До централізованого товаропостачання подаються певні вимоги:
Точна відповідність асортиментного переліку товарів встановленому типу крамниці;
Дотримання планомірности постачання по графікам, що забезпечують частоту завозу і найбільш економічні розміри партій товарів;
Розробка раціональних маршрутів централізованої доставки товарів в торгові підприємства;
Укладання графіків завозу товарів в крамниці;
Забезпечення постачання товарів в підсортованому вигляді, укомплектованих невеликими партіями;
Визначення потреб кількості автомобілів на кожний день тижд.
Раціональна організація товаропостачання створює можливості для забезпечення повноти асортименту товарів в крамниці і безперебійної торгівлі ними при мінімальних розмірах товарних запасів. Це, в свою чергу, припускає. Оптимизацию розмірів постачання і частоти завозу, що визначаються в залежності від обсягу роздрібного товарообороту, розміру товарних запасів в крамниці, особливостей купівельного попиту, повноти асортименту в партіях, що поставляються товарів. З Урахуванням цих чинників розраховуються середньомісячний розмір одноразового завозу товарів і частота завозу в течію місяця.
На основі розрахунків, а також дислокації крамниць розробляються маршрути централізованої доставки, що забезпечують раціональне використання вантажопідйомності автотранспорту. Первісно визначаються маршрути для крамниць, розмір партій і відповідна вантажопідйомність автомобіля, здійснюючого завіз товарів за один або декілька рейсів. Після Цього складаються маршрути для крамниць, розмір партій для яких менш вантажопідйомності автомобілів ,що використаються. При Цьому товари поставляють в два або більш крамниці при повній завантаженні автотранспорту.
Маршрути централізованої доставки групуються так, щоб завантаження автомобіля вироблялася в першій половині дня, а тривалість маршрутів вкладалася в робітничий час шофера з урахуванням перерви на обід.
Економічними ефективним маршрутом вважається такий, що забезпечує безперервність технологічного процесу і при інших рівних умовах найменші транспортні видатки, а також мінімальні товарні запаси в крамницях.
IV. ДИСПЕТЧЕРСЬКІ СЛУЖБИ, ЇХНІ ЗАДАЧІ І ФУНКЦІЇ
Ритмична і планомірна доставка товарів в роздрібну мережу припускає наявність добре налагодженого інформаційного зв'язку між торговими підприємствами і постачальниками. Це дозволяє мати необхідні відомості про реалізацію товарів, наявність товарних запасів, потреби в не що вистачає товарах і про необхідність їхнього поповнення. Такий оперативний інформаційний зв'язок закликана здійснювати диспетчерська служба торгової організації.
Необхідність створення диспетчерських служб викликана постійним збільшенням виробництва товарів народного споживання, навальним зростанням обсягу роздрібного товарообороту і продажу товарів на душу населення, зміною запитів покупців, що вимагає оперативного управління процесом товаропостачання, ефективного контролю за ходом реалізації і вчасним поповненням запасів. Раніше ця робота покладалася на торгові відділи. Зараз диспетчерські служби знайшли широке застосування в торгівлі, і функції торгового відділу зводяться в основному до організації комерційної діяльності-встановленню господарських зв'язків з постачальниками, підготовці і укладенню договорів постачання, контролю за їхнім виконанням, аналізу вибірки товарних фондів і розподілу їх по підприємствам, вишукуванню додаткових товарних ресурсів.
Всю оперативну роботу по організації товаропостачання виконують диспетчерські служби, що збирають відомості про надходження товарів, приймають заявки від підприємств, складуть і узагальнюють отримані дані, передають їхнім постачальникам, складають карти-схеми розміщення торгових підприємств, контролюють графіки доставки товарів, забезпечують оптимальну маршрутизацию руху автотранспорту.
Забезпечуючи раціональну організацію товаропостачання, товароведы-диспетчери відповідають за постачання закріпленої групи товарів, систематично і регулярно інформують про стан торгівлі керівництво торгу, вищестоячі організації, а також несуть відповідальність за вчасне подання заявок постачальникам.
Основними задачами диспетчерської служби торгу є:
- Здійснення оперативного контролю за забезпеченістю товарами роздрібних торгових підприємств;
- Організація ритмічного завозу товарів в роздрібну мережу в відповідності з укладеними договорами, заявками підприємств і погодженими графіками доставки;
- Поліпшення роботи підприємстві по організації торгівлі товарами повсякденного попиту і в першу чергу товарами достатнього асортименту;
- Підвищення відповідальності підприємств роздрібної і оптової торгівлі за наявність в продажі товарів в відповідності з асортиментним переліком.
