При подготовке отчета, лекции, доклада лучше всего иметь записи основных положений. Речь оратора на митинге или поздравление юбиляра, относятся к убеждающим и побуждающим выступлениям, и воспринимается должным образом, если человек выступает «без бумажки». Когда вы стоите перед аудиторией, ей легко передается ваше состояние. Поэтому отрепетируйте дома «бодрый вид», стойте прямо, не прячьтесь за кафедрой или за столом, улыбайтесь. Можно прохаживаться перед аудиторией, но нельзя суетиться. Нельзя говорить, повернувшись к аудитории спиной. Если нужно написать что-то на доске – делайте это молча, а потом, повернувшись к слушателям, дайте пояснения. Оратору необходимость говорить четко, и конкретно. Обычно, нужно стараться не начинать высказывания с местоимения «я», хотя в некоторых случаях именно это используется как способ привлечения внимания.
Выступление перед враждебной аудиторией особенно трудно. Единственным оружием в этом случае являются предельная правдивость, уважение к противоположной точке зрения и профессионализм.
Публичные выступления оцениваются по следующим критериям: проблемность, аргументированность, новизна, доходчивость, логичность, компетентность, учет аудитории, эмоциональность, пунктуальность [10].
Важно привлечь внимание слушателей. Способы привлечения внимания слушателей в первый момент:
· Риторический вопрос: «До каких пор мы будем это терпеть!»
· Сопоставление точек зрения: «В объяснении этой проблемы существуют два подхода».
· Чтение газетных заголовков: «Посмотрите сегодняшние “Ведомости”…».
· Драматургия: «Представляете, иду я вечером…».
· Внесение элемента неформальности: «Мой муж обычно говорит…».
· Цитата известного ученого или писателя: «Академик Ландау писал...».
· «Прямое включение»: «А вот Вы что об этом думаете?».
· Исторический эпизод: «Однажды Наполеон…».
Эти формы могут быть использованы в начале или в конце выступления для придания большей убедительности речи. Их ценность в том, что при внешней неожиданности подобные «экспромты» могут быть продуманы и работать на общую задачу выступления.
В ходе выступления обязательно пользуйтесь следующими средствами:
· примеры: нельзя обходиться без примеров, нельзя объяснять слишком многое на одном примере, нельзя использовать один пример несколько раз.
· наглядность – люди запоминают 70 % того, что видят и слышат одновременно. Кроме того, любые схемы, диаграммы, таблицы сокращают время выступления и убеждают аудитории в Вашей компетентности.
· апелляция к чувствам – говорят: если хочешь, чтобы слушатель заплакал – заплачь сам. Эмоциональность оратора завораживает аудиторию, поэтому, если эмоции не чужды Вам, не бойтесь их демонстрировать, но не скатывайтесь в истерику.
· регламент: Будьте точны. Если Вы не хотите, чтобы Вас прервали, сообщите слушателям: «Я остановлюсь на трех вопросах», и они будут ждать. Не говорите: «Я буду краток». Не говорите «А у меня все» [10].
Таким образом, выступление на публике – сложное искусство, которое крайне необходимо руководителю для поддержания имиджа и достижения поставленных целей.
2.4 Подготовка и ведение переговоров
Переговоры, в самом широком смысле, представляют собой одну из форм человеческого общения и охватывают все сферы жизни общества, от
семьи до государства. Они позволяют находить согласие там, где интересы не совпадают, мнения или взгляды расходятся.
Переговоры составляют значительную часть профессиональной деятельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров и т.д.
С целью заключения соглашения по какому-либо вопросу в деловом общении используются переговоры. С их помощью устанавливаются деловые контакты, заключаются договоры, принимаются управленческие решения, координируется совместная деятельность учреждений, предприятий, организаций. Положительные результаты зависят от культуры ведения переговоров, от умелой подготовки к ним, от заранее продуманного плана предстоящего обсуждения.
Существует множество определений понятия «переговоры». Словарь русского языка С.И. Ожегова содержит следующее определение: «Обмен мнениями с какой-либо деловой целью» [6]. В Политологическом энциклопедическом словаре дается следующее определение: «Переговоры - один из основных способов разрешения или урегулирования конфликтов и решения проблем - от межличностных до международных. Главная проблема, которая решается в ходе переговоров, заключается в постепенном Преодолении различий, в сближении позиций их участников относительно выбора варианта и конкретных условий решения той или иной Проблемы» [7].
