53. Организация аналитического учета запасов
Одним из сложных вопросов организации материального учета является получение информации о наличии и движении запасов в сортовом, аналитическом разрезе. При большой номенклатуре запасов применяется оперативно-бухгалтерский метод учета запасов. При этом методе количественно-сортовой учет материалов на складах ведется в карточках складского учета (ф. № М-12), которые открываются на каждый номенклатурный номер материалов. Записи в карточках материально ответственными лицами осуществляются ежедневно на основании приходорасходных документов по поступлению и расходу материалов с выведением остатка после каждой записи (для обеспечения контроля за соблюдением нормы запаса).
Бухгалтерия осуществляет постоянный контроль за правильностью складского учета и его соответствием приходорасходным документам. С -пой целью работник бухгалтерии, ведущий учет материалов, в установленные дни (но не реже одного раза в неделю) является на склад и в присутствии материально ответственного лица проверяет правильность сделанных им записей и выведенных остатков в карточках складского учета. После этого по реестру принимает приходорасходные документы, подтверждая факт получения документов и правильность записей своей подписью на карточках складского учета (в графе "Контроль").
После этой проверки карточки складского учета превращаются из регистров оперативного учета в регистры оперативно-бухгалтерского учета. В связи с этим отпадает необходимость вести в бухгалтерии параллельную картотеку аналитического учета материалов.
Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется только в денежном измерении по укрупненным группам материалов ("Прокат черных металлов", "Прокат цветных металлов", "Лесоматериалы", "Электротехнические изделия" и др.) в разрезе синтетических счетов, субсчетов и мест хранения (материально ответственным лицам).
Для увязки количественного складского учета со стоимостным бухгалтерским учетом для каждого склада (материально ответственного лица) открывают сальдовую ведомость (или книгу остатков материалов). Эти ведомости (книги) каждого 1-го числа месяца бухгалтерия передает на склады для перенесения в них материально ответственными лицами из карточек складского учета количественных остатков каждого вида и сорта материалов на начало нового месяца. В бухгалтерии эти остатки оценивают по принятым учетным ценам, подсчитывают итоги стоимости их по группам и складам в целом, а затем сверяют с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений по той или иной группе ошибки выявляют и исправляют до составления баланса.
При сортовом методе учета материалов материалы хранят и учитывают по сортам. На каждый вид и сорт (номенклатурный номер) материалов открывают карточку складского учета, записи в которой осуществляют в натуральных измерителях на основании приходорасходных документов. В складской картотеке карточки размещают по группам и сортам.
В установленные сроки материально ответственным лицом составляется материальный отчет и вместе с приходорасходными документами сдается в бухгалтерию. Материальный отчет составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отчета с приложенными документами остается у бухгалтера, второй - возвращается материально ответственному лицу. Ошибки, выявленные в материальном отчете при проверке его бухгалтером, должны быть выправлены материально ответственным лицом в обоих экземплярах отчета.
В бухгалтерии аналитический учет материалов по наименованиям и сортам ведется в карточках количественно-суммарного учета, на основании которых в конце месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам (по складам и материально ответственным лицам). Итоги оборотных ведомостей обобщаются и сверяются с данными складского учета и бухгалтерского учета.
На малых и средних предприятиях при незначительном количестве материалов и отсутствия складов' вместо карточек учет материалов в кладовых может вестись в материальных отчетах, в которых показывается остаток материалов (по наименованиям и сортам) на начало месяца, их поступление и расход за месяц, и остаток на конец месяца. К отчету прилагаются приходорасходные документы.
В бухгалтерии аналитический учет материалов ведется в карточках количественно-суммарного учета, по данным которых в конце месяца составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам и сверяют с данными складского учета.
При автоматизированном учете материалов вместо карточек складского учета на основании приходорасходных документов с помощью ЭВМ составляют машинограмму — сортовой оборотной ведомости, в которой полностью отражаются данные карточек складского учета с указанием количества и
стоимости поступивших и израсходованных материальных ценностей по каждому приходному и расходному документу, а также итоговые данные о движении и остатках материалов по каждому номенклатурному номеру и складу в целом. Кроме этого в машинограмму вводятся две дополнительные графы:
норматив запаса и отклонения от норм, что обеспечивает автоматический контроль за состоянием складских запасов.
