Реферат и аннотация выполняют следующие функции:
- дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;
- предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в том случае, если документ представляет для читателя второстепенный интерес;
- используются в информационных, в том числе автоматизированных системах для поиска документов и информации.
Обзорно-аналитическая деятельность – вид аналитико-синтетической переработки документов с целью составления обзоров.
Обзор – результат глубокого анализа множества первичных документов, сходных по тематике разработок, характеру деятельности, выполняемым этапам, задачам, исполнителям и т.п., с целью обобщения, установления разницы и сходства, оценки, путей развития проблемы, степени их разработанности и возможного прогноза.
Многими учеными расширение обзорной деятельности рассматривается в качестве одного из путей разрешения современного кризиса информации, средства преодоления противоречия между объемом накопленной и текущей информации и физическими возможностями восприятия ее отдельным человеком. Кризис информации, по мнению специалистов, может привести к некоторому замедлению прогресса науки. Чтобы устранить эту угрозу, необходимо сведение воедино фактов и идей. Многие ученые считают, что написание обзоров — это задача, достойная самых глубоких умов, способных критически проанализировать большие массивы результатов. Научная информация, создаваемая миллионами ученых и специалистов, часто бессистемно разбросана в большом количестве научных документов. Для оптимизации использования этой информации необходима ее конденсация, классификация, систематизация, анализ, оценка. Но, ни в одном из различных видов аналитико-синтетической переработки информации все эти операции не осуществляются с такой полнотой и глубиной, как при составлении обзоров. Считается, чтов настоящее время в области научно-информационной деятельности существует настоятельная необходимость в выделении обзора как особого научного документа.
Возрастание роли обзорной информации в удовлетворении информационных потребностей специалистов науки и техники обусловливается, однако, не только и не столько количественным ростом документальных потоков, сколько качественными изменениями, происходящими в системе научных коммуникаций, и увеличением роли элементов управления и планирования в развитии науки и техники.
Под обзором как видом научно-технической литературы понимается произведение, содержащее сводную характеристику состояния какого-либо вопроса со степенью свертывания, необходимой и достаточной для ориентации определенной категории потребителей информации в документальном или информационном потоке.
Различают библиографические, реферативные и аналитические обзоры.
Библиографический обзорсодержит сводную характеристику изданий и документов. В библиографическом обзоре дается обобщенное описание содержательных элементов, а также приводятся формальные признаки, характеризующие обозреваемые источники. Целевое назначение таких обзоров — ориентация потребителей информации в документальных потоках.
Если в обзорах дается оценка произведений, мы имеем дело с разновидностями библиографических обзоров — критическими или рекомендательными библиографическими обзорами. Библиографические обзоры в свою очередь подразделяются на обзоры новых поступлений (материалов, вышедших в свет за последний период — месяц, квартал, год); источниковедческие обзоры, рассматривающие характер, назначение и тематику произведений по определенной проблеме или предмету; обзоры информационных изданий (определенной совокупности реферативных журналов, библиографических указателей и т. п.).
Реферативный обзор имеет целью ориентацию потребителей информации не в документальных, а информационных потоках, т. е. в совокупности фактов и концепций независимо от того, из каких документов они извлечены. Из обозреваемых документов отбираются только те факты и концепции (порой всего одна цифра), которые могут служить в качестве «строительного материала» для раскрытия темы обзора. Остальная информация, содержащаяся в источниках, возможно, сама по себе очень ценная, но не имеющая отношения к данной теме, игнорируется. В этом заключается существенное отличие реферативного обзора от библиографического. Последний предполагает обязательное обращение потребителей к первоисточникам, указанным в обзоре.
Аналитический обзор создается с целью не только ориентировать специалистов в информационном потоке по данному направлению (проблеме), по и дать оценку состояния проблемы, выявить тенденции в ее развитии, т. е. его цель — интерпретированная ориентация в информационном потоке.
В зависимости от выполняемой им функции, определяемой целевым назначением, обзоры бывают следующих подвидов:
а) обзоры-обоснования, в которых дается оценка состояния вопроса с обоснованием необходимости решения данной проблемы, а также с набором и оценкой альтернативных путей и методов решения.
б) итоговые обзоры, в которых дается оценка состояния вопроса с характеристикой достигнутого уровня, а также нерешенных проблем. Такие обзоры как бы подводят черту под определенным этапом (периодом) развития научно-технического объекта (проблемы) и очерчивают область возможных направлений работ.
в) прогностические обзоры, в которых дается оценка состояния и определяются перспективные пути развития научно-технического направления. Такие обзоры содержат аргументированную оценку существующей ситуации, тенденций, темпов и прогнозов развития направления. Обычно прогностический обзор является частью прогноза, в который входит еще перечень мероприятий, необходимых для достижения поставленной цели. Прогностические обзоры ориентированы, прежде всего, на планирующие органы фирм и ведомств. Однако большую ценность представляют они и для руководителей тем и направлений в научно-исследовательских организациях.
Итак, в результате свертывания образуются следующие относительно самостоятельные виды документов: индекс, предметная рубрика, ключевое слово, библиографическое описание, аннотация, реферат, обзор. Перечисленные ряды документов имеют обобщающее название – вторичные документы.
Вторичный документ – документ, являющийся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов.
Другими словами, вторичные документы – результат различных процессов информационного анализа/синтеза первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения различных функций деятельности.
| Группа вторичных документов (ВД) | степень сжатия информации первичного документа (ПД) | примеры вторичных документов |
| 1 | высокая | библиографическое описание, классификационный индекс документа, предметная рубрика, перечень ключевых слов; |
| 2 | средняя | различные типы рефератов и аннотаций; |
| 3 | низкая | обзор, конспект, дайджест, рецензия, тезисы доклада. |
Самый распространенный источник библиографической информации – библиотечные каталоги. Кроме того, выделяют следующие источники библиографической информации: реферативные журналы, экспресс – информации, библиографические указатели, библиографические обзоры, пристатейная и прикнижная библиография, базы данных и т.д.