Платежные (расчетно-платежные) ведомости регистрируют в специальном журнале (форма N Т-53а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).
Образец заполнения журнала приведен на с. 12.
Унифицированная форма N Т-53а
Образец обложки
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301050│
ООО "Рассвет" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
наименование организации ├───────┤
касса │ │
---------------------------------------------------------└───────┘
наименование структурного подразделения
ЖУРНАЛ
регистрации платежных ведомостей
01 января 06 31 декабря 06
за период с "--" ------ 20-- г. по "--" ------- 20-- г.
Лицо, ответственное за ведение журнала
старший кассир Быстрова А.Н.
-------------- -----------------------------------------------
должность фамилия, имя, отчество
| Номер по по- рядку | Ведомость | Наименование платежа | Струк- турное подраз- деление | Сумма по ве- домос- ти, руб. | Ведомость | ||||
| дата | номер | сдал | принял | ||||||
| личная подпись | фамилия, имя, отчество | личная подпись | фамилия, имя, отчество | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| 132 | 15.08 | 34 | выдача зарплаты | отдел сбыта | 156 090 | Иванова | Иванова П.Р. | Быстрова | Быстрова А.Н. |
| 133 | 16.08 | 35 | выдача материальной помощи | отдел сбыта | 24 499 | Иванова | Иванова П.Р. | Быстрова | Быстрова А.Н. |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| и т.д. | |||||||||
сто тридцать второй
Порядковые номера, помещенные на данной странице с -------------------
прописью
сто тридцать третий
по -------------------
прописью
По данному образцу
печатать все страницы журнала по форме N Т-53а.
1.3.4. Кассовая книга
Также операции по кассе фиксируют в кассовой книге (форма N КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.
Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня", а заканчиваются заполнением графы "Остаток на конец дня".
В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.
Отдельно хотелось бы остановиться на том, как вести кассовую книгу тем организациям, у которых есть филиалы или иные обособленные структурные подразделения. Например, сама организация расположена в Москве, а ее филиал - в Туле. При этом филиал реализует продукцию за наличный расчет, выдает заработную плату работникам и проводит другие операции с наличными деньгами.
Дело в том, что п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций в РФ), обязывает каждое предприятие вести только одну кассовую книгу. В то же время нормы этого документа требуют, чтобы все записи в кассовую книгу заносились сразу после пересчета получаемых или выдаваемых наличных сумм. Но, если удаленное подразделение находится в Туле, а кассовая книга - в Москве, получение или выдача денег не могут быть отражены в кассовой книге непосредственно при получении или выдаче денег в Туле.
Конечно, используя современные средства связи, можно так организовать документооборот между центральным офисом и филиалом, чтобы данные о совершенных кассовых операциях поступали из обособленного структурного подразделения в центральный офис в момент совершения этих операций. Но, согласитесь, это все же достаточно неудобно. Поэтому многие фирмы ведут в своих филиалах кассовые книги, которые называют кассовыми журналами или томами кассовой книги. Некоторые же фирмы открывают в филиалах отдельные кассовые книги. Возможно ли это?
Чтобы ответить на этот вопрос, сначала вспомним, что считается филиалом.
Итак, в соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Поэтому для того, чтобы соблюдать нормы п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ, организации придется либо отказаться от наделения филиалов всеми функциями самой организации, что повлечет за собой ограничение прав данной организации, либо преобразовать подразделение в отдельное юридическое лицо.
1.4. Расчеты с подотчетными лицами
Отдельно в нашей книге хотелось бы остановиться на расчетах с подотчетными лицами.
1.4.1. Порядок выдачи денег под отчет
Из кассы организации деньги подотчетным лицам выдаются на хозяйственные нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Срок, на который выдаются деньги, определяет руководитель организации. А работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. То же самое относится и к работникам, вернувшимся из командировки. Они должны отчитаться за полученные средства в течение трех дней после того, как вернутся из служебной поездки. Причем не важно, о какой командировке идет речь - по территории России или заграничной. Это следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.
Правда, бывает, что на фирме не определен срок, на который выдаются деньги под отчет. Тогда работники, получившие деньги из кассы, должны отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги.
Обнаружив при проверке нарушение срока, налоговые органы чаще всего рассматривают это как предоставление сотруднику беспроцентного займа на период от положенной даты отчета до фактической и начисляют налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды. Суммы же, по которым вообще нет авансовых отчетов, требуют включать в доход подотчетных лиц, облагаемый налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. В то же время позиция, которой придерживаются арбитражные суды, прямо противоположна: средства, выданные под отчет физическому лицу, его доходом в целях налогообложения не являются даже при отсутствии соответствующего финансового отчета. Об этом сказано, к примеру, в Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 8 января 2004 г. N А54-2875/03-С21.
Обратите внимание: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему еще средства организация не может. Иначе она нарушит требования п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.
1.4.2. Заполнение авансового отчета
Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.
В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону: приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с ним.