54. Учет поступления запасов и расчетов с поставщиками
Для обобщения информации о наличии и движении запасов сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий и других запасов Планом счетов предусмотрен счет 20 "Производственные запасы", который ведется по субсчетам:
201 "Сырье и материалы";
202 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия";
203 "Топливо";
204 "Тара и тарные материалы";
205 "Строительные материалы";
206 "Материалы, переданные в переработку";
207 "Запасные части";
208 "Материалы сельскохозяйственного назначения";
209 "Прочие материалы".
На субсчете 201 "Сырье и материалы" ведут учет наличия и движения сырья, основных и вспомогательных материалов, приобретенных предприятием для производственных и хозяйственных потребностей.
На субсчете 202 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия" учитывают наличие и движение покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, приобретенных для производства; в строительных организациях — строительных конструкций и деталей (металлических, железобетонных, деревянных и др.); в научно-исследовательских и конструкторских организациях — спецоборудования и приборов, приобретенных для выполнения научных (экспериментальных) работ.
На субсчете 203 "Топливо" учитывают все виды топлива (твердого, жидкого), а также смазочных материалов, приобретенного для технологических эксплуатационных и бытовых нужд. На этом субсчете учитывают также оплаченные талоны на нефтепродукты и газ.
На субсчете 204 "Тара и тарные материалы" учитывают возвратную и обменную тару (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные др.), кроме тары, используемой как хозяйственный инвентарь, а также тарные материалы,, используемые для изготовления и ремонта тары.
На субсчете 205 "Строительные материалы" учитывают строительные материалы, предназначенные для капитального строительства; отечественное и импортное оборудование, подлежащее установке, и другие материальные ценности, необходимые для строительства. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки всех его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей к такому оборудованию.
Субсчет 206 "Материалы, переданные в переработку" предназначен для учета материалов, переданных в переработку другим предприятиям. Аналитический учет таких материалов ведут по их видам и предприятиям-переработчикам.
На субсчете 207 "Запасные части" учитывают запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей машин, оборудования и транспортных средств. На этом субсчете ведут также учет обменного фонда двигателей, узлов и агрегатов, создаваемого специализированными ремонтными предприятиями и ремонтными подразделениями (цехами) предприятий для ускорения ремонтных работ и повышения их качества. Учет обменного фонда двигателей, узлов и агрегатов ведется с подразделением: подлежащие восстановлению (находящиеся на складе); находящиеся в ремонте; пригодные к использованию (новые и восстановленные).
На субсчете 208 "Материалы сельскохозяйственного назначения" учитывают минеральные удобрения и ядохимикаты (используемые в растениеводстве), биопрепараты и лечебно-ветеринарные медикаменты (используемые в животноводстве), а также посадочный материал и корма (покупные и собственного производства).
Субсчет 209 "Прочие материалы" предназначен для учета хозяйственных материалов, используемых для текущих потребностей предприятий (канцелярские принадлежности,электро-лампы и др.), полезных отходов (металлолом, утиль и пр.), полученных от ликвидации основных средств и других необоротных материальных активов.
На дебете счета 20 "Производственные запасы" и его субсчетов учитывают поступление соответствующих запасов на предприятие и увеличение их стоимости в результате до оценки; на кредите — стоимость израсходованных запасов (отпущенные в производство, в переработку, реализованные на сторону и т.п.), а также уменьшение их стоимости в результате уценки приобретенных запасов на счете 20 "Производственные запасы" и его субсчетах ведется, как указывалось ранее, по фактической себестоимости приобретения, которая состоит из по г>и цены и транспортно-заготовительных расходов (затраты на транспортировку, погрузочно-разгрузочные работы, он иной ввозной пошлины, услуг посреднических организации других расходов, связанных с приобретением запасов и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования). Эта себестоимость определяется, как правило, только в конце месяца — после отражения всех заготовительных операций и распределения их между отдельными видами запасов. Документы же на оприходование и списание израсходованных запасов, поступающие в бухгалтерию, требуют их систематической обработки и отражения в учетных регистрах, что невозможно сделать без предварительной оценки соответствующих запасов.