Комп'ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек – бази даних. В найпростішому варіанті база даних – це та ж картотека, тільки розташована в пам'яті комп'ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою отримання або складання документа, його номером тощо.
Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер – це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготовлений, з включеними до нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені до інших документів, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.
Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про отримання документу.
Отримані документи обробляються, реєструються, контролюється їх виконання. Після цього документи направляються до електронного архіву, де зберігаються протягом встановленого терміну. [31]
Компактність зберігання, швидкий пошук необхідного документу, створення підбірок документів по заданій тематиці – все це досягається шляхом створення електронного архіву.
На відміну від безкомп'ютерних форм бухталтерського обліку, при яких первинні документи, облікові регістри, звіти роздруковуються та зберігаються в архіві при комп'ютерній формі обліку створюються електронні сховища даних на електронних носіях первинної інформації.
Подвійний запис при комп'ютеризації обліку зберігається, навіть якщо операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду. Принцип подвійності тепер реалізується на іншій підставі – шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників різних ступенів та рівнів. Записана один раз інформація залежно від програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числі і в розрізі кореспондуючих рахунків для отримання дебетових і кредитових оборотів.
Комп'ютеризація вносить зміни і до інших елементів методу бухгалтерського обліку. Наприклад, із застосуванням штрихових кодів, проведення інвентаризації, не змінюючи своєї економічної сутності, значно прискорюється, а способи її проведення докорінно змінюються. Так, заміна ручного перерахунку зчитуванням штрихових кодів дозволяє провести інвентаризацію без припинення поточних операцій на складах або в магазинах.
В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість відпуску товарної продукції. [31]
Суттєво змінюється і порядок складання звітності. При комп'ютерному способі обробки даних звітність формується як в регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.
Система програм «1С:Підприємство» призначена для вирішення широкого спектру задач автоматизації обліку і управління.«1С:Підприємство» являє собою систему прикладних рішень, побудованих по єдиних принципах і на єдиній технологічній платформі.Нижче наведена коротка характеристика системи програм «1С:Підприємство».
· Операції по банку і касі.
· Основні засоби і нематеріальні активи.
· Матеріали і МШП.
· Товари і послуги.
· Облік виробництва продукції і собівартості.
· Облік валютних операцій.
· Взаєморозрахунки з дебіторами, кредиторами.
· Взаєморозрахунки з підзвітними особами.
· Розрахунки по заробітній платі.
· Розрахунки з бюджетом.
· Будь-які інші розділи обліку.
Гнучкі можливості обліку:
· Кілька планів рахунків.
· Багаторівневі плани рахунків.
· Багатомірний і багаторівневий аналітичний облік.
· Кількісний облік.
· Багатовалютний облік.
· Облік по декількох підприємствах.
· Складні проводки.
· Платіжні доручення.
· Рахунки на оплату і рахунки-фактури.
· Складські і касові документи.
· Доручення.
· Інші документи.
Засоби роботи з документами дають змогу організувати введення документів, їх довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документу за різними критеріями: номер, дата, сума, контрагент. Ручне й автоматичне введеннябухгалтерських операцій. Вихідною інформацією в 1С:Підприємство 7.7 є операція, що відображає реальну господарську операцію, що відбулася на підприємстві. Кожна операція може містити бухгалтерські проводки для відображення зробленої господарської операції в бухгалтерському обліку. Операції можуть формуватися автоматично на підставі документів, що вводяться. Разом з операцією документ може створювати бухгалтерські проведення. Такий спосіб дозволяє швидко вводити велику кількість проведень, наприклад, при нарахуванні або амортизації основних засобів.
· Цілісне відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій.
· Зручний засіб ручного введення операцій.
· Типові операції.
· Автоматичне формування операцій первинними документами (накладними, вимогами, касовими ордерами і т.д.).
· Автоматичний облік амортизації, переоцінки валютних активів, фінансових результатів і т.д.
1С:Підприємство 7.7 включає набір стандартних звітів, що дозволяють бухгалтерові одержати інформацію за довільний період, у різних розрізах і з необхідним ступенем деталізації:
· Звіти за будь-який період.
· Розшифровка (деталізація) звітів.
· Звіти по синтетичному обліку.
· Звіти по аналітичному обліку.
· Податкова і бухгалтерська звітність.
· Звіти по документах.
· Будь-які інші звіти.
· Повноцінний багатовіконний інтерфейс.
· Панель інструментів, що надбудовується.
· Зручне введення інформації (режими підбору, календар, калькулятор).
· Різні режими пошуку і добору інформації.
· Різні режими допомоги і підказок.
· Контроль коректності проводок.
· Табло рахунків (оперативний перегляд підсумків по рахунках).
· Варіанти округлення.
· Система авторизації користувачів і контролю прав.
· Обмеження прав на різні функції по категоріях користувачів.
· Поділ доступу користувачів до даних.
· Монітор роботи користувачів.
· Журнал історії роботи користувачів.
· Засоби для завантаження і вивантаження інформації (довідників, документів, операцій, звітів).
· Обмін даними з іншими програмами через текстові файли і файли формату DBF.
· Обмін даними з іншими програмами за допомогою механізму OLE Automation.
· Побудова діаграм.
Багатокористувацький режим (у мережевих версіях):
· Одночасна робота декількох користувачів з одною інформаційною базою.
· Автоматичне відновлення інформації на екрані при змінах, зроблених іншими користувачами.
· Захист від змін об'єктів, що редагуються.
Можлива робота з територіально розподіленими інформаційними базами:
· Необмежена кількість автономних працюючих інформаційних баз.
· Повна або вибіркова синхронізація даних.
· Довільний порядок і спосіб передачі змін.
Таким чином, комп'ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.
Використання обчислювальної техніки призводить до якісно нових тенденцій в питаннї побудови структури облікового апарату.
3.2 Вдосконалення фінансової і облікової політики
Підприємство в умовах високої інфляції й існуючої податкової політики держави може мати різні інтереси в питаннях формування і використання прибутку, виплати дивідендів, регулювання витрат виробництва, збільшення майна й обсягів продажів (виторгу від реалізації). Однак усі ці аспекти діяльності підприємства, відбиті у фінансовому, податковому й управлінському типах обліку, піддаються керуванню за допомогою методів, напрацьованих світовою практикою, сукупність яких і складає систему керування фінансами.
Однієї з задач реформи підприємства є перехід до керування фінансами на основі аналізу фінансово-економічного стану з урахуванням постановки стратегічних цілей діяльності підприємства, адекватних ринковим умовам, і пошуку шляхів їхнього досягнення. При проведенні реформи підприємства стратегічними задачами розробки фінансової політики підприємства є:
– максимізація прибутку підприємства;
– оптимізація структури капіталу підприємства і забезпечення його фінансової стійкості;
– досягнення прозорості фінансово-економічного стану підприємств для власників (учасників, засновників), інвесторів, кредиторів;
– забезпечення інвестиційної привабливості підприємства;
– створення ефективного механізму керування підприємством;
– використання підприємством ринкових механізмів залучення фінансових засобів.
У рамках цих задач рекомендується виконати наступні заходи щодо ряду напрямків в області керування фінансами:
– проведення ринкової оцінки активів;
– проведення реструктуризації заборгованості по платежах у бюджет;
– розробка заходів для зниження негрошових форм розрахунків;
– проведення аналізу положення підприємства на ринку і вироблення стратегії розвитку підприємства;