Как добиться полноты учета?
Если результаты учета используются для оценки труда каждого сотрудника, а его недостатки считаются браком в работе, тогда все будут заинтересованы в полноте и точности записей в документах учета.
Материалы учета дают возможность достаточно глубоко анализировать библиографическую работу. Наиболее ценный материал для анализа содержат формы учета справок. По ним можно получить следующие данные: общее количество справок, кто обращается с запросами, цели запросов, типы справок, области знаний, по которым поступают запросы, их тематика, использование частей СБА, кто выполняет справки, частота и сезонность поступления запросов, количество отказов и их доля в общем числе справок.
В определенной мере по документам учета можно судить и о качестве справочно-библиографического обслуживания (СБО). Если сплошной учет слишком трудоемок, признается избыточным, применяется выборочный: полный – наиболее сложных видов работы с большими затратами рабочего времени, упрощенный – элементарных форм работы. Но без унификации методических решений по учету и постоянного его контроля переход к выборочному учету может разрушить его налаженную систему. (13, с. 68–69).
- Рекомендации ученых и специалистов по учету СБО с приложением образцов различных учетных форм содержатся в пособии, изданном ПГОУБ им. А. М. Горького (26).
Своевременный и квалифицированный контроль за выполнением планов, своевременностью и качеством работы – это второе условие эффективного управления (13, с. 72–73) и одновременно функция управления (8, с. 269). Выделяется два вида контроля:
· Контроль процессов направлен на предупреждение нарушений принятой технологии, исправление повторяющихся ошибок при первом же их совершении, т. к. их исправление через длительный срок чрезвычайно трудоемко, а часто невозможно. Особенно необходим такой контроль по отношению к молодым и новым сотрудникам, но он должен осуществляться в духе доверия, заинтересованности, помощи.
· Контроль продукции проводится на завершающем этапе ее подготовки, когда есть возможность оценить окончательный результат и исправить недостатки. Такой продукцией являются библиографические указатели, списки, письменные справки и другие документы. Для контроля над качеством издаваемых библиографических пособий в библиотеках создаются редакционные советы. В процессе ведения библиографической базы данных должен осуществляться контроль качества каждой библиографической записи. Эту работу должен выполнять наиболее опытный и квалифицированный специалист-библиограф.
1.2. Методы управления
Основные методы управления: планирование, методическое руководство, координация и кооперация деятельности. Существуют значительные ресурсы совершенствования каждого из этих методов.
Вопросам планирования информационно-библиографической работы посвящена глава 2 данного пособия, поэтому здесь на этом останавливаться не будем.
Все большую роль в повышении уровня библиографической работы играет методическое руководство внутри библиотечных систем. Методические центры анализируют и обобщают опыт библиотек, готовят и распространяют методические рекомендации, организуют курсы и другие формы повышения квалификации
- Подробнее о системе повышения квалификации библиографов, ее формах и методах, практическом опыте библиотек – см. 10, с. 41–48.
Без четко отлаженной системы методическое руководство будет малоэффективным. Система методического руководства библиографической работой состоит в том, что ее субъекты постоянно применяют разнообразные методы и формы, контролируют ее состояние с позиций единых профессиональных требований. Поскольку методическая работа таит в себе много элементов неопределенности, сложностей, то и методическому руководству желательно придавать характер помощи, форму консультаций, стремиться заинтересовать библиотекарей ее содержанием и интеллектуальным смыслом. (13, с. 77–78). Именно к этому стремился составитель серии методических пособий «Библиографу – в практику работы», издаваемой ПГКУБ им. А. М. Горького с 2003 года. Насколько это удалось, можно судить по отзывам библиографов, для которых эти пособия предназначены (см. приложение 3 к главе 4).
Если структура библиотеки включает несколько подразделений, то возникает необходимость координации информационно-библиографической работы. Основой ее является изучение библиографических ресурсов всех подразделений. Одним из результатов такого изучения должна стать паспортизация всех каталогов, картотек, баз данных. - Подробно об этом – см. статью Э. Р. Сукиасяна (27).
