Корпоративные информационные системы КИС , как инструмент эффективного управления производством (стр. 16 из 18)
Рис.2.13. Группировка основных и вспомогательных процессов
Процессы, характерные для снабженческой деятельности ЗАО «Бумизделия» не будут иметь существенных отличий. Отличительными чертами данных процессов будут являться различные их владельцы, но сам процесс существенных изменений претерпевать не будет.
Поэтому мы остановимся на ключевом процессе снабжения «Закупки сырья, материалов и зап. частей на внутреннем рынке»
II.3.3.3. Описание процесса «Закупка сырья, материалов и зап. частей на внутреннем рынке»
Словесное описание процесса
Подразделением, отвечающим за реализацию процесса, является Управление материально-техническим снабжением (УМТС). Процесс закупки инициируется подразделениями на основании потребности на предстоящий месяц в определенном виде материально-технического ресурса (МТР).
Планирование потребности осуществляется в месячном разрезе. Потребность в сырье для основного производства определяется производственно-диспетчерским отделом (ПДО) на основании расчетов по плановым нормам расхода и с учетом планируемого объема продаж бумажно-беловой продукции. Потребность в материалах и запасных частях для ремонта и эксплуатации оборудования определяется цехами. Заявки с величиной потребности по видам МТР подаются в УМТС не позднее 20 числа месяца, предшествующего плановому.
Процесс начинается с заключения договора с поставщиком. Под договором в системе понимается как собственно подписанный документ, так и его проект, находящийся в стадии согласования. Кроме того, закупка может осуществляться по устной или любой иной договоренности с поставщиком (письменная заявка, факс, телефонный звонок, электронная почта).
После регистрации договора в системе следует стадия создания закупки.
На стадии создания закупки определяется перечень МТР, количество по позициям и ориентировочная цена (обычно по согласованию с поставщиком). УМТС определяет объем закупок на предстоящий месяц с учетом заявок, поступивших из подразделений и фактических остатков МТР по видам на складе.
На основании закупки в системе предусмотрено формирование заявки, которая посылается поставщику для согласования ассортимента, цен и условий поставки. Заявка должна быть предъявлена поставщику, как правило, не позднее, чем за 10 дней до предполагаемого срока поставки.
После согласования всех позиций в заявке и определения общей суммы закупки поставщик выписывает счет на оплату (в случае поставки МТР на условиях частичной или полной предоплаты), При необходимости в счет включается стоимость транспортных услуг. Полученный счет (в большинстве случаев - по факсу) регистрируется менеджером УМТС в специальном системном журнале. На основании счета в ВФУ передается заявка на платеж.
При наступлении срока поставки поставщик доставляет МТР на один из складов предприятия. Поставка сопровождается оригиналами следующих документов: товарно-транспортная накладная (ТТН), счет-фактура (СФ), счет на оплату.
Кладовщик проверяет фактическое количество МТР с указанным в ТТН. В случае несоответствия количества или качества поставки составляется Акт приемки с указанием фактически принятого количества. Данный документ высылается поставщику с изложением претензий. В закупку, сформированную ранее менеджером УМТС, кладовщик при необходимости вносит изменения (в наименование, количество или цену МТР) в соответствии с информацией, указанной в ТТН. Отредактированная таким образом закупка является основанием для выдачи приходного ордера (в системе – отборочная накладная). Стадия завершается передачей первичных документов в УУиО для формирования бухгалтерских проводок о закупке в Главную книгу.
Графическое описание процесса
Графическое описание процесса «Закупки сырья, материалов, зап частей» представлено на рисунке 2.14.
Процесс закупки сырья, материалов и зап. частей на внутр. рынке
Рис. 2.14.Графическое изображение процесса «Закупка сырья, материалов и зап. частей на внутр. рынке
Оперограмма процесса «Закупки сырья, материалов, запчастей
на внутреннем рынке»
Оперограмма процесса представлена в таблице 2.5.
