Автоматизированная информационная система Кафедра (стр. 6 из 23)

На выходе процесса продукция – учебно-методический материал на руках у студента в соответствующий учебному графику срок.

Процесс обеспечения декомпозируется на четыре блока. «Это подпроцессы: «определить потребность вуза в УММ», «планирование обеспечения учебного процесса», «реализация планов», а также «управление процессом обеспечения учебного процесса».

«Определить потребность вуза в УММ» является одним из важнейших подпроцессом в эффективности учебно-методического обеспечения. Он представлен на рисунке 1.13.

Рисунок 1.13 – Процесс определения потребности вуза в УММ

На входе – обеспеченность дисциплин УММ и график учебного процесса, на выходе – потребность в УММ к определенному сроку и показатели формирования потребности для целей управления.

Важнейшим фактором эффективности данного этапа является информационное сопровождение. Действительно, даже для среднего вуза, имеющего порядка 20-30 специальностей (направлений подготовки, общий список дисциплин превышает 1000 [47]. Учитывая, что по каждой дисциплине может быть до 5-6 учебно-методических разработок разного вида (рабочая программа, учебное пособие, курс лекций, практикумы и задачники, методические указания и т.п.), общий список учебно-методических разработок, составляющий методическое обеспечение всех специальностей, будет исчисляться уже несколькими тысячами. Отследить и обеспечить сбалансированность и гармоничность такого массива разработок достаточно трудоемкий процесс. Программное обеспечение на основе анализа учебных планов, состояния учебно-методического фонда и контингента учащихся выводит информацию о потребности вуза в УММ. Причем здесь должны учитываются такие показатели, как отсутствие материала, наличие в виде рукописи, в виде оригинал-макета, в электронном виде и наличии определенного тиража на складе, библиотеке, филиалах и пр.

Следующий подпроцесс «планирование обеспечения учебного процесса». На входе потребность в УММ ( выход предыдущего подпроцесса) и график учебного процесса. На выходе планы по обеспечению учебного процесса, куда входят план учебно-методической работы преподавателей по подготовке рукописей, план предпечатных работ редакционно-издательского отела, план тиражирования, план распределения УММ по местам назначения (представительства, филиалы, рассылка студентам) Также на выходе показатели планирования для целей управления. Процесс показан на рисунке 1.14.

Рисунок 1.14 – Процесс планирования обеспечения учебного процесса

Эффективность данного блока также во многом зависит от информационного сопровождения, т.к. гармонично сбалансировать такое количество планов, учитывая, что они взаимозависимы, достаточно трудоемко.

Далее следует подпроцесс «реализация планов». На входе планы по обеспечению учебного процесса (выход предыдущего подпроцесса) и ресурсы вуза. На выходе готовый продукт – УММ на руках у студента в соответствующий срок. Также на выходе показатели исполнения планов для целей управления. Он показан на рисунке 1.15.

Рисунок 1.15 – Процесс реализации планов

На данном этапе непосредственно создается материальный продукт. Процесс состоит из следующих этапов: подготовка автором рукописи, рецензирование и экспертиза рукописи, предпечатная подготовка и создание оригинал-макета, создание электронных учебников и тиражирование в бумажном виде.

Именно здесь и проявляются в полной мере функциональные барьеры организации. Для эффективного функционирования всего процесса учебно-методического обеспечения необходимо, теории управления качеством, выделить «владельца» или «хозяина» процесса, на которого будут возложены все полномочия и функции управления. Обычно таким «владельцем» является научно-методический отдел, который полностью отвечает за учебно-методическое обеспечение учебного процесса.

Управление выделено в отдельный подпроцесс. На входе поступают показатели всех вышеописанных трех блоков. На их основании и согласно внутренним и внешним положениям, а также принципам теории управления качеством формируется управленческое решение относительно того или иного подпроцесса. Процесс представлен на рисунке 1.16.

Рисунок 1.16 – Управление процессом обеспечения учебного процесса

Эффективная деятельность этого блока также во многом зависит от информационного сопровождения [47].

Обзор аналогов электронных кафедр

При создании любой информационной системы встает вопрос о целесообразности ее разработки в связи с тем, что возможно уже существуют данного типа рабочие програмные продукты и легче приобрести их, а не тратить время и усилия на создание нового.

Перед началом работы по созданию данного програмного продукта такой вопрос так же был рассмотрен.

