Источники формирования основных средств.
Первоначальное формирование основных средств на предприятии происходит в зависимости от формы его собственности.
Акционерные общества формируют основные средства за счет взносов (акций) учредителей (акционеров). Другие коммерческие организации формируют основные средства за счет вкладов участников (учредителей). Отдельные участники могут вносить в качестве вклада здания, машины, оборудование или право пользования ими, другие вносят деньги, за счет которых приобретаются основные средства. Вновь создаваемые акционерные общества покупают основные средства главным образом за счет выручки от продажи акций.
Государственные и муниципальные унитарные предприятия получают основные средства от собственника и учитывают их как часть уставного капитала.
Приватизируемые предприятия приобретают основные средства после их выкупа у государства или акционирования.
В условиях расширенного воспроизводства и технического прогресса происходит постоянное пополнение и обновление основных средств. Оно осуществляется в порядке капитальныхвложений (строительства, монтажа, приобретения основных средств), безвозмездной передачи сторонними организациями и лицами, а также в результате дополнительных взносов по решению учредителей (акционеров).
Учет поступления основных средств.
Учет поступления основных средств ведется в разрезе перечисленных классификационных групп и инвентарных объектов. При поступлении объекта в эксплуатацию комиссией, назначаемой руководителем организации, оформляется акт приемки-передачи. В нем указываются характеристика объекта, его местонахождение, источник финансирования приобретения, год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания объекта, его соответствие техническим условиям и др. Акт приемки-передачи основных средств составляют на каждый объект в отдельности. По общему акту, оформляющему приемку нескольких объектов, рекомендуется приходовать лишь хозяйственный инвентарь, инструменты, станки, если они однотипны, одинаковой стоимости и приняты одновременно. К акту приемки-передачи прилагается необходимая техническая документация (паспорта, спецификации, рабочие инструкции и т.п.). [4]
Учет наличия основных средств.
Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется на все время эксплуатации объекта и обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краски, насечки и т.п. Объекты основных средств обычно нумеруются по порядково-серийной системе, и номер указывается во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Инвентарными номерами объектов железнодорожных транспортных средств (электровозов, тепловозов, локомотивов) обычно служат номера, полученные на заводах-изготовителях, а у объектов автомобильного транспорта, тракторов и прицепов - знаки, присвоенные им госавтоинспекцией. Присваивать вновь поступившим основным средствам инвентарные номера выбывших объектов нельзя, так как это может привести к путанице и ошибкам в учете.
Акт приемки-передачи основных средств с сопроводительными документами передается в бухгалтерию организации. На основании акта бухгалтерия открывает инвентарную карточку, где указывает инвентарный номер объекта и основные данные о нем (первоначальная или восстановительная стоимость, норма амортизационных отчислений, величина износа на момент оприходования и др.).
На арендованные в порядке текущей аренды основные средства и в порядке финансового лизинга инвентарные карточки не открываются. Для их аналитического учета используют копию карточки, прилагаемой арендодателем (лизингодателем) к акту сдачи объекта основных средств в аренду (лизинг). При реконструкции, значительной достройке или дооборудовании объектов открывается новая карточка.
Для обеспечения сохранности инвентарные карточки каждого объекта регистрируются в специальных описях и хранятся в картотеке бухгалтерии сгруппированными по отраслевым классификационным группам, а внутри этих групп - по местам эксплуатации и видам объектов. При выбытии основных средств инвентарная карточка из картотеки изымается.
В организациях с небольшим количеством объектов основных средств, а также если они представляют собой сложные инвентарные объекты, имеют много крупных составных приспособлений и устройств (электромоторов, трансмиссий и т.п.), пообъектный учет можно вести в инвентарных книгах. При использовании в учете компьютеров и других видов ЭВМ отпадает необходимость в картотеке инвентарных карточек и все необходимые сведения о наличии и движении основных средств получают на основе информационной базы банка данных в виде распечатки регистров (машинограмм), используемых для управления основными фондами.
Учет перемещения объектов.
