План Общая характеристика общеучебных умений и навыков (оуун) >> Структура оуун >> (стр. 7 из 8)

Использование разнообразных символов, специальных бланков для различных видов деятельности и другие приемы позволяют настолько повысить оперативность и эффективность использования "книжки-календаря" фирмы "Тайм-Менеджер", что ее можно сравнить с персональным мини-компьютером.

Естественно, самое большое внимание в этой "книжке-календаре" отводится положению ее новой информации и всевозможным средствам самоконтроля и планирования. При этом следует иметь в виду, что планирование времени на год имеет свои особенности чем, например, планирование времени на неделю. При планировании на каждый из выделенных периодов (год, месяц, неделя, день) необходимо выделять приоритетные (главные) цели и задачи и те, которые могут быть смещены, или - при неблагоприятных обстоятельствах - пересмотрены и даже не выполнены.

Особенность планирования деятельности, которое предлагается фирмой "Тайм-Менеджер", заключается в том, что оно ориентировано на конкретный конечный результат. Более того, необходимо сочетать оперативное и долгосрочное планирование. Японские менеджеры заметили, что планирование на сравнительно короткий отрезок времени с неизбежностью порождает больше ошибок, чем долгосрочное. Кроме того, сочетание долгосрочного и оперативного планирования сокращает время достижения цели.

Эффективность планирования - это прежде всего выделение оптимальных параметров как по сложности, так и по времени, достижения целей, которые могут быть достигнуты с наименьшими затратами сил и средств, а самое главное, за минимально запланированное время.

С чего начинается планирование?
1. Определите стратегические, долгосрочные, главные цели. Проанализируйте их реальность и выполнимость.
2. Постройте "дерево" целей.
3. Классифицируйте цели: а) с точки зрения их важности, б) вероятности выполнения, в) от кого зависит их выполнение: от вас или от коллектива?
4. Распишите цели: а) на перспективу, допустим, на ближайшие 1-2 года, б) на год, на месяц, в) на неделю, г) на день.
5. Проанализируйте еще раз, все ли цели реально достижимы. Исключите цели, без достижения которых можно вполне обойтись.

Фирма "Тайм-Менеджер" вводит понятия "слоновая задача", "слоновая техника" и широко их использует при обучении менеджеров решению очень сложных проблем и задач. Есть задачи, которые настолько сложны, что образно их можно сравнить с величиной слона. Примеры "слоновых задач": выучить иностранный язык, научиться использовать персональный компьютер, бросить курить, похудеть и т.д. Решить такие задачи за короткое время, как правило, не удается, как и, образно говоря, никому за один прием не удастся "съесть слона", каким бы "аппетитом" он ни обладал. К решению "слоновой задачи" можно приступить двумя способами:
1. Отодвинуть их решение. Знакомая ситуация - новогодний вечер. Анализируя план на следующий год, нам бывает несложно в своих намерениях в следующем году выучить два иностранных языка, больше внимания уделять воспитанию детей, научиться играть, например, на гитаре и т.д. Но проходит год, и перечисленные задачи оказались невыполненными.
2. Разрезать их на маленькие, доступные кусочки. Это единственный метод, ведущий к заглатыванию слона, т.е. к результату. "Слоновая техника" "Тайм-Менеджера" будет вашим решением проблемы.

9.2. "Слоновая техника" Тайм-Менеджера

• Разрежьте "слона" на маленькие удобные кусочки.
• Предназначьте заглатывание отдельных кусочков каждый день в приложении к выполняемым вами повседневным, обыденным делам.
• Позаботьтесь о том, чтобы вы ели одного и того же "слона", пока от него ничего не останется.
• Не надо ежедневно переживать из-за этих больших "слонов". Относитесь к "слонам" как к большим, красивым и впечатляющим животным, какими они и являются. Относитесь к слонам как к захватывающим возможностям. Сосредоточьтесь на "слоновом бифштексе" дня и будете довольны, когда задача дня выполнена. Вы на пути к решению существенной задачи. Вы укрепите ваше хорошее самочувствие и облегчите возможность наслаждаться жизнью здесь и сейчас.

Слишком много людей напрасно мучают себя из-за "слонов", с которыми они все равно не могут разделаться сегодня. Они думают, что жизнью можно наслаждаться только тогда, когда все "слоновые задачи" решены и все находится на своем месте.

Эта точка зрения нереальна, она только ведет к неудовлетворенности. Вы никогда не будете находиться в такой ситуации, когда все сложные задачи уже решены. Постоянно будут возникать новые "слоны", и вы должны научиться жить с ними. Это часть вашей жизни.

Это настоящее искусство - уметь наслаждаться жизнью, тоже благодаря чувству, что вы постоянно развиваетесь, создаете что-то новое и не волнуетесь по поводу будущих задач.

Еще несколько советов фирмы "Тайм-Менеджер", которые также могут способствовать развитию ваших способностей к самоуправлению.

