Далее нужно посмотреть, соблюдает ли организация лимит остатка денег в кассе, а также лимит расчетов наличными с другими фирмами.
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности, поступившей из банка, от подотчетных лиц, а также сумм выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и т.п. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.
Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, аудитор должен обратить внимание на обоснованность выдачи денег. Иначе говоря, у фирмы должны быть приказы и распоряжения на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, выдачу средств на представительские и командировочные расходы; доверенности от сторонних организаций; исполнительные листы и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.
Если организация ведет расчеты с физическими лицами с применением ККТ, то необходимо проверить, вся ли ККТ прошла регистрацию в налоговой инспекции, о чем будут свидетельствовать карточки регистрации кассового аппарата. Журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин должны вестись по форме N КМ-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
Далее нужно проверить, как в организации хранятся денежные средства в кассе. Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ:
- касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;
- должна быть обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк;
- все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
4.2. Типичные ошибки, выявленные при аудите
кассовых операций
Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
- неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на "размен".
5. АРБИТРАЖНАЯ ПРАКТИКА
Чтобы подкрепить тот или иной вывод, мы не раз ссылались в нашей книге на решения арбитражных судов. Но в данном разделе мы еще раз рассмотрим некоторые интересные решения по наиболее актуальным вопросам применения при наличных расчетах ККТ и бланков строгой отчетности.
5.1. Решения по вопросам применения ККТ
Сначала рассмотрим судебные решения, связанные с применением ККТ.
Правопреемник может перерегистрировать ККТ, исключенную из Госреестра.
Модели контрольно-кассовой техники, исключенные из реестра, могут применяться для осуществления наличных денежных расчетов. И налоговые органы обязаны регистрировать кассовую технику, которая перешла в результате реорганизации к правопреемнику, если не истекли нормативные сроки амортизации. Так решил Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в Постановлении от 29 сентября 2005 г. N А56-52384/2004.
Суть спора. Торговое предприятие было реорганизовано путем преобразования в ОАО. И направило в ИФНС письмо с просьбой перерегистрировать 51 единицу контрольно-кассовой техники до истечения срока амортизации. Инспекция в регистрации отказала и предписала снять с учета контрольно-кассовую технику в связи с реорганизацией предприятия, а также указала, что версии данных моделей не подлежат регистрации с 1 октября 2004 г. Организация списывать такое количество техники досрочно не захотела, считая решение налоговых органов незаконным, и обратилась в суд.
Что решил суд. Суд поддержал позицию организации. При этом он исходил из того, что при изменении организационно-правовой формы юридического лица техника из обращения не выбывала (п. 5 ст. 58 Гражданского кодекса РФ) и, следовательно, может быть использована до окончания срока амортизации. Правопреемство подтверждено передаточным актом и учредительными документами. В ст. 3 Закона о ККТ действительно сказано, что при осуществлении наличных денежных расчетов применяются модели ККМ, включенные в Государственный реестр. Но этой же статьей предусмотрено, что Государственный реестр подлежит официальному опубликованию в установленном порядке. А в случае исключения из него ранее применявшихся моделей ККМ их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока амортизации.