Письменной частью в губной избе заведовал губной дьяк, или подьячий, являвшийся далеко не второстепенной фигурой в аппарате губного ведомства. Необходимым условием для занятия этой должности служил определенный уровень грамотности. Занимали должность дьяка либо по выбору, либо по найму. Лицам, занимающим эту должность, предоставлялось определенные льготы. Так, дворы губных дьяков относились к числу нетяглых, кроме этого, дьяк за выполняемую работу так же, как и целовальник, получал вознаграждение.
Специально для надзора за заключенными нанимались или выбирались в губную избу тюремные сторожа, в выборе которых участвовали только сошные люди. Также в состав губной избы входили палач и глашатай.
При губной избе находились также прежние сельские или городские полицейские власти: сотские, пятидесятские и десятские, являвшиеся низшими выборными лицами в ведомстве. Выбирались они самими жителями и приводились к присяге губными старостами. Сотские заведовали полицией над сотней дворов, пятидесятские и десятские были подчинены сотским и возглавляли: первые - 50 дворов, вторые - 10 дворов. Перечисленным выборным предписывалось преследовать разбойников и татей, наблюдать за приезжими, а также выполнять и другие обязанности полицейского характера. Что же касается численности выборных, то законодатель не устанавливает определенное их число в каждом округе, а только указывает, что в основу должен быть взят количественный принцип (количество дворов в волости или в городе).
Важное место в деятельности губных властей занимало осуществление судебных функций. Их компетенция в данной сфере на протяжении всего изучаемого перехода на оставалось неизменной и постоянно подвергалась определенным коррективам в сторону расширения и уточнения полномочий, так как с появлением новых выборных органов прежние органы местного управления - наместники и волостели - продолжали существовать и наряду с управлением осуществлять судебные функции, которые законодатель постепенно сужал путем изъятия из ведения кормленщиков ряда дел и передачи их на рассмотрение губным старостам. Первоначально компетенция губных органов в судебной сфере была чрезвычайно узкой и ограничивалась рассмотрением только дел о разбоях. Между тем, центральная власть постепенно расширяет круг дел подведомственных новым местным властям, отчетливо проводя линию на укрепление новых органов в системе местного управления Русского государства. Определенная неразграниченность полномочий старых и новых институтов управления приводила к тому, что иногда должностные лица этих ведомств "вступались" в дела друг друга, что мешало нормальному функционированию двух властей в данной сфере. Однако, со временем, в ведение губных органов правительство передает наиболее важные дела, при этом, объем полномочий новых органов в судебной сфере постоянно расширяется за счет ограничения компетенции наместников и передачи в ведение губных старост сначала дел о разбоях, затем о татях, душегубстве, а также ряда гражданских дел.
Важно подчеркнуть, что губные старосты призваны были не только вести на местном уровне борьбу с преступными элементами, но и пресекать любые антифеодальные выступления крестьян и посадских низов, которые центральной властью также рассматривались как "грабеж" и "разбой", посягающие на феодальную собственность и представляющие угрозу дальнейшему развитию феодального государства.
Создавая губную организацию, правительство ставило целью перед новыми органами не только ведение следствия и расправы над преступниками, но и предупреждение преступлений. Огромный рост преступности, о котором говорят памятники первой половины XVIвека, требовал особых органов для охраны общественного порядка и предупреждения преступлений, а между тем учреждения, которое вело бы постоянную и эффективную борьбу с "лихими людьми" и в то же время было бы наделено полномочиями, позволявшими предупреждать преступления, не было. У предшественников губных старост - наместников и волостелей не имелось в арсенале ни средств предупреждения "лихих дел", ни заинтересованности в этом. Пошлины, поступавшие в пользу кормленщика за совершение тяжких преступлений, составляли важнейший источник дохода этого должностного лица, что побуждало его не предупреждать "лихо", а разыскивать и карать преступников, взимая при этом пошлины.
Задачей же губных органов наряду с расправой над преступникам, становится предупреждение "лихих дел", при этом законодатель за недостаточное рвение в осуществлении этой деятельности грозит губным властям наказанием. Кроме этого, большое значение как для предупреждения преступлений, так и для обнаружения "лихих людей" имела так называемая "явка пришлых", то есть надзор за всеми приезжими в губу людьми и выявления среди них неблагонадежных элементов. Впервые в истории русского законодательства таким способом вводится регистрация населения в случае его передвижения.
