Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы
При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:
Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т 52 «Валютные счета»
При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бухгалтерская запись:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.
После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:
Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.
При изменении за период командировки курса валют возникшая разница отражается:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу;
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.
Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам.
Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации. [3]2. Основные законодательные и нормативные документы
К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие.
1. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).