Искусство переговоров - одно из самых древних искусств. Ему уделяли внимание уже мыслители древности. Знание его основ необходимо для участия в любом человеческом общении. На протяжении всей нашей жизни люди ведут переговоры, обмениваются обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.
Успешные переговоры в наше время – это, прежде всего, взаимовыгодные решения. Остальные функции переговоров сосуществуют друг с другом и часто на переговорах реализуются одновременно, имея большую или меньшую значимость. Некоторые из них, такие как информационно-коммуникативная функция, присутствуют на всех переговорах, другие появляются временами, поэтому в целом можно говорить об иерархии функции переговоров. И все же сегодня к переговорам обычно прибегают тогда, когда в одностороннем порядке решить проблему либо невозможно, либо это связано слишком с большими затратами.
Обычно непосредственно в процессе переговоров люди хотят:
- добиться взаимной договоренности по вопросу, в котором, как правило, сталкиваются интересы;
- достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов, не разрушая при этом отношения.
Чтобы достичь этого, надо уметь:
А) Решить проблему;
Б) Наладить межличностное взаимодействие;
В) Управлять эмоциями.
Время и место проведения переговоров определяется по взаимной договоренности ее участников.
При определении времени употребляется этикетная форма: «В любое удобное для Вас время, со своей стороны мы предлагаем... время». Окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной. При изменении времени переговоров или переносе их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров. Наиболее оптимальными днями для переговоров являются вторник, среда, четверг. Самое благоприятное время дня - через полчаса - час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов [3].
Переговоры могут быть проведены: на своей территории; на территории партнера; на нейтральной территории. На своей территории Вы «хозяин положения». Поэтому встреча «у вас» – угроза сильному партнеру, защита слабому; и, комфорт и безопасность для партнера, рассчитывающего на позитивное взаимодействие с вами. Встреча «у него» может быть полезной, так как позволяет провести «разведку» состояния дел партнера, кроме того, если вы – человек влиятельный, то ваше появление может быть расценено как знак внимания и уважения к партнеру. Встречи на нейтральной территории символизируют равенство партнером, но иногда являются следствием крупных разногласий или конфликтов. Благоприятная среда для переговоров может быть создана, в зависимости от обстоятельств, в конференц-зале, приспособленном для переговоров номере гостиницы, зале ресторана и т.д.
Во всем мире на переговоры принято приходить в официальных деловых костюмах. Большое значение предается расположению участников переговоров за столом. В мире общепринятой нормой является так называемая командно-президентская рассадка: уважаемый гость – напротив главного принимающего лица, справа – первый заместитель, слева – второй заместитель и так далее по рангам. Чем дальше от главы делегации, тем место считается менее почетным, поэтому рассадка требует строгого соблюдения признанного служебного и общественного положения.
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют руководители делегации по очереди в алфавитном порядке, или на первом заседании председательствует хозяин, далее по алфавиту. Наиболее распространенный в мировой практике принцип: гости сидят лицом к входной двери. Второй принцип: гости сидят лицом к окнам, выходящим на улицу (если дверь находится сбоку).
Если переговоры проходят с участием переводчика, порядок рассадки следующий: уважаемый гость – напротив главного принимающего лица, справа – первый заместитель, слева – переводчик и так далее по рангам
За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров. Они могут иметь различный темперамент (например, сангвиник и холерик) и различное специальное образование (например, техническое и экономическое). В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Они могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом, или вообще не прийти к какому-либо соглашению [3].
Требования этикета необходимо выполнять, но для успешного проведения переговоров этого не достаточно. Переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. В иных случаях мы имеем дело совсем с другими видами взаимодействия. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении мы наблюдаем в наиболее явном виде конкуренцию, состязание, противоборство, конфронтацию. Следствием того, что переговоры представляют собой совместную деятельность, является необходимость учитывать не только интересы партнера, но и его видение проблемы, его отношение к переговорам и многое другое [3].