Проверка документов в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчетов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической,
Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, лимитов.
При формальной проверке документов устанавливают полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе.
Неправильно составленные или не полностью оформленные документы возвращают лицам, составившим документ, для до-оформления, а иногда и для составления заново.
Если при проверке документов выявлена подделка подписей или каких-либо реквизитов или другие злоупотребления, то такие документы должны быть задержаны и переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер,
Если при проверке документа, поступившего от другого предприятия, обнаружена ошибка, то ему об этом посылается письменное сообщение. После этого необходимо проследить за получением сообщения о том, что предприятие сделало необходимые исправления в своих записях. В учете данного хозяйства необходимо сразу сделать правильные записи на основании расчета, прилагаемого к документу, в котором обнаружена ошибка. Исключение из этого правила делают только для учреждений банка. Если в выписке банка с текущего или иного счета предприятия показана ошибочная сумма (о списании или зачислении денежных средств), то предприятие делает у себя такую же запись, относя эту сумму на счет банка по претензиям. Одновременно предприятие принимает меры, чтобы банк исправил у себя ошибочные записи. У себя в учете предприятие повторяет записи, сделанные учреждением банка.
Следующий этап обработки документов —расценка (таксировка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в расценке обусловлена тем, что значительное количество поступающих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители (требования, накладные, лимитно-заборные карты и др.), а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.
Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет значительно сократить число записей в учетных регистрах.
Контировка документов состоит в указании корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок. Преимущественно бухгалтерскую проводку составляют на бланке того документа, которым оформлена хозяйственная операция. Запись делают от руки на свободном месте документа или в оттиске специального штампа, имеющего графы для отражения номеров корреспондирующих счетов и суммы. На бланках отдельных документов (кассовые ордера, авансовые отчеты и др.) для указания корреспондирующих счетов предусмотрены специальные графы. В отдельных случаях для составления бухгалтерских проводок пользуются мемориальными ордерами,
От правильности составления бухгалтерских проводок зависит достоверность учетных показателей. Это требует от учетных работников высокого уровня экономических знаний и деловой квалификации.
Оформленные бухгалтерскими проводками документы используются для отражения хозяйственных операций в регистрах синтетического и аналитического учета. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь определенную отметку, что предупреждает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной машине — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку. Все доку менты, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Выплачено" с указанием даты.
Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.
Правильная организация документооборота требует составления плана документооборота^ который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.
25. Классификация документов
Для оформления разнообразных операций, осуществляемых на предприятии, используются разные по содержанию и форме документы. Правильному составлению и использованию документов в учете помогаетих классификация, т.е. группировка документов по определенным отличительным признакам.
Ш назначению документы подразделяются на: распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, содержащие распоряженяе (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат обоснованием для отражения их в учете.
Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о ее выполнении), а поэтому служат обоснованием для учетных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или много счета предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для .исполнителей (банков, подотчетных, материально ответственных лиц и др^ они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.
Документы бухгалтерского оформления составляются самими работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расчеты (например, ведомости начисления амортизации и износа основных средств, распределения косвенных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного зна-чения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.
В практике учета предприятий документы распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления в отдельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трех видов документов. Документы, которые по своему назначению выполняют функции двух и даже трех документов (распорядительных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер (см. с. 88), переданный для исполнения кассиру, выполняет функцию распорядительного документа;
после выдачи кассиром денежных средств и расписки получателя яа ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию документа бухгалтерского оформления. Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.
В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций документы различают первичные и сводные. Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ и др.). Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения заработной платы и др.). Такие документы имеют важное значение для систематизации и сокращения учетных записей.