Таблица 2.5
| № п/п | Инициирующее событие | Дополнительная входная информация (вторичные входы) | Стадия процесса, наименование операции | Завершающее событие | Дополнительная выходная информация (вторичные выходы) |
| 1. | Договор | Регистрацияконтактов споставщиками | 02010101Регистрация в системедоговора с поставщиком | Информация в системе опоставщике и условиямдоговора | |
| 2. | Информация в системе опоставщике и условиямдоговора | - Письменная заявка подразделений о потребности в МТР - Информация об остатках МТР на складах | 02010102Создание закупки | Созданная в системезакупка | |
| 3. | Созданная всистеме закупка | 02010105Формирование заявкина поставку | Сформированная в системе заявка напоставку | Печать заявки и отправка поставщику | |
| 4. | Сформированная в системе заявка на поставку | Счет на оплату поставляемых МТР | 02010106Регистрация счетана оплату | Зарегистрированный в системе счет на оплату | Задание на платеж |
| 5. | Зарегистрированный всистеме счетна оплату | - Полная или частичная оплата счета (при поставках на условиях предоплаты)- Поставка МТР на склад (ТТН, СФ, счет) | 02010110Формирование приходного ордера:- формирование и печать отборочной накладной для оприходования МТР на складе;- формирование ТТН для бухгалтерского учета МТР | Сформированный в системе приходный ордер (отборочная накладная и ТТН) | Данные для складского и бухгалтерского учета (складские и бухгалтерские проводки) в системе |
Требования к вторичным входам и выходам процесса «Закупки сырья, материалов, запчастей на внутреннем рынке»
Требования к вторичным входам от поставщиков процесса представлены в таблице 2.15.
Таблица 2.6.
| Поставщики процесса | Вторичный вход | Требования к вторичному входу |
| Потенциальный поставщик | Регистрация контакта | Название поставщика, поставляемая номенклатура |
| Поставщик | Договор | Форма договора, реквизиты поставщика, общая сумма договора, скидки, срок поставки, способы доставки, условия оплаты |
| Счет на оплату поставки | Наименование и банковские реквизиты, ассортимент, количество, цена, сумма | |
| Поставка МТР (ТТН, СФ) | Ассортимент, количество, цена, сумма, НДС | |
| Склад | Наличие товара | Ассортимент, количество, местонахождение МТР |
| ПДО | Потребность в МТР | Ассортимент, количество, качественные характеристики |
| Цехи | ||
| ВФУ | Оплата и подтверждение оплаты | Вид, номер и дата документа, сумма платежа, основание платежа, поставщик |
Требования к вторичным выходам от потребителей процесса представлены в таблице 2.16.
Таблица 2.7.
| Потребители процесса | Вторичный выход | Требования к вторичному выходу | Наличие отчета, печатной формы |
| Склад | Акт приемки | Претензии по качеству и количеству МТР | Да |
| Приходный ордер | Номенклатурный номер, наименование товара, сорт, размер, количество, вес, штук в упаковке, количество упаковок, цена за единицу, НДС. Подписи должностных лиц | Да | |
| ВФУ | Заявка на платеж | Копия счета на оплату поставки | |
| Поставщик | Заявка на поставку | Ассортимент, количество, качественные характеристики, ориентировочные цены | Да |
| Акт приемки | Претензии по качеству и количеству МТР | Да | |
| УуиО | Учет прихода МТР | Требования определяются подсистемой «Бухгалтерский учет» | |
| Приходный ордер | Информация об оприходованных на складе МТР | Да | |
| Товарно-транспортная накладная, Счет-фактура, Счет | Напечатанный документ в установленной форме | Да |
II.3.3.4. Построение структурно-логической карты бизнес-процессов подсистемы «Закупки и управление запасами»
В результате описания процессов подсистемы «Закупки и управление запасами», был получен следующий вид структурно-логической карты (табл. 2.17)
Таблица 2.8.
| Стадии | Группы процессов | Сырье, материалы, запчасти (1) | Оборудование, мебель (2) | Оргтехника (3) | Хозтовары и услуги (4) | КИСТ (5) | ||
| Процессы | Внутр. Рынок | Внеш. Рынок | Внутр. Рынок | Внеш. Рынок | Внутр. Рынок | Внутр. Рынок | Внутр. Рынок | |
| 1 | 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | ||
| Регистрациядоговора/контрактас поставщикомна закупку МТР | 1 |  | | | | | | |
| Формированиезакупки в системе | 2 | | | | | | | |
| ФормированиеЗаявки поставщикуна поставку МТР | 3 | | | | | | | |
| Регистрация в системе счета на оплату | 4 | | | | | | | |
| Формирование приходного ордера (регистрация поступления МТР) | 6 | | | | | | | |
| Регистрация ТТН и СФ на поступающие МТР и КиСТ | 7 |  | | | | | | |
| Регистрация перемещения МТР, ТП и КиСТ между складами | 8 | | | | | | | |
| Отпуск МТР в производство | 9 | | | | | |||
| Учет наличия МТР на складах (контроль остатков) | 10 | | | | | | | |
| Регистрация возврата продукции (рекламации) | 11 | | | | | | | |
Такое формализованное описание процессов снабженческо-сбытовой деятельности ЗАО «Бумизделия» дает возможность построения прототипа для каждой подсистемы, т.е. конкретной модели подсистемы, изложенной средствами базового программного обеспечения, что является следующим этапом внедрения. Все последующие этапы внедрения носят чисто технический характер, поэтому не являются предметом рассмотрения в данном дипломном проекте.