Методические указания к лабораторным работам По дисциплине (стр. 9 из 10)

6.Произведите сортировку данных по Дате начала тура. Для этого в режиме Форма установите курсор в это поле и выполните команды Записи →Сортировка.

7.Сохраните созданную форму.

Создание формы с помощью Конструктора форм

1. Создайте форму для таблицы Договоры в режиме Конструктора форм (см. на образец). Для этого:

>• кнопка Создать в окне БД →Конструктор — на основе таблицы Договоры;

>• увеличить поле формы, растянув его за уголок;

>• перетянуть каждое поле из окна Списки полей в область формы (если Списка полей нет на экране, то можно его активизировать с помощью команды Вид →Список полей);

>• разместить поля в соответствии с образцом;

>• добавить на форму некоторые дополнительные элементы, используя панель элементов: прямоугольники различных типов оформления, заголовок формы и др.

Рис 1.1. Список полей формы

Рис.1.2. Форма Договоры в режиме Конструктора

2.Измените размеры нескольких полей с помощью команды Формат →Размер. Задайте группе полей одинаковые размеры, например По самому широкому.

3.Задайте текст сообщения в строке состояния, которое будет появляться в момент ввода информации в поле (например, Дата окончания тура). Для этого введите текст «Окончание тура в день вылета до 12 часов» в строке «Текст строки состояния» (контекстное меню поля Дата окончания тура -Свойства - вкладка Другие — «Текст строки состояния»). Проверьте в режиме формы, появляется ли в строке состояния заданный текст при активизации этого поля.

4.Задайте всплывающую подсказку «Номер договора не должен повторяться» для поля Номер договора (Свойства — вкладка Другие — «Всплывающая подсказка»).

5.Добавьте любую картинку в заголовок.

6.Добавьте кнопки для перехода к следующей и предыдущей записи, в конец и начало списка. Сохраните разработанную форму.

7.Включите в эту форму вычисляемое поле Общая стоимость тура, которое рассчитывается как произведение значений поля Цена тура и поля Число туристов. Для этого нужно создать поле с таким названием, используя инструмент

, и в его свойствах (Свойства -вкладка Все - Данные) указать с помощью Построить расчетную формулу:

=[Цена тура]*[Число туристов]

Создание подчиненных форм

8. Для БД Туризм постройте подчиненные формы для таблиц Сотрудники (отношение «один») и Договоры (отношение «много»).

Рис.1.3.Форма Сотрудники-Договоры

9. Постройте подчиненную форму для таблиц Клиенты (отношение «один») и Договоры (отношение «много»).

10.Сохраните полученную БД и сдайте работу преподавателю.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Что такое форма?

2.Способы создания форм.

3.Покажите подсказку для формы, которую вы создали.

4.Прочитайте сообщение в строке состояния, которое вы создали.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 7

Цель. Конструирование и использование отчетов. Освоение некоторых возможностей автоматизации управлении базой данных. Создание и применение макросов. Создание пользовательского ниспадающего меню.

Задание 1. Применение отчетов для наглядного отображения данных

1. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Ведомость зарплаты на основе запроса Расчет зарплаты. Включите все поля запроса. Установите группировку по полю Должность. Подведите итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и На руки. Всем денежным полям назначьте формат денежный.

2. Составьте для БД Туризм отчет, в котором указаны фамилии
сотрудников, а для каждого сотрудника — договоры, которые он заключил, сведения о клиенте, стоимости тура. Сохраните отчет с
именем «Отчет по сотрудникам».

3. Создайте отчет «Общая стоимость договоров по странам», в
котором будут использованы вычисляемые поля. Для этого следует вы
полнить указанные ниже действия.

* создайте с помощью Мастера отчет для таблицы Договоры и произведите группировку по полю Код тура.

* откройте этот отчет в режиме Конструктора;

* подведите итог по каждой группе (по каждому туру). Для этого:

- добавьте область итогов по группе в отчет

Вид — Сортировка/Группировка — Примечание группы — Да;

- в появившейся области «Примечания группы Код тура» инструментом

вставьте новое поле;

- в свойствах названия поля укажите подпись «Общая сумма договоров»;

- в свойствах поля Все — Данные с помощью Построить сформируйте формулу: =sum([Цена тура]*[Число туристов])

- на этой же вкладке установите Формат поля Основной.

