Информационные технологии управления (стр. 23 из 27)
После запуска OE осуществляется подключение к почтовому серверу, вход в учетную запись пользователя и загрузка новых сообщений в папку Входящие. Кроме папки Входящие программа OE использует другие стандартные папки и позволяет пользователю создавать собственные папки.
Окно Outlook Express.
Окно OE по умолчанию имеет следующий вид:
Рабочая область окна OE разбита на следующие части:
Окно Папки - предназначено для управления письмами. Поступающая корреспонденция помещается в папку Входящие.
Окно Контакты - предназначено для вывода информации о списке контактов пользователя.
Справа от этих окно расположено главное окно. При выборе слева одной из папок главное окно разбивается на 2 горизонтальные части для просмотра заголовков писем и их содержимого.
Настроить вид окна OE и включить или отключить его отдельные компоненты можно командой Вид/ Раскладка... .
Список заголовков писем состоит из нескольких столбцов - по умолчанию, для папки Входящие это столбцы: "!" (важность письма); столбец с изображением скрепки (вложение), который показывает, прикреплены ли к письму файлы; От (информация об отправителе); Тема (тема письма); Получено (дата и время получения). Ширину столбцов легко поменять, буксируя мышью их разделительные линии. Щелкая левой кнопкой мыши по заголовку столбца или командой Вид/ Сортировать, можно упорядочивать письма по данному столбцу в алфавитном или обратном порядке. Добавить и удалить столбцы, отображаемые для папки, а также поменять порядок их следования, можно командой Вид/ Столбцы... .
При щелчке мышью по заголовку письма в нижней половине главного окна OE выводится его содержимое, причем файлы известных OE форматов, такие как графические изображения, будут показаны непосредственно в тексте письма. Если выполнить двойной щелчок по заголовку письма, оно откроется в новом окне OE.
По команде Сообщение/ Создать или нажав кнопку Создать сообщение на панели инструментов, мы попадаем в окно создания сообщения. В поле ввода Кому: следует набрать адрес E-mail получателя, в поле Копия: можно ввести адреса еще нескольких получателей, разделяя их символом ‘; ’. В поле Тема: указывается общий заголовок письма, который получатель увидит при просмотре входящей почты. Командой Сообщения/ Важность можно назначить важность сообщения.
Наконец, перейдя в основное поле окна, можно вводить текст письма. Существуют две основных возможности, выбор между которыми делается в меню Формат - отправлять письмо как обычный текст или в формате HTML. Во втором случае в письме можно использовать различные шрифты, цвета и начертания, а ниже поля Тема: появится стандартная панель для управления шрифтами. Пункты Стиль, Шрифт... и Абзац... меню Формат позволяют установить свойства текста по умолчанию.
Проверить набранный текст письма можно командой Сервис/ Правописание..., управление окном проверки почти такое же, как в Microsoft Word. Настроить проверку правописания можно из основного окна OE на вкладке Правописание окна Параметры... меню Сервис.
Перед отправкой писем имеет смысл заглянуть и на вкладку Отправка сообщений окна Параметры... OE, где можно настроить форматы обычного и HTML-текста для отправляемых сообщений. Нажав кнопку Выбор языка, можно выбрать кодировку для отправляемых писем. В России принято отправлять и получать письма в KOI-8R.
Отправить полностью набранное письмо можно командой Файл/ Отправить или соответствующей кнопкой панели инструментов. Если в основном окне OE на вкладке Отправка сообщений команды Параметры... меню Сервис установлен флажок Сразу отправлять сообщения, соединение с почтовым сервером произойдет немедленно, в противном случае письмо будет помещено в папку Исходящие, а отправлено только при выборе команды Сервис/ Доставить почту или при завершении работы с OE.
Щелкнув по заголовку нужного письма в папке Входящие и нажав на панели инструментов кнопку Ответить (либо выбрав пункт Ответить отправителю меню Сообщение) мы получим окно создания сообщения с уже заполненным полем Кому. В поле Тема будет указана тема вида Re: тема письма отправителя. Таким образом, отвечать на письма можно и не вводя никакой информации, кроме текста ответа. Если на вкладке Отправка сообщений окна Параметры... из меню Сервис установлен флажок Включать в ответ текст исходного сообщения, присланное Вам письмо также скопируется в область ввода текста. Иногда это удобно, если Вы “по пунктам" хотите ответить на присланные Вам предложения.
Выделив в окне OE письмо и выбрав один из пунктов Переслать, Переслать как вложение меню Сообщение, можно переслать полученное Вами письмо одному или нескольким адресатам. Тема пересылаемого письма по умолчанию имеет вид Fw: тема письма отправителя.