• Записывайте ваши идеи всякий раз, когда они появляются.
• Надо иметь сверху на письменном столе только одну вещь - именно ту, над которой вы сейчас работаете. Все остальное должно иметь свое место за его пределами.
• Создавайте вариации в вашей жизни, расширяйте круг общения, чтения, разнообразьте досуг - это снимает напряжение и расширяет возможности для принятия творческих решений.
• Определяйте приоритетность проблем, задач, целей.
• Заведите привычку намечать конкретные сроки не только для выполнения крупных, но и мелких задач. Это даст возможность снятия напряжения, повысит продуктивность вашей работы.
• Планируя, оставляйте резерв времени, так как все предусмотреть невозможно.
• Ежедневно какое-то время выделяйте только для самого себя, чтобы проанализировать, как прошел день, поразмышлять над тем, что вам доставляет наибольшее удовольствие или, еще лучше, отвлечься от обыденных дел и забот.

Дефицит времени, как и его нерациональное использование являются чаще всего результатом неразвитости способностей рационально использовать время. Но для того чтобы понять, насколько вы способны рационально использовать время, можно ответить на следующую мини-анкету:

Тест "Рационально ли вы используете время?"

1. Характерна ли для вас суетливость и спешка? (Да, нет.) (Нужное подчеркните).
2. Всякий раз, когда у вас появляется срочная, сверхплановая работа, то выводит ли это вас из нормального рабочего ритма? (Да, нет.)
3. Не испытываете ли вы постоянный "завал" работы? (Да, нет.)
4. Не замечали ли вы в течение последней недели, что выполняете работу, которую можно поручить другому? (Да, нет.)
5. Характерно ли для вас систематическое переутомление? (Да, нет.)
6. Не отказываетесь ли вы от запланированного отдыха, ссылаясь на занятость? (Да, нет.)
7. Ищите ли вы резервы времени для выполнения срочной работы? (Да, нет.)
8. Если вы что-то не успеваете, то просматриваете ли свои планы, приоритетность своих дел? (Да, нет.)

Вы должны подсчитать число утвердительных ответов. Если оно равно 8, значит, вы работаете в режиме постоянного дефицита времени и стрессовых ситуаций. Вам необходимо немедленно пересмотреть свои планы и программы, овладеть искусством рационального использования времени. Если вы набрали 5-7 баллов, то вы периодически испытываете дефицит времени. Если же число утвердительных ответов равно 3-5, то вас можно поздравить: вы рационально используете время!

Согласно рекомендациям Питера Друкера, для рационального использования времени необходимо вести точный хронометраж времени. Но большинство людей либо этого не приемлют, либо просто не выдерживают. Суть системы заключается в следующем.

• Своим главным делам отводите лучшее время суток.
• Чередуйте время труда и отдыха.
• Рационализируйте использование непроизводительных затрат времени (поездка в транспорте, очереди, командировки и др.)
• Если не систематически, то периодически хронометрируйте и анализируйте, где ваши главные потери времени.
• Учитывайте в своей работе ваш индивидуальный биологический ритм: кто вы - "жаворонок", "сова" или "аритмик"?
• Всякий раз, анализируя причины невыполнения планов (за день, за неделю, за месяц, за год), определите, где и почему вы не рационально расходовали время.

9.3. Принципы и правила саморазвития личности

Для практического применения принципа самопознания могут быть рекомендованы следующие правила:

Принцип самопознания
1. Постоянно осмысливать не только то, что делаешь, но и как делаешь. Осмысливая, обращай внимание на наиболее эффективные приемы и методы своей работы.
2. Веди дневник, где стремись анализировать не только причины своих успехов, но и неудач.
3. Развивай в себе способность к самоанализу и рефлексии мышления. Помни древнегреческое изречение: "познай самого себя". Для этого постоянно изучай свои сильные и слабые качества. Опирайся на сильные и постоянно совершенствуй слабые стороны.

Принцип Гармонии, Простоты и Красоты
1. Помнить, что Гармония, Простота и Красота достигаются большим напряженным трудом.
2. "Не множить сущность без необходимости" (философ Уильям Оккам).
3. Помнить, что "природа проста и не роскошествует излишествами" (И.Ньютон).
4. Помнить, что любовь к Родине начинается с любви к прекрасному. Русские зодчие говорили: "Только бедные духом люди не украшают свое жилище!" Поэтому все, что мы делаем, должно быть Просто, Гармонично и Красиво!

Принцип целеполагания и творческого самоопределения
Может быть рекомендован на основе следующих правил:
1. "Имеет цель для всей жизни... Цель для года, для месяца, для недели, для дня и для часу и для минуты, жертвуя низшие цели высшим" (Л.Н.Толстой. "Правила жизни").
2. Помни, что "кто не знает в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра" (Сенека).
3. Поставил перед собой цель - иди к ней, добивайся ее, во что бы то ни стало!