Досконально изучив рынок существующих информационных систем, используемых в образовании, автор не нашел автоматизированных систем, которые бы полностью удовлетворяли информационным и аналитическим потребностям кафедр АлтГТУ.

Практически в каждом вузе встречаются системы, автоматизирующие отдельные функции кафедры или деканата: учет успеваемости студентов, планирование учебного процесса, формирование учебных поручений преподавателей. Но в этих системах отсутствует комплексные аналитические возможности оценки деятельности кафедры.

Программный продукт ООО «АТТ»: «Учебно-методическое управление»

Он разработан в среде 1С Предприятие 7.7 и предназначен для выполнения расчетов часовой нагрузки на кафедры, распределения нагрузки на преподавателей и автоматического составления расписания.

Часовая нагрузка на кафедры формируется документами "Недельная нагрузка", "Объединение в поток лекций", "Объединение в поток семинаров".

После выполнения расчетов часовой нагрузки на кафедры программа позволяет распечатывать учебные планы и различные отчеты:

отчет о нагрузке на кафедры с отбором по форме обучения, факультету, специальности и т.д.;

график учебного процесса;

бюджет времени;

расчет часов по учебному заведению в целом;

распределение дисциплин по кафедрам.

Для распределения нагрузки на преподавателей создан документ "Распределение нагрузки", который создается на каждую кафедру.

После распределения часовой нагрузки на преподавателей можно получать следующие отчеты:

карточка учебных поручений;

расчет ставок.

Расписание может составляться автоматически либо вручную при помощи редактора расписания. Редактором также можно пользоваться для корректировки автоматически составленного расписания. Редактор имеет функции контроля на предмет накладок – не позволяет вносить преподавателю занятия в двух местах одновременно и т.д. При автоматическом составлении расписания учитываются различные требования и условия, которые могут накладываться на расписание. Для описания различных условий и требований в конфигурации реализованы соответствующие документы. После составления расписания можно получать отчеты:

расписание преподавателя;

расписание аудитории;

расписание специальности;

кафедральная ведомость;

аудиторная карта.

Таким образом, данная программа автоматизирует деятельность учебно-методического управления вуза и скорее всего не может быть применена к отдельной кафедре.

Система Астраханского государственного технического университета

Как правило, каждый вуз пытается самостоятельно разработать систему, автоматизирующую его кафедры. Такие системы настроены на конкретные потребности данного вуза и зачастую не пригодны в других образовательных учреждениях.

Например, в Астраханском государственном техническом университете используется при планировании учебного процесса автоматизированная система обработки информации, которая включает базу данных «Учебные планы», содержащую всю необходимую информацию для организации учебного процесса. Эта программа использует клиент-серверные технологии и корпоративную базу данных на сервере, позволяющее связать в единую информационную цепочку решение следующих задач:

разработка учебного плана по вновь открываемой специальности.

модернизация учебного плана по специальности.

разработка учебных планов для индивидуальной формы обучения.

формирование графиков учебного процесса по курсам для всех специальностей на планируемый учебный год.

расчет штатов ППС университета и каждой кафедры.

распределение нагрузки преподавателей на кафедре.

формирование расписания занятий по университету.

учет успеваемости и движения контингента студентов.

Данная система представляет собой мощный комплекс, работающий на сервере Oracle, автоматизирующий учебно-методическую деятельность кафедры и деканата, однако в нем не заложены возможности учета и анализа по научно-исследовательским и инновационным направлениям кафедр. Данная система не позволяет оценивать качество образовательных услуг кафедры, а также проводить учет и анализ трудоустройства выпускников. Нет возможности контролировать финансовую деятельность кафедры.

Программный продукт «Ковчег» Новосибирского государственного Архитектурно-строительного университета

Он предназначен для оперативного управления учебным процессом [23]. Программный продукт «Ковчег» (Рисунок 1.17) состоит из нескольких взаимоувязанных модулей («Учебный план», «Рабочий учебный план», «Студент», «Кафедра», и «Справочник») и предназначен для управления учебным процессом, документооборотом и успеваемостью в высшем учебном заведении, обеспечивая при этом контроль соответствия учебных планов и рабочих учебных планов образовательным стандартам, а также полную прозрачность учебного процесса, формирования кафедральной и общей нагрузки и штатного расписания.