Перемещение основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела) внутри данной организации в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость (машинограмму) учета движения основных средств внутри организации. Номера накладных записывают в инвентарных карточках, которые помещаются в картотеку по новому местонахождению.
На основе инвентарных карточек на поступившие и выбывшие объекты бухгалтерия заполняет карточку учета движения основных средств по их видам и группам. При автоматизации учета этот аналитический регистр заменяется ведомостью движения основных средств. Общий итог групповой карточки или ведомости необходимо сверить с оборотом по дебету и кредиту соответственно синтетических счетов Основных средств и Долгосрочно арендуемых основных средств.
Основные средства отражаются в активе бухгалтерского баланса по первоначальной или восстановительной стоимости инвентарных объектов. В том же разделе актива баланса указывают суммы износа и остаточной стоимости основных средств.
Учет использования основных средств.
Эффективное использование основных средств - одно из важнейших условий успешной работы хозяйствующего субъекта. Обеспечение максимально возможной загрузки оборудования, рационального и наиболее полного использования производственных площадей, служебных помещений и территории способствует росту объемов выпуска продукции, снижению ее себестоимости, экономии капитальных вложений, сокращению срока окупаемости, повышению эффективности работы. Недостаточная или нерациональная, несогласованная по мощности загрузка технологических установок свидетельствует либо о неудовлетворительном качестве проектирования организации, либо о плохой ее работе: уменьшении заказов на продукцию, недостатках материально-технического снабжения, организации труда и т.п. Показатели использования основных средств чрезвычайно разнообразны и зависят от вида и назначения тех или иных объектов, отрасли, в которой они функционируют, особенностей продукции, визготовлении которой они принимают участие. Основными показателями, характеризующими использование наиболее активной части основных средств (машин и оборудования), являются коэффициенты использования различных парков оборудования, показатели загрузки станков и машин во времени, по мощности, по объему выполненных работ. Для их расчета учитывают время фактической работы тех или иных разновидностей машин и станков, объем выпускаемой ими продукции, ее стоимость или трудоемкость.
В обобщенном виде использование основных средств характеризует объем выработанной за данный отчетный период продукции, выполненных работ и оказанных услуг в расчете на 1000 руб. их стоимости. Этот показатель рассчитывают по видам рабочих машин и оборудования и всей совокупности основных средств, его широко применяют в экономическом анализе для сравнительной оценки и характеристики динамики фондоотдачи.
Во многих организациях показатели использования основных средств широко используют для анализа затрат на производство и реализацию продукции. В основе этого анализа лежит деление затрат на переменные, зависящие от количества выпускаемых изделий (выполненных работ), и постоянные, зависящие в основном только от стоимости объектов основных средств и времени их функционирования. Чем выше уровень загрузки хновйых средств, тем больше выпускается продукции, тем меньшеприходится постоянных затрат на единицу измерения продукции.
На основе этих соотношений можно определить оптимальный по соотношению "затраты - выпуск" ассортимент выпускаемых изделий (выполняемых работ), пределы допустимого снижения цен или роста затрат на продукцию.
Наиболее целесообразен учет использования оборудования во времени. В первичных документах по учету выработки или любой другой выполняемой работы мастер или другое ответственное лицо обычно указывает время начала и окончания работы. Иногда оно фиксируется автоматизированными устройствами, в оперативном учете диспетчерских пунктов и т.п. Соответствующим образом обработанные данные о величине фактически затраченного времени работы машин, оборудования, отдельных работников и бригад используются не только для оценки эффективности эксплуатации основных средств, но и в калькуляционных и оптимизационных расчетах.
За использование зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств и других объектов основных средств, их рациональную загрузку ответственны руководители соответствующих технических, производственных и административно-хозяйственных подразделений. Они должны информировать руководство организации о всех отклонениях от нормального режима использования закрепленных за ними объектов основных производственных фондов и другого имущества. На основе этой информации обычно принимают решения по лучшему их использованию, в частности о перепланировке производственных и хозяйственных помещений, передаче их другим службам, дополнительной загрузке мощностей, продаже или сдаче в аренду неиспользуемых машин, оборудования, инвентаря и транспортных средств.