Для того, чтобы выслушать доклад или лекцию, необходимо придерживаться следующих правил:
• подготовиться к слушанию;
• слушать с максимальным вниманием;
• слушать и одновременно записывать;
• не откладывать разбор записанного материала.
Недоразумения и споры возникают порой из-за элементарного неумения четко выразить свою мысль. Такие конфликты бывают небезобидны, но обижаться в подобных случаях следует только на себя – надо уметь разговаривать. Чем хуже человек владеет речью, тем чаще попадает в нелепые ситуации. Насколько актуальны для вас речевые барьеры общения? Умеете ли вы говорить и слушать [5, с.111]?
Ответьте на данные вопросы «да» или «нет».
1. Когда вы беседуете, объясняете что-либо, внимательно ли следите за тем, чтобы слушатель понял вас?
2. Подбираете ли слова, соответствующие его подготовке?
3. Обдумываете ли указания, распоряжения, прежде чем их высказывать?
4. Если вы высказали новую мысль и подчиненный не задает вопросов, считаете ли, что он не понял ее?
5. Следите ли за тем, чтобы ваши высказывания были как можно более определенными, ясными, краткими?
6. Обдумываете ли предварительно свои идеи, предложения, чтобы не говорить бессвязно?
7. Поощряете ли вопросы?
8. Вы считаете, что почти всегда знаете мысли окружающих?
9. Различаете ли факты и мнения?
10. Ищите ли все новые возражения против аргументов собеседника?
11. Стараетесь ли, чтобы ваши подчиненные во всем соглашались с Вами?
12. Всегда ли говорите ясно, четко, полно, кратко и вежливо?
13. Делаете ли вы паузы в речи, чтобы и самому собраться с мыслями, и слушателям дать возможность обдумать ваши предложения, задать вопросы?
Ключ к тестовому заданию «Умеете ли вы говорить и слушать»
Если вы, не задумываясь, ответите «да» на все вопросы, кроме 4, 8, 10 и 11-го, можно считать, что вы владеете приемами эффективного общения, умеете излагать свои мысли и слушать собеседника.
Ситуационные задачи
1. Вы часто бываете в командировках. При этом перед вами практически всегда встает одна и та же проблема – как не забыть необходимые вещи и деловые бумаги. Что необходимо предпринять в данной ситуации?
2. Вы часто замечаете, что, хотя вы всегда настроены слушать собеседника внимательно, иногда смысл того, что хочет сказать ваш партнер, ускользает от вас, и вы понимаете его слова совсем в другом контексте. Из-за этого в последнее время вы допустили некоторые ошибки в работе. Как вы думаете, в чем может заключаться причина этого и что вам нужно предпринять?
3. Вы в течение рабочей недели неоднократно пытались дозвониться до директора одной организации, но его не было на месте, а его секретарь, очевидно, неаккуратно информировала его о поступающих звонках. Как вы построите беседу с ней в следующий раз?
Задание
Необходимо учиться важные тексты не только читать, но и обрабатывать материал после чтения. Обрабатывая соответствующий документ, статью, книгу, необходимо последовательно пройти пять стадий:
• обзор;
• постановку вопроса;
• чтение;
• обобщение;
• повторение.
Прочитайте не менее 5 страниц текста, выбранного вами, обработайте по вышеперечисленным пяти стадиям работы с информацией на бумажном носителе.
Вопросы для самоконтроля
1. Назовите основные приемы при работе над текстом.
2. Как следует тренировать память?
3. Как правильно слушать собеседника?
4. Перечислите основные правила беседы по телефону.
5. Как рационально подготовиться к командировке?
РАЗДЕЛ 5.
КОММУНИКАЦИИ В РАБОТЕ МЕНЕДЖЕРА
Искусство делового общения – один из сложнейших предметов в школе высшего управленческого мастерства.
Более 70% времени деловой человек тратит на общение. Поэтому от того, насколько грамотно оно построено, зависит немало: результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, взаимоотношения с другими организациями и государственными органами – это и многое другое зависит именно от искусства делового общения.
В менеджменте установлены наиболее рациональные приемы организации устного делового общения: проведение совещаний, деловых бесед и переговоров, конференций, собраний и т.п.
ТЕМА 12. ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ
Подготовка к выступлению – это предварительная работа над выступлением. Она включает: продумывание и выбор темы, сбор необходимого материала, написание текста, репетицию выступления.
Чтобы научиться легкому и красивому владению речью, следует обратиться к ее технике. Строение речевого аппарата, особенности голоса человека, речевое дыхание, артикуляция звуков, дикция, логическая пауза и логическое ударение, интонация, особенности выступления в больших и малых аудиториях, использование микрофона – таковы основные понятия, изучаемые в плане техники речи.