4. Задайте в макете Цвет текста — яркий.

5. Просмотрите полученный отчет.

6. Измените отчет для подсчета общих итогов по всем сотрудникам.

7. На основе таблицы Сотрудники создайте отчет с группировкой
по годам рождения сотрудников: каждое десятилетие должно образовывать группу (1950-1959, 1960-1969 и т.д.).

Для этого нужно задать группировку по полю Дата рождения и установить свойства: группировка — по годам, интервал — 10. В разделе Область данных разместить все поля и вычисляемое поле

Возраст-=Round(((Date()-[ДатаРождения])/365)).

В разделе Заголовок группы поместить:

Годы рождения с [МинГр] по [МаксГр],

где «Годы рождения с» и «по» — надписи

[МинГр] и [МаксГр] — вычисляемые поля:

[МинГр]=(Min(DatePart(«уууу»;[ДатаРождения]))/10)*10

DatePart((«уууу»;[ДатаРождения]) — возвращает год даты,

Min() — возвращает минимальный год рождения в группе.

Целочисленное деление и последующее умножение на 10 дает значение года, кратное 10.

[МаксГр] =[МинГР]+9

8. Создайте почтовые наклейки на основе таблицы Клиенты.
Включите в наклейки поля Фамилия и Адрес клиента, а также произвольный текст и оформление.

Задание 2. Экспорт и импорт данных

Экспорт данных в Ехсеl

1. В БД Туризм выделите таблицу Сотрудники.

2. Экспортируйте эту таблицу в файл типа Ехсе1. Для этого в команде Файл →Экспорт в поле Тип файла выберите из предлагаемого
списка «Microsoft Excel».

3. Запустите Excel и откройте полученный файл. При необходимости поменяйте шрифт. Обратите внимание на наличие установленного системой примечания в первой ячейке. Измените подпись рабочего листа на «Адреса».

Импорт данных в Access

1. Создайте в Excel на основе таблицы Адреса новую таблицу Картотека адресов, исключив из таблицы Адреса поля Код сотрудника,
Должность, Размер оклада, Дата Найма. Сохраните ее в файле с
именем Address.

2. Импортируйте ее (создайте на ее основе новую таблицу) в БД
Туризм:

> откройте БД Туризм;

> Файл → Внешние данные → Импорт;

> если в файле Excel, который используется для импорта, находится несколько листов с таблицами, то необходимо указать, какую взять за основу для построения таблицы БД;

> далее Мастер импорта попросит уточнить, считать ли первую импортированную строку заголовками таблицы (на этом можно остановиться, нажав Готово);

> разрешите Мастеру импорта самому установить первичный ключ для импортируемой таблицы;

> присвойте новой таблице имя «Адреса».

3.Проверьте наличие новой таблицы на вкладке Таблицы. Откройте и просмотрите ее.

4.Закройте БД.

База данных как источник при слиянии документов в MS Word

1.Для всех клиентов, которые являются групповыми, нужно подготовить и разослать письмо с сообщением о новом открывающемся туре в экзотическую страну.

2.Откройте Word. Создайте в окне следующее письмо:

Адрес: «Адрес» Телефон: «Телефон» Получатель «Клиент» Уважаемый «Контактное лицо»! Спешим информировать Вас, что наша фирма с 1 июня 2004 года открывает новый маршрут в экзотическую страну Острова Зеленого Мыса. Вас ждут приключения и неожиданности в роскошном природном оазисе Африки. Приглашаем Вас принять участие. Менеджер отдела продаж Петров А.А.

3. Выделенные и заключенные в кавычки поля должны соответствовать полям таблицы Клиенты.

4. Отправьте каждому групповому клиенту созданное письмо, осуществив слияние документов — текста письма и атрибутов адресата, взятых из БД. Для этого в окне Word выполните:

>• Сервис — Письма и рассылки →Мастер слияния;

>• далее нужно следовать указаниям Мастера слияния в нижней части окна;

>• Источник данных: Получить данные — Выбор получателей — выберите БД Туризм — в нем таблицу Клиенты;

>• для выбора из таблицы только групповых клиентов установите автофильтр по Признаку группы;

>• посредством кнопки Другие Элементы внесите в письмо на место названий, заключенных в кавычки, соответствующие поля из таблицы Клиенты;