В письмо можно вложить файлы любого формата, а их общий объем ограничен лишь настройками почтового сервера. Если в полученном Вами письме есть вложения, слева от его строки в таблице заголовков писем выведен символ скрепки. Двойной щелчок по ярлыку вложения приводит к предложению открыть файл связанной с этим типом файлов программой Windows, либо сохранить его на диске, а выбор пункта Сохранить как… из контекстного меню ярлыка вложения или пункта Сохранить вложения… меню Файл позволяет сохранить полученные файлы на жестком диске или дискете.
При отправке письма для вложения в него файла достаточно в окне создания сообщения выбрать один из пунктов Вложение файла..., Текст из файла из меню Вставка и найти вкладываемый файл с помощью стандартного окна открытия документа.
Сохранить полученное письмо можно, выбрав в окне OE или письма пункт Сохранить как… меню Файл. При этом можно выбрать для сохраняемого файла формат *. eml, что полезно, если письмо предназначено для дальнейших пересылок или один из форматов *. txt, *.html если Вы хотите сохранить письмо как обычный текст.
По умолчанию для каждого пользователя OE создаются следующие папки:
Входящие - папка содержит полученные пользователем письма;
Исходящие - папка используется для промежуточного хранения написанных, но не отправленных писем;
Отправленные - папка содержит копии отправленных писем;
Удаленные - папка хранит удаленные пользователем письма (служит для писем аналогом Корзины Windows);
Черновики - папка для хранения писем, находящихся в процессе разработки.
Если на вкладке Общие окна Параметры... меню Сервис установлен флажок При запуске сразу открывать папку Входящие, она открывается автоматически и основное время пользователь работает с ней. В папку Исходящие сообщения попадают только если выключен флажок Сразу отправлять сообщения на вкладке Отправка сообщений окна Параметры... меню Сервис. Там же можно включить и выключить флажок Сохранять копию в папке Отправленные - последняя задействована только если этот флажок установлен.
Удалить ненужное письмо можно, выделив его заголовок и нажав клавишу Delete или командой Правка/ Удалить. Такие письма хранятся в папке Удаленные и только при удалении из нее стираются окончательно. В последнем случае OE попросит подтвердить удаление в окне диалога. Управлять папкой Удаленные можно с помощью флажка Очищать папку Удаленные перед выходом на вкладке Обслуживание окна Параметры... меню Сервис.
Выбрав в окне папок строку Локальные папки и обратившись в окне OE к подменю Создать меню Файл, пользователь с помощью вложенного пункта Папка... может создать собственные почтовые папки с любыми именами. Удалить ранее созданные папки можно так же, как письма - с помощью кнопки на панели инструментов или пункта меню Правка. Для этих же действий с папками предназначено подменю Папка меню Файл. Кроме того, пункты этого меню Сжать и Сжать все папки позволяют “упаковать” существующие папки, экономя место на жестком диске. Пункты Переместить в папку..., Скопировать в папку... контекстного меню заголовка письма или соответствующие пункты меню Правка окна OE позволяют перемещать письма между всеми существующими почтовыми папками.
При регулярной переписке имеет смысл создать адресную книгу. Для работы с ней достаточно в окне OE или в окне создания сообщения выбрать пункт Адресная книга... меню Сервис. Адресная книга откроется в новом окне.
Пункт Создать контакт... меню Файл этого окна позволяет занести в адресную книгу новую запись. При его выборе открывается окно Свойства с несколькими вкладками, позволяющими ввести довольно полную информацию о Вашем абоненте. Необходимый минимум информации - имя или фамилия и хотя бы один адрес E-mail, которые следует ввести в поля вкладки Имя и нажать ОК.
Если записей в адресной книге много, можно объединять их в группы. Создать группу и занести в нее новые или существующие записи позволяет команда Файл/ Создать группу... окна адресной книги. Выбрав группу в качестве получателя письма, мы отправляем письмо сразу всем ее участникам.
Чтобы написать письмо абоненту из адресной книги, в окне создания сообщения обратитесь к пункту Выбрать получателей… меню Сервис и, выбирая получателей в левой части окна, с помощью кнопок “Кому->" и “Копия->” заполните соответствующие поля в правой части окна.
Обратившись к вкладке Подписи окна Параметры... меню Сервис и нажав кнопку Создать, можно ввести текст или выбрать файл, которые будут автоматически добавляться к каждому отправляемому Вами письму. В простейшем случае это может подпись вида “Искренне Ваш, Иванов А.А. ".