ЦЕ ВИЗНАЧЕННЯ ВКЛЮЧАЄ ДВА КОМПОНЕНТИ:
· Перше - це адміністративний контроль, що охоплює план організації робіт, методологію та ведення робочої документації, що є компетенцією керівництва банком, і повністю залежать від якості менеджменту.
· Друге - це бухгалтерський контроль, що базується на плані організації робіт, методології та веденні документації, пов'язаної з функцією захисту активів та забезпечення достовірності фінансової звітності; він повинен бути розроблений
таким чином, щоб забезпечити:
1) Проведення транзакцій відповідно вказівкам керівництва (такі вказівки можуть бути генеральні або відносно конкретної операції);
2) Ведення записів таким чином, щоб: а) це дозволило вести фінансову звітність відповідно стандартів у галузі обліку та звітності і/або вимогам органів нагляду з питань обліку та звітності; а також б) вести належний облік активів.
3) Можливість користування активами тільки відповідно повноваженням, що надані керівництвом.
4) Проведення інвентаризації активів з належною періодичністю та прийняття необхідних заходів у разі виявлення недостач.
ЕФЕКТИВНІСТЬ ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ ЗАЛЕЖИТЬ ВІД СВОЄЧАСНОГО ВИЯВЛЕННЯ ПОМИЛОК АБО НАВМИСНИХ ВВЕДЕНЬ В ОМАНУ, ОТЖЕ, СИСТЕМА ПОВИННА БУТИ РОЗРОБЛЕНА ТАКИМ ЧИНОМ, ЩОБ ПЕРЕВІРЯЮЧІ МАЛИ МОЖЛИВІСТЬ НЕГАЙНО ВИЯВЛЯТИ ПОМИЛКИ ЧИ ШАХРАЙСТВА. ЦЕ ВИМАГАЄ НАЯВНОСТІ ПЕВНИХ ПРОЦЕДУР ТА НЕЗАЛЕЖНОСТІ ДАНОЇ ФУНКЦІЇ, КОМПЕТЕНТНОГО ПЕРСОНАЛУ.
· Важливим, але не єдиним достатнім фактором є наявність документів з викладенням процедур ; отже інспектор повинен не тільки вивчити вищенаведені документи з точки зору їх повноти, а також визначити, наскільки чітко виконуються викладені в них вимоги.
· Ступінь компетентності при виконанні завдань може визначатись тільки на суб'єктивній основі, проте необхідно брати до уваги також загальний рівень підготовки, обізнаність зі своєю роботою, конкретними обов'язками, а також ставлення до роботи взагалі.
· Важливим аспектом роботи системи внутрішнього контролю є незалежність, тому що співробітники, що займаються бухгалтерським обліком або мають доступ до документів, можуть виявляти нечесність або приховувати нечесність інших.
· Враховуючи важливість незалежності даної функції, в ході перевірки необхідно проводити різні тести або робити спостереження для набуття впевненості в тому, що функції здійснення операцій та їх обліку розподілені; така система відома як система подвійного контролю, що є критичним фактором для забезпечення ефективності роботи систем, у тому числі систем контролю.
· І, нарешті, інспектор повинен пам'ятати про негативні фактори, що можуть призвести до недоліків у роботі систем, в тому числі систем контролю, а саме:
- Вчинення тиску для забезпечення високого рівня прибутків в умовах складного економічного чи фінансового стану;
- Особиста фінансова зацікавленість залежить від результатів діяльності банку;
- Робота членів однієї сім'ї в одному управлінні або з одного напрямку діяльності;
- Надзвичайно сильні особистості, що можуть мати негативний вплив на політику банку, а отже і на роботу систем, в тому числі систем контролю.
НА ЗАКІНЧЕННЯ ТРЕБА СКАЗАТИ, ЩО ПЕРЕВІРКА РОБОТИ СИСТЕМ, В ТОМУ ЧИСЛІ СИСТЕМ КОНТРОЛЮ, МОЖЕ БУТИ ОКРЕМИМ ЗАВДАННЯМ, А МОЖЕ ВИКОНУВАТИСЬ ГРУПАМИ РАЗОМ З ІНШИМИ ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ; В ОБОХ ВИПАДКАХ ТРЕБА ВПЕВНИТИСЬ У НАЛЕЖНІЙ РОБОТІ СИСТЕМ, ЩО ДОЗВОЛИТЬ ЗАБЕЗПЕЧИТИ РЕАЛІЗАЦІЮ БАНКІВСЬКОЇ ПОЛІТИКИ. НИЖЧЕ НАВОДЯТЬСЯ ОСНОВНІ ФАКТОРИ, ЯКІ НЕОБХІДНО ВРАХОВУВАТИ ІНСПЕКТОРУ, ЩО ЗАЙМАЄТЬСЯ ЦІЄЮ РОБОТОЮ.
1) Сам по собі факт наявності документів, що формулюють банківську політику, ще недостатній для висновку про те, що управління банком здійснюється належним чином (а встановлення того, чи належним чином проводиться керівництво банком, і є метою перевірки); така політика повинна доповнюватись роботою систем, в тому числі систем контролю, які повинні бути оформлені документально, чітко дотримуватись та використатись для реалізації банківської політики.
2) Якщо в банку є система проведення внутрішніх аудиторських перевірок, або проводиться зовнішній аудит, в ході інспектування треба ознайомитись з матеріалами таких перевірок і визначити, чи належним чином працюють системи, в тому числі системи контролю.
3) В ході інспектування треба перевірити ефективність роботи системи внутрішнього контролю, розробка якої ставить за мету: забезпечення збереження активів, достовірності даних обліку та звітності, ефективності діяльності, дотримання політики банку.
