации, выход в свет справочника «Архивы России. Москва и Санкт-[14]
Петербург», где впервые приведены сведения о составе и объеме фондов архивов МИДа, Службы внешней разведки (СРВ) и ФСБ РФ (1997 г.), сталивехами демократизации архивного дела. Наконец, в ходе архивной реформы был принят ряд законодательных и нормативных актов, создавших правовую базу для единого в масштабах страны режима регулирования доступа к документам Архивного фонда РФ. Важную роль в деле рассекречивания архивов сыграли Закон РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г., Указ Президента Российской Федерации «О снятии ограничительных грифов с законодательных и других актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека» от 23 июня 1992 г., а также законы «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г., «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г., «Об информации, информатизации и защите информации» от 2 февраля 1995 г. и др.
Однако значительная часть источников истории страны XX в., к которой относится почти весь бывший Архивный фонд КПСС, материалы спецслужб, ряда ведомств, остаются засекреченными.
В настоящее время к категории публичных архивов можно отнести все государственные архивы России (включая и муниципальные). Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к архивной информации и ее использования, периодически корректируемые распорядительными и методическими документами Росархива.
К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы ряда министерств и ведомств, например Министерства обороны Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность получить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосредственно в них существует своеобразное разграничение пользователей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализма, определяющее возможности знаком-[15]
ства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами.
Для доверительного типа архивов характерны еще более жесткие ограничения использования документов. Уже сама возможность получения доступа в такие архивы существует не для каждого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный характер.
Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ведомств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы еще не приобрели признаков исторических источников, исключительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради которых они были созданы. Исследовательские интересы пользователей в отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются после регулярных передач их документов в систему публичных и ограниченно-публичных архивов.
В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.
Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об ответственности за сохранение государственной тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, .содержащими гриф «совершенно секретно».
Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом.
Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются: [16]
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства и т. д.).
Конфиденциальную информацию содержат следующие документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах.
Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам.
Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной.