Методические указания к лабораторным работам По дисциплине (стр. 2 из 10)
В ячейке ВЗ файла «Полугодие» формула для расчета полугодового дохода имеет вид:
= '[1 квартал.хls]Лист1'!$В$3 + '[2 квартал.хls]Лист1'!$В$3.
Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли, используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Результаты работы представлены на рис. 2.1. Сохраните текущие результаты расчетов.
Примечание. Если файл-источник данных закрыт, в формуле, которая на него ссылается, будет указан весь путь до этого файла.
Задание 2.1. Обновление связей между файлами.
Порядок работы
Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.
Измените значение «Доходы» в файлах первого и второго квартала, увеличив значения на 100 р.:
Доходы 1 квартала = 334,58 р.;
Доходы 2 квартала = 552,6 р.
Сохраните изменения и закройте файлы.
Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием
файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления связей нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увеличиться на 200 р. и принять значение 887,18 р.).
Рис. 2.2. Ручное обновление связей между файлами
В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновления связи, вам приходится выполнять это действие вручную.
4. Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.
5. Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные «Доходы», увеличив еще раз значения на 100 р.:
Доходы 1 квартала = 434,58 р.;
Доходы 2 квартала = 652,6 р.
Сохраните изменения и закройте файлы.
6. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет. Для ручного обновления связи в меню Правка выберите команду Связи, появится окно (рис. 2.2), в котором перечислены все файлы, данные из которых используются в активном
файле «Полугодие».
Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полугодие», выберите файл «1 квартал», нажмите кнопку Обновить и проследите, как изменились данные файла «Полугодие». Аналогично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить. Проследите, как вновь изменились данные файла «Полугодие».
Примечание. При изменении данных в нескольких исходных файлах обновление связи производится для каждого файла.
Задание 2.2. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.
Краткая справка. В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, — консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммирование, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц и все формулы Excel строятся автоматически.
Рис. 2.3. Консолидация данных
Порядок работы
1. Откройте все три файла Задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке «В» удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку ВЗ.
2. Выполните команду Данные/'Консолидация (рис. 2.3). В появившемся окне Консолидация выберите функцию — «Сумма».
В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (см. рис. 2.3). В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное суммирование данных за первой и второй кварталы.
Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования
Задание 2.3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.
Порядок работы
1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (рис. 2.5). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «3 квартал».
2. Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу (рис. 2.6). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».
3. Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор в ячейку A3 и проведите консолидацию за третий и четвертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные/Консолидация. В появившемся окне Консолидация данных сделайте ссылки на диапазон ячеек АЗ:Е6 файла «3 квартал» и A3:D6 файла «4 квартал» (рис. 2.7). Обратите внимание, что интервал ячеек включает в себя имена столбцов и строк таблицы.
Рис. 2.5. Исходные данные для третьего квартала Задания 2.2
Рис. 2.6. Исходные данные для четвертого квартала Задания 2.2
Рис. 2.7. Консолидация неоднородных таблиц
В окне Консолидация активизируйте опции (поставьте галочку): подписи верхней строки; значения левого столбца; создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).
Рис. 2.8. Результаты консолидации неоднородных таблиц
После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация данных (рис. 2.8). Сохраните все файлы в папке вашей группы.
Обратите внимание, что все данные корректно сгруппированы по их заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так называемые кнопки управления контуром (иерархической структурой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что такое автозаполнение?
2. Какие способы объединения нескольких исходных таблиц в одну вам известны?
3. Что такое консолидация данных?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 2
Тема: ОТНОСИТЕЛЬНАЯ И АБСОЛЮТНАЯ АДРЕСАЦИЯ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL
Цель. Изучение информационной технологии применения относительной и абсолютной адресации для финансовых расчетов.
Задание 1. Создать таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных листах электронной книги, произвести расчеты, форматирование, сортировку и защиту данных.
Исходные данные представлены на рис. 1.1, результаты работы — на рис. 1.2 и 1.3.
Порядок работы
1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.
2. Создайте таблицу расчета заработной платы по образцу (см. рис. 2.1).
Введите исходные данные — Табельный номер, ФИО и Оклад, % Премии = 27 %, % Удержания = 13 %.
Выделите отдельные ячейки для значений % Премии (D4) и % Удержания (F4).
Рис. 1.1. Исходные данные для Задания 1
3. Произведите расчеты во всех столбцах таблицы.
При расчете Премии используется формула Премия = Оклад * % Премии. В ячейке D5 наберите формулу =$D$4xC5 (ячейка D4 используется в виде абсолютной адресации). Скопируйте набранную формулу вниз по столбцу автозаполнением.
Краткая справка. Для удобства работы и формирования навыков работы с абсолютным видом адресации рекомендуется при оформлении констант окрашивать ячейку цветом, отличным от цвета расчетной таблицы. Тогда при вводе формул в расчетную ячейку окрашенная ячейка с константой будет вам напоминанием, что следует установить абсолютную адресацию (набором символа $ с клавиатуры или нажатием клавиши [F4]).
Формула для расчета «Всего начислено»:
Всего начислено = Оклад + Премия.
При расчете Удержания используется формула:
Удержания = Всего начислено х % Удержаний.
Для этого в ячейке F5 наберите формулу: =$F$4xE5. Формула для расчета столбца «К выдаче»:
К выдаче = Всего начислено — Удержания.
4. Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (Вставка/Функция/категория — Статистические функции).
5. Переименуйте ярлычок Листа 1, присвоив ему имя «Зарплата октябрь». Для этого дважды щелкните мышью по ярлычку и наберите новое имя. Можно воспользоваться командой Переименовать контекстного меню ярлычка, вызываемого правой кнопкой мыши. Результаты работы представлены на рис. 2.2.
Краткая справка. Каждая рабочая книга Excel может содержать до 255 рабочих листов. Это позволяет, используя несколько листов, создавать понятные и четко структурированные документы, вместо того чтобы хранить большие последовательные наборы данных на одном листе.
6. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый
лист (Правка/Переместить/Скопировать лист). Можно воспользоваться командой Переместить/Скопировать контекстного меню ярлычка. Не забудьте для копирования поставить галочку в окне Создавать копию.
Краткая справка. Перемещать и копировать листы можно, перетаскивая их корешки (для копирования удерживайте нажатой клавишу [Ctrl]).