Итак, анализ источников позволяет сделать вывод, что законодательными актами в совокупности достаточно четко определялись полицейские функции губных органов, призванных обеспечить защиту феодальной собственности от нарушителей и охрану правопорядка на подведомственной территории.
Огромное влияние на проведение мероприятий по реформе местного управления (и, в частности, губной реформы) оказал процесс создания на рубеже XV-XVIв. в. единого Русского государства, с единой государственной территорией без внутренних границ, а также более интенсивное развитие закрепостительного процесса и, как следствие последнего, роста антифеодальных выступлений. В этих новых условиях прежние органы местного управления - наместники и волостели - не могли эффективно выполнять функции по борьбе с "лихими людьми", преследовать их в отдаленных районах. Сфера деятельности кормленщика как бы замыкалась границами подведомственной территории. В силу этого возникла необходимость создания карательных органов, с тем чтобы они могли бы вести более эффективно сыск и расправу над "лихими людьми", наделенных для этого достаточно широкими полномочиями.
Также губные старосты принимали участие в решении поместных опросов, производили сдачу в аренду земельных наделов сенокосов, проводили размежевание земель, отделы рыбных ловель и т.д. Возлагая эту обязанность на губных старост, правительство стремилось таким образом воспрепятствовать опустошению земель, обязывая в тоже время старост сообщать правительству о таких пустых местах и о причинах их запустения. Невыполнение этих предписаний губными властями влекло возмещение старостами убытков казне, равных сумме несобранных с этих земель налогов.
Однако компетенция губных учреждений не ограничивалась рассмотренными выше функциями. Возлагалось на губные органы осуществление и нотариальных действий.
Грамотность возглавлявших губное ведомство старост, а также принадлежность их в основном к боярству и детям боярским давали им преимущество в деле засвидетельствования актов, а также свидетельствовали о высоком статусе этих должностных лиц на местном уровне. Как лицо, возглавляющее губную избу, староста занимался комплектованием ее аппарата: назначал и проводил выборы и перевыборы губных целовальников, тюремных сторожей, и других лиц губного аппарата. Для содержания выборных лиц, входящих в состав губного аппарата, староста организовывал сбор, распределение и хранение денег на "подмогу" губным целовальникам, биричу, тюремным сторожам, а также осуществлял сбор с населения денег на тюремное строение и другие тюремные расходы. Кроме этого, губные органы по указанию центральной власти занимались иногда переписью населения, заведовали городской артиллерией, осуществляли сборы стрелецких и ямских денег, а также выполняли и другие правительственные распоряжения.
Несмотря, на постепенное расширение функций губных органов, полицейская деятельность губных властей оставалась наиболее важной. Новые выборные учреждения в административной области действовали совершенно на иных принципах, чем наместники и волостели, и, для успешного выполнения полицейских функций и предупреждения возможных нарушений общественного порядка, они были наделены соответствующими средствами и полномочиями и должны были тесно сотрудничать друг с другом.
Центральная власть уделяла большое внимание вопросам совершенствования указанной деятельности губных органов, уточняя и дополняя полномочия старост, вменяя им в обязанность осуществление на местах регистрации приезжих, а также производства всяких обысков и получения сведений о "всяких иных делах", что по существу превращало губные учреждения в важный институт уголовного розыска и блюстителя феодального порядка, в "государево око" на местах.
Характерной чертой системы местного управления на протяжении изучаемого периода являлось тесное переплетение административной и судебной деятельности, когда, выполняя свои обязанности по управлению подведомственной территорией, должностное лицо одновременно осуществляло и разбор судебных тяжб.
Сам факт появления губных органов на местном уровне не означал автоматической ликвидации прежних - наместников и волостелей, что привело к конкуренции их в судебной сфере. Эту неопределенность законодатель стремиться устранить, детализируя полномочия местных властей в данной области, а также более четко определяя круг дел, подведомственных каждому органу. Ограничивая компетенцию кормленщиков в судебной сфере, и изымая из их ведения рассмотрение наиболее важных дел, законодатель передает их губным властям.