4) Ефективний внутрішній контроль складається з двох компонентів: адміністративний контроль (організація та загальні процедури здійснення операцій) та бухгалтерський контроль (процеси укладення угод, їх обліку, доступ до активів, інвентаризація активів).
5) Ефективний внутрішній контроль робить можливим негайне виявлення помилок та шахрайств; для такої роботи необхідна наявність: а) етодик, інструкцій; б) компетентного персоналу; в) незалежності функції контролю; останнє дозволяє забезпечити систему подвійного контролю, для запобігання випадків шахрайства.
ПЕРЕВІРКА РОБОТИ СИСТЕМ В ХОДІ ІНСПЕКТУВАНЬ НА МІСЦЯХ В УКРАЇНІ ВИМАГАЄ РОЗВИТКУ. В ДАНОМУ РЕФЕРАТІ РОЗГЛЯНУТІ ЛИШЕ ОСНОВНІ МОМЕНТИ ПЕРЕВІРКИ РОБОТИ СИСТЕМ.СЛІД ЗАЗНАЧИТИ, ЩО МАСШТАБИ ПЕРЕВІРОК МОЖУТЬ БУТИ РІЗНИМИ ЗАЛЕЖНО ВІД КОНКРЕТНОЇ СИТУАЦІЇ, У ЗВ'ЯЗКУ З ЧИМ В ХОДІ ПРОВЕДЕННЯ ТАКИХ ПЕРЕВІРОК МОЖУТЬ ВИНИКАТИ Й ІНШІ ПИТАННЯ, НЕ ОХОПЛЕНІ ЦИМ РЕФЕРАТОМ.
· Одне із завдань інспектувань полягає в перевірці дотримання законодавства та нормативних актів.
· Головний інспектор може самостійно приймати рішення про порядок проведення перевірки дотримання законодавства та нормативних актів:
- Ця перевірка може бути окремим завданням, яке звичайно комбінується із завданням з перевірки роботи систем, в тому числі систем контролю ; при виборі цього варіанту, група, на яку покладене це завдання, несе відповідальність за заповнення зіту з результатів перевірки, проте така робота повинна проводитись у координації з іншими групами.
- Інший варіант полягає в тому, щоб включити завдання з перевірки дотримання законодавства як складової частини всіх інших завдань; якщо вибраний цей варіант, задача головного інспектора полягає у забезпеченні виявів усіх порушень законодавства.
· Масштаб перевірки дотримання законодавства, безумовно, залежить від положень банківського законодавства та нормативних актів; найбільш поширеними питаннями є:
- вимоги до кредитування (з'ясовуються в ході аналізу якості активів);
- мінімально можливий рівень капіталу (з'ясовується в ході аналізу капіталу);
- вимоги до ліквідності з точки зору грошово-кредитної політики та банківського нагляду;
- інші вимоги стосовно балансових статей (наприклад, основних фондів);
- вимоги до валютних операцій;
- вимоги до звітності.
5.Інші питання стосовно банківського нагляду НБУ:
· Питання 1 - Інформація щодо внутрішнього аудиту
Це питання вимагає від інспектора встановлення наявності у банку незалежної структури, на яку покладена відповідальність за проведення внутрішнього аудиту різних департаментів та напрямків діяльності, звіти з результатів цієї роботи надаються Раді директорів на незалежній основі; якщо такої структури нема або її робота не задовільняє вимоги, слід зробити критичні зауваження.
· Питання 2 - Зовнішній аудит
Інспектор повинен встановити, чи проходять щорічні банківські звіти (балансовий звіт, звіт з доходів та збитків і т.д.) незалежну аудиторську перевірку (список аудиторських компаній повинен затверджуватись Національним банком); якщо такі перевірки не повністю незалежні або не охоплюють все коло питань або при порушенні терміну надання звітів про такі перевірки (не пізніше 90 днів після закінчення фінансового року) слід дати критичні зауваження.
· Питання 3 - Звітність, що надається до Національного банку України
Звіт з результатів інспекційної перевірки містить коментарі інспектора з питань звітності, що надається до Національного банку України, причому більш детальні коментарі вимагаються лише при негативних результатах цієї перевірки.
· Питання 4 - Положення банківської політики, викладені належним чином у письмовій формі
У звіті з результатів перевірки це питання відображене на сторінці "Менеджмент/Адміністрація"; при негативних результатах перевірки треба дати більш детальні коментарі та пояснення як на цій сторінці, так і в інших розділах звіту.
· Питання 5 - Дотримання внутрішньої політики
Це питання розглядається вище в контексті роботи систем, в тому числі контрольних, необхідних для реалізації політики; безумовно, робиться, певною мірою, суб'єктивний аналіз, заснований на спостереженнях; при висвітленні недоліків треба дати критичні зауваження.
· Питання 6 - Наради керівників
Вважається, що для забезпечення надійності банку, наради керівників треба проводити щонайменше раз на місяць; головному інспектору слід розглянути протоколи всіх нарад керівників, особливо питання кворуму та присутності окремих членів, і дати свої коментарі.
· Питання 7 - Внутрішній контроль
Це питання тісно пов'язане з питанням 5 і розглядається вище; проте воно має ту специфіку, що відноситься до питань обліку та звітності, про які також говорилось у згаданому розділі. Інспектору слід ретельно вивчити роботу системи подвійного контролю і встановити, чи розподіляється відповідальність між співробітниками стосовно проведення та обліку операцій; повинні даватись коментарі недоліків.
· Питання 8 - Практика обліку та звітності
Це питання пов'язане з дотриманням банком стандартів обліку та звітності і, більш конкретно, особлива увага приділяється практиці нарощування процентів та створення резервних відрахувань на покриття збитків з кредитів ; будь-які сумніви повинні бути прокоментовані.