- не внутрішньому конверті також вказується найменування й адреса учасника торгів для можливого повернення йому нерозпечатаного конверта у разі отримання тендерних пропозицій після закінчення строку їх подання;
- тендерна пропозиція підписується уповноваженою особою згідно з інструкціями, викладеними у тендерних документах.
У разі застосування процедури, наприклад, запиту цінових пропозицій (котирувань), інші форми подання тендерних пропозицій можуть бути прийнятними, допоки діють основні вимоги щодо об’єктності і прозорості. Однак, замовникам (розпорядниками державних коштів) рекомендовано застосувати для неофіційних методів ті самі процедури, що й для офіційних.
Отримавши тендерні пропозиції, уповноважена особа маркує кожний конверт, проставляючи на ньому дату і час отримання, занотовує порядок отримання тендерних пропозицій і підтверджує отримання підписом.
Учасник торгів може відкликати, внести зміни або змінити тендерну пропозицію у будь-який час до закінчення встановленого строку подання тендерних пропозицій.
Тендерні пропозиції зберігаються таким чином, щоб не оприлюднити найменування виконавців. Тендерні пропозицій передаються у відповідний Тендерний комітет до закінчення кінцевого терміну публічного розкриття тендерних пропозицій.
Тендерні пропозиції, отримані після закінчення строку їх подання, відхиляються і повертаються участнику торгів у нерозпечатаному вигляді.
Розкриття тендерних пропозицій відбувається у день, час та у місці, зазначених у тендерній документації та оголошення щодо здійснення закупівлі.
Оскільки розкриття тендерних пропозицій займається Тендерний комітет, цей документ (протокол розкриття тендерних пропозицій) не зупиняється на деталях вищевказаної процедури, подаючи лише стислий виклад подій.
На розкритті тендерних пропозицій можуть бути присутні щонайменше 3 (три) особи із членів тендерного комітету.
До участі у процедурі розкриття тендерних пропозицій замовником повинні бути допущені всі виконавці, що подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники.
Замовник має право звернутися до виконавців за роз’ясненням змісту їх тендерних пропозицій з метою полегшення їх розгляду, оцінки та порівняння.
Замовник не повинен ініціювати будь-які переговори з виконавцем щодо внесення змін до змісту поданої тендерної пропозиції, включаючи зміни її ціни та коригування тендерної пропозиції.
Під час розкриття тендерних пропозицій можливе виправлення арифметичних помилок, виявлених у поданій тендерній пропозиції, за умови отримання письмової згоди виконавця на таке виправлення.
У разі, коли отримано принаймні 3 (три) тендерні пропозиції тендерний комітет розкриває тендерні пропозиції та інформує присутніх про їх зміст.
Під час процедури розкриття тендерних пропозицій головуючий зборів оголошує найменування, адресу виконавця і ціну тендерної пропозиції. Тендерні пропозиції, що не відповідають офіційним вимогам тендерних документів щодо повноти, відхиляються, але під час розкриття тендерних пропозицій. Тендерні пропозиції, подані по закінченні строку їх подання, повертаються учасникам у нерозпечатаному вигляді.
Секретар тендерного комітету заносить усі відповідні дані у протоколи щодо процедури розкриття і, після підписання контрактів, надсилає усім учасникам торгів, на їх запит. Дані протоколів також заноситься у звіт про результати здійснення процедури закупівлі.
Що стосується методики оцінки тендерних пропозицій можна рекомендувати два підходи до бальної оцінки пропозицій.
У першому випадку встановлюється максимальна сума балів для пропозицій (наприклад 1000), максимально можлива кількість балів по кожному із показників (критеріїв), що оцінюються та порядок визначення кількості балів по кожному показнику для відповідної пропозиції.