Виходячи з означених задач, на диспетчерські служби покладаються такі обов'язки:
- Збір і обробка оперативної інформації від торгових підприємстві про наявність в продажі товарів в відповідності з асортиментним переліком;
- Отримання і узагальнення заявок на завіз товарів і передача їх відповідним постачальникам для поповнення встановлених нормативів товарних запасів;
- Організація ритмічної доставки товарів в роздрібну торгову мережу по прогресивній технології, оптимальними маршрутами і в найкоротші терміни;
- Контроль за вчасним виконанням заявок роздрібної торгівлі промисловими підприємствами, оптовими базами (конторами) і складами торгів, вивезенням вільної тари, а також за прибуттям вантажів на залізничні станції, пристані, ходом їхнього розвантаження і вивезення;
- Виявлення в торговій мережі і на складах торгу товарної продукції що залежалася і не користується попитом у населення;
- Організація оперативного переміщення товарів між підприємствами;
- Встановлення причин збоїв в торгівлі окремими товарами, прийняття термінових мір до їх усунення, визначення втрат товарообороту.
При обласних (міських) управліннях торгівлі також організуються диспетчерські служби, в функції яких входять: прийом інформації від торгів про стан торгівлі тими або іншими товарами, особливо товарами достатнього асортименту; аналіз і узагальнення даних про наднормативні товарні запаси і товари уповільненої реалізації, вжиття заходів по переміщенню їх між торгами. Вирішуються і інші оперативні задачі, що входять в компетенцію обласних (міських) управлений торгівлі. Безперебійне постачання товарами населення міста — складна задача. До того же швидка реалізація окремих продовольчих товарів зумовлює необхідність завозу їх в торгову мережу від одного до трьох раз в день, що значно ускладнює організацію перевезень. Тому питання вчасного завозу товарів, визначення раціональних шляхів руху транспорту, скорочення простоїв, дотримання графіків і ритмічності доставки зв'язані з рішенням цілого ряду організаційно-економічних і технічних задач.
Слідує при цьому врахувати, що весь процес товаропостачання неминуче супроводжується більшою кількістю документів, на обробку яких витрачаються значні трудові ресурси і час як в торгівлі, так і в промисловості. Вчасний збір і обробка документів мають важливе значення для управління товаропостачанням і забезпечення крамниць товарами в достатній кількості і асортименті. Це зумовлює гостру необхідність застосування з цією метою відповідних засобів обчислювальної техніки.
Використання для обробки носіїв оперативної інформації ЕОМ дозволяє більш чітко управляти технологічними процесами товаропостачання, раціонально організувати централізовану доставку, комплексно вирішувати задачі по визначенню обсягу і частоти завозу товарів, потреби в транспорті, оптимальних варіантів автомобільних маршрутів і ін.
5. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРИЙМАННЯ ТОВАРІВ В КРАМНИЦІ
Приймання товарів по кількості і якості — одне з основних умов успішної діяльності торгового підприємства по забезпеченню цілості товарно-матеріальних цінностей і доведенню їх до споживача в необхідній кількості і належній якості. Кількісне і якісне приймання здійснюється на всіх етапах руху товару — в шляху, на складах проміжних одержувачів, в крамницях-і відрізняється тільки засобами.
Приймання товарів по кількості. Товари по кількості приймають, як правило, матеріально-відповідальні і підлеглі їм особи, а також робітники, відповідальні за врахування, зберігання, приймання і відпустка матеріальних цінностей, з якими укладені договори про матеріальну відповідальність. В процесі приймання повинно бути точно визначена кількість кожної партії товарів ,що надходять. Приймання починають з перевірки даних, означених в супровідних документах (накладної, лічбі-фактуре, товарно-транспортної накладної, специфікації), де вказані: найменування, сорт, артикул, зростання, фасон, повнота, кількість місць і товарних одиниць, роздрібна ціна, вартість тари, сума по кожній позиції, вага маси брутто, вага маси нетто і тари, загальна сума лічби і розмір торгових знижок.
Слідує помітити, що, по існуючим правилам, в усіх випадках необхідно виробляти повну перевірку кількості товарів ,що надійшли, за винятком випадків, передбачених Окремими Умовами Поставки, ДГСТАМИ або договорами.
Важливим в організації приймання товарів по кількості є дотримання встановлених термінів.
Приймання товарів, що надійшли без тари або в відкритій тарі, виробляється в момент отримання їх від постачальника або з транспортного складу, або в момент розтинання і розвантаження неопломбованих контейнерів, що опломбовувалися. Приймання затарених вантажів здійснюється в два етапи: попередня і остаточна. Заздалегідь вантажі приймають по масі брутто і кількості місць, остаточно — по масі нетто і кількості тарних одиниць в кожному місці. Причому остаточне приймання виробляється водночас зі розтинанням тари не пізнє 10 днів, а по товарам, що швидко псуються — не пізнє 24 годин з моменту їхнього отримання від постачальника або видачі органами транспорту. В межах цих термінів матеріально-відповідальна особа повинно розчинити тару і виробити перевірку вмісту. Точне дотримання термінів приймання є важливою умовою вчасного подання претензій до постачальників в випадку відкриття нестачі, пересортиці або інших розбіжностей в кількості товарів ,що надійшли з даними, означеними в супровідних документах постачальника. Якщо на попередньому етапі виявлена невідповідність маси брутто окремих місць масі, означеної в супровідних документах або на трафарете, розчиняти тару не рекомендується.