Координация деятельности обеспечивается с помощью организационно-распорядительных методов управления путем создания внутренней организационно-технологической документации. Каждая библиотека или библиотечное объединение (ОМБ, ЦБС) должны иметь систему документации, регламентирующей основные направления информационно-библиографической деятельности и определяющей задачи и функции в этом направлении всех структурных подразделений, их взаимодействие и вклад каждого сотрудника. Эта система обычно включает следующие документы:
P Положение о справочно-библиографическом аппарате (СБА) библиотеки;
P Положение об электронных библиографических ресурсах;
P Паспорта на все каталоги и картотеки, базы данных;
P Положения или инструкции по ведению отдельных каталогов, картотек, баз данных;
P Положение о системе справочно-библиографического обслуживания (СБО);
P Положение об информационном обслуживании абонентов и пользователей;
P Положение о каждом структурном подразделении, входящем в справочно-библиографическую службу (СБС) библиотеки;
P Инструкция дежурного библиографа на центральном справочном пункте библиотеки;
P Должностные инструкции библиографов и других специалистов, преимущественно или частично выполняющих информационно-библиографические функции.
В приложении к данной главе публикуем в качестве примера недавно разработанное «Положение о системе СБО» ОМБ г. Перми. При составлении документа использован опыт РГБ.
- Главное назначение должностной инструкции, ее структура и содержание достаточно подробно рассмотрены в 5 выпуске серии «Библиографу – в практику работы» (10, с. 32–40).
О порядке разработки, содержании и оформлении других вышеназванных документов, образцы некоторых из них – см. в публикациях Ю. Н. Ипатова (6), И. Г. Моргенштерна (17, с. 68–73; 18 с. 528–530), а также из опыта ГПНТБ СО РАН (19, 20, 23, 30).
Применение управленческого метода кооперации деятельности позволяет библиографическим службам объединять свои материальные и интеллектуальные ресурсы с целью более рациональной организации определенных процессов, устранения дублирования. Например, путем участия в корпоративных проектах появилась возможность создания богатых библиографических ресурсов при общем дефиците рабочего времени и материальных средств. Наиболее жизнеспособным и масштабным из созданных российскими библиографами корпоративных проектов стал МАРС (межрегиональная аналитическая роспись статей). «МАРС не только ценнейший источник многоаспектного поиска, – писал И. Г. Моргенштерн, – но и исключительно сильный стимулятор повышения квалификации для библиографов. Для них идеи согласования деятельности, соблюдения стандартов, своевременности действий – не абстрактные теоретические положения, а живая реальность». (16, с. 197–198).
Большинство муниципальных библиотек по объективным и субъективным причинам не может участвовать в подобных масштабных проектах. Но координация деятельности внутри центральной (межпоселенческой) библиотеки и между всеми библиотеками системы возможна и необходима.
Создание корпоративных объединений библиографических служб, если не всех, то хотя бы нескольких близлежащих территорий края вполне реальная задача на ближайшее будущее. Это позволит сэкономить много сил и средств и поможет обеспечить более качественное обслуживание пользователей на базе объединенных ресурсов, в едином информационном пространстве.
Приложение к главе 1
ПОЛОЖЕНИЕ
о системе справочно-библиографического обслуживания
1. Общие положения
1.1. Документ регламентирует справочно-библиографическое обслуживание (СБО) муниципальных библиотек г. Перми.
1.2. Справочно-библиографическое обслуживание — это библиографическое обслуживание в соответствии с разовыми запросами потребителей информации.
1.3. Система СБО представляет собой совокупность справочно-библиографических служб ОМБ г. Перми и информационных ресурсов, обеспечивающих доступ потребителей к информационным ресурсам.
1.4. Организационное функционирование системы СБО обеспечивается библиотеками ОМБ, ведущими непосредственное обслуживание пользователей, а также отделами, обеспечивающими работу этих подразделений.
1.5. СБО в ОМБ основана на:
- совокупной деятельности всех библиотек, объединенных общностью задач и целей СБО;
- соблюдении общих организационных принципов координации СБО.
1.6. Организация и функционирование системы СБО осуществляется на основе единой документации, регламентирующей общие положения и принципы организации этого вида деятельности.
2. Цель организации и принципы системы СБО. Содержание деятельности
2.1. Цели организации системы СБО:
- максимальное удовлетворение информационных потребностей пользователей, расширение справочно-библиографических услуг.
2.2. Система СБО основана на следующих принципах:
- координация и кооперация деятельности подразделений ОМБ в единой системе СБО ОМБ :