К числу важнейших речевых умений, над приобретением и совершенствованием которых следует постоянно работать, могут быть отнесены:
• умение организовать речь;
• умение вести монолог;
• умение правильно строить фразы;
• умение индивидуализировать речь;
• умение выбрать стилистические средства;
• умение варьировать композиционные приемы.
Определите степень владения вами индивидуальным стилем публичного выступления, ответив «да» или «нет» на следующие вопросы [13, с. 128]:
1. Нуждаетесь ли вы в тщательной подготовке к любому выступлению в зависимости от характера аудитории, даже если вы не раз выступали на эту тему?
2. Чувствуете ли вы себя после выступления «выжатым», ощущается ли резкое падение работоспособности?
3. Волнуетесь ли перед выходом на трибуну настолько, что должны «преодолеть» себя?
4. Всегда ли одинаково начинаете выступление?
5. Приходите ли задолго до начала выступления?
6. Нужны ли вам 3-5 минут, чтобы установить первоначальный контакт с аудиторией и заставить внимательно вас слушать?
7. Стремитесь ли вы говорить строго по намеченному плану.
8. Любите ли вы во время выступления двигаться?
9. Отвечаете ли на записки с вопросами по ходу выступления, не группируя их?
10. Успеваете ли вы во время выступления пошутить?
Ключ к тестовому заданию «Владеете ли вы аудиторией»
Положительные ответы на вопросы 1, 4, 5, 6, 7, 9 и отрицательные на остальные (2, 3, 8, 10) свидетельствуют о том, что вы относитесь к авторитарному типу, и наоборот, отрицательные ответы на вопросы 1, 4, 5, 6, 7, 9 и положительные на остальные 4 вопроса свидетельствуют о том, что вы относитесь к демократическому типу. Если вы ответили «нет» на вопросы 2, 3 и 5, значит, у вас сильный тип нервной системы. «Нет» при вопросах 1, 4, 6, 10 говорит о подвижности ваших эмоций.
Если выяснилось, что вы относитесь к первому типу, то не пытайтесь копировать манеру второго – не получится! Вы должны предварительно проработать свою тему так, чтобы предвидеть все, что относится к композиции, содержанию и языку, составить подробный предварительный конспект, даже если не собираетесь говорить «по бумажке». Совет представителям демократического типа: постарайтесь быть в форме, прежде чем выйти на трибуну. Максимально контролируйте свое поведение, мимику, жестикуляцию, чтобы выработать специфическую манеру общения с аудиторией.
Ситуационные задачи
1. Вы поздно закончили накануне свою работу, устали и не подготовили, как обычно, план выступления. До начала выступления осталось около 10 минут. Вы неплохо знаете тему, но боитесь того, что на качестве выступления может сказаться усталость. Как вы поступите?
2. Вы должны выступить с докладом о проделанной работе перед коллегами на предприятии. Вы знаете, что выступаете в числе последних и что многие из присутствующих приблизительно знакомы с тем, о чем вы будете говорить. Поэтому велика вероятность, что будут слушать вас невнимательно, вести посторонние разговоры и т.д. Что вы предпримете для того, чтобы завоевать внимание аудитории и ваше выступление всем понравилось?
3. На одном из рабочих собраний вы говорите о проблеме реконструкции вашего предприятия. У вас довольно хорошие предложения по этому вопросу, но в зале сидят несколько ваших противников, которые не хотят, чтобы ваши предложения были приняты руководством. Они задают вам каверзные вопросы, делают едкие замечания, резкие выпады против вас лично и против ваших предложений. После очередного такого замечания вы говорите: ...
Задание
Проведите самоанализ вашего последнего выступления на практических занятиях по дисциплине «Персональный менеджмент», дайте оценку выступления.
Вопросы для самоконтроля
1. Укажите достоинства и недостатки разных видов подготовки выступления.
2. Как нужно составлять план выступления?
3. Охарактеризуйте основные элементы композиции выступления: вступление, главная часть, заключение.
4. Какие недостатки в построении речи снижают ее эффективность?
5. Как следует отвечать на вопросы аудитории?
ТЕМА 13. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
При ведении переговоров руководитель должен придерживаться следующих последовательных этапов переговоров:
• взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;
• обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений, их обоснование);
• согласование позиций и выработка договоренностей.
Совещание – это такой вид управленческой деятельности, когда определенное число участников собирается в назначенные время и место для обсуждения проблемы, затрагивающей их интересы, и для нахождения возможных решений в соответствии с поставленной целью.
Деловое совещание – один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.