Сума балів по пропозиції, що оцінюється, може розраховуватись по формулі:
| Найменування показника | бj | Бj | |
| 1 | Ціна предмета торгів | 700 | 0,70 |
| 2 | Терміни виконання робіт | 80 | 0,08 |
| 3 | Якість реалізації проектних рішень | 70 | 0,07 |
| 4 | Якість об’єктівінфраструктури | 30 | 0,03 |
| 5 | Комплектність проектної документації | 10 | 0,01 |
| 6 | Досвід проектування та будівництва | 20 | 0,02 |
| 7 | Якість обладнання, що поставляється | 15 | 0,015 |
| 8 | Дотримання заходів безпеки | 10 | 0,01 |
| 9 | Рівень організації управління | 15 | 0,015 |
| 10 | Рівень кваліфікації персоналу | 10 | 0,01 |
| 11 | Технічний рівень | 15 | 0,015 |
| 12 | Залучення місцевих трудових ресурсів | 10 | 0,01 |
| 13 | Використання місцевих матеріалівВсього | 151000 | 0,0151 |
Розглянемо також приклад бальної оцінки пропозицій претендентів, поданих на торги по розміщенню замовлень на виконання комплексу будівельних робіт. Такий розрахунок наведений в Таблиці 2.3.
Таблиця 2.3 - Приклад розрахунку бальної оцінки
| НайменуванняПоказника | Мах. Бал | ОдиницяВиміру | Значення показників по окремих пропозиціях | ||||
| А. Запропонована ціна предмета торгів | Тис.Грн. | №11200 | №21380 | №31150 | №41010 | ||
| Коефіцієнти | Бал | 1,19 | 1,37 | 1,14 | 1,00 | ||
| Розрахунок балів | 700 | 588 | 511 | 614 | 700 | ||
| Б.Досвід спорудження аналогічних об’єктів | Об’єкти | 4 | 5 | 10 | 2 | ||
| Коефіцієнти | Бал | 0,4 | 0,5 | 1,0 | 0,2 | ||
| Розрахунок балів | 100 | Бал | 40 | 50 | 100 | 20 | |
| B.Альтернатива запропонована за термінами | Днів | -10 | -5 | -30 | ---- | ||
| Коефіцієнти | Бал | 0,33 | 0,17 | 1,0 | 0 | ||
| Розрахунок балів | 100 | Бал | 33 | 17 | 100 | 0 | |
| Г.Використання місцевих матеріалів | Вага | 0,4 | 0,5 | 0,3 | 0,2 | ||
| Коефіцієнти | Бал | 0,8 | 1,0 | 0,6 | 0,4 | ||
| Розрахунок балів | 25 | Бал | 20 | 25 | 15 | 10 | |
| Д.Залучення місцевих трудових ресурсів | Чол.-міс. | 50 | 30 | 100 | 60 | ||
| Коефіцієнти | Бал | 0,5 | 0,3 | 1,0 | 0,6 | ||
| Розрахунок балів | 75 | Бал | 37,5 | 22,5 | 75 | 45 | |
| Сумарна бальна оцінка | 1000 | Бал | 718,5 | 625,5 | 904Перемо-жець | 775 | |
У другому випадку кожний показник оцінюється по десятибальній шкалі в залежності від відповідальності пропозиції вимогам тендерної документації (наприклад: 8-10 балів – краще, ніж вимоги тендерної документації; 6-7 балів – відповідність вимогам тендерна ; 3-5 балів – не повністю відповідає вимогам тендера; 1-2 бали – повністю не відповідає вимогам тендера), а потім проводиться коефіцієнтів вагомості кожного з показників, що розглядається (Таблиця 2.4).
У цьому випадку сума балів (j=1:m) по пропозиції, що оцінюється може розрахуватись по формулі:
| Критерії | Пропозиція 1Б1 | Пропозиція 2Б2 | Пропозиція 3Б3 | Bj, % |
| А.Запропонована ціна предмета торгів (тис.грн) | 1380 | 1200 | 1150 | |
| 5 | 7 | 9 | 70 | |
| Розрахунок балів | 350 | 490 | 630 | |
| Б.Гарантійні зобов’язання | ||||
| Розрахунок балів | 160 | 140 | 120 | |
| В.Терміни поставки | 6 | 9 | 7 | 10 |
| Розрахунок балів | 60 | 90 | 70 | |
| Сумарна бальна оцінка | 570 | 720 | 820 Переможець | 100 |
Звіт про результати проведення торгів є важливим елементом контролю за дотримання замовниками вимог діючого законодавства при проведення державних закупівель.
Закон України «Про закупівлю товарів, робіт, послуг за державні кошти»[6] встановлює певні вимоги до його складання і зберігання звітних документів щодо здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти.