· «Подотчет 3.1.2» – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 1994 г. № 1258 “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами” и распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 августа 1995 г. № 1225р – для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации, занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров). При наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой НДС отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.
На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.
Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках кассовых операций.
· «Подотчет 4.1.1» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Включение представительских расходов с себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.
· «Подотчет 4.1.2» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
· «Подотчет 5.1.1» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.[6]
3. Типичные ошибки
Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом.
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
1.1) выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2) выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.3) выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
1.4) несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.5) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
2.1) отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2) отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3) несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4) отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5) отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
3.1) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
3.2) некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
4.1) отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
5.1) некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
5.2) неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
5.3) несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.[7]
III. Проведение аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Стиль»
1. Последовательность работ при проведении аудиторской проверки и оформление результатов
Последовательность работ при проведении аудиторской проверки операций по расчетам с подотчетными лицами можно разделить на 3 этапа:
Этап 1 – Ознакомительный.
Этап 2 – Основной.
Этап 3 – Заключительный.
Каждый этап аудиторской проверки включает в себя соответствующие вопросы, которые должен изучить аудитор.
1-й этап. Ознакомительный.
1. Изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.
2. Проверка наличия журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.
3. Проверка наличия в учетной политике или других распорядительных документах по организации сроков, на которые выдаются авансы на хозяйственно-операционные расходы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.
4. Установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.
2-й этап. Основной.
1. Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета.
2. Аудит оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.
3. Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
4. Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм, данным журнала-ордера № 7 или другого учетного регистра по счету 71.
5. Установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.
6. Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы
7. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.
8. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.
9. Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведения раздельного учета произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.
10. Аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды.
11. Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счет проверяемой организации.
12. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостинец, за пользование постельными принадлежностями.
13. Проверка правильности ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами в валюте и параллельно в рублях.
14. Аудит правильности учета курсовых разниц по расчета с подотчетными в иностранной валюте.
15. Проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченных организации, своевременности и полноты ее оприходования в выдачи в подотчет.
16. Проверка своевременности и полноты возврата неизрасходованной валюты в кассу организации и ее зачисления на текущий валютный счет.
3-й этап. Заключительный.
1. Формирование пакета документов, передаваемых другим аудиторам для последующего анализа и обработки.
2. Составление аудиторского отчета и представление его совместно с рабочей документацией руководителю группы.
При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить. Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.[8]
Оформление результатов аудиторской проверки.
Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.
В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.