По охвату фондов в библиотеке каталоги делятся на центральные каталоги, отражающие единый фонд системы, и каталоги отдельных фондов — подразделений библиотеки, библиотек- филиалов.
Исходя из способа группировки библиографических записей в библиотеке организуются алфавитные и систематические каталоги и картотеки. Алфавитный каталог (АК) — библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен или фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий произведений печати и других документов. Алфавитный каталог позволяет найти все произведения одного автора, различные издания одного и того же произведения.
Систематический каталог (СК) — библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации.
В библиотечных каталогах отражаются имеющиеся в фондах библиотек произведения печати (издания), кинофотофонодокументы инеопубликованные материалы, составляющие в совокупности документы — материальные объекты с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В каталогах библиотеки наряду с книгами и брошюрами могут отражаться также нотные издания, атласы, альбомы, отдельные сборники стандартов, аудиовизуальные материалы (грампластинки, магнитные фонограммы, диаматериалы, узкопленочные кинофильмы и т. д.). Описания периодических изданий (газеты и журналы), имеющиеся в фонде библиотеки, собираются только в каталогах и картотеках периодических изданий. В библиотеке продолжающиеся издания относят, как правило, к каталогам книг. При наличии значительного фонда нотных изданий, аудиовизуальных материалов (звукозаписей, диаматериалов, фонограмм и т. п.) организуются самостоятельные каталогина каждый из видов изданий.
По назначению каталоги и картотеки можно разделить на читательские и служебные, а также сочетающие одновременно функции читательских и служебных. Служебные каталоги размещаются в служебных помещениях, доступ к ним читателей ограничивается, они используются в основном сотрудниками библиотеки. В наименование каталога слово «служебный» входит только в том случае, если в системе есть аналогичный по способу группировки читательский каталог.
Библиотечные каталоги и картотеки могут иметь карточную или машиночитаемую (с помощью ЭВМ) форму, реализовываться на микроносителях (микрофильмах или микрофишах), издаваться в виде книг, бюллетеней. В библиотеке чаще всего применяется традиционная карточная форма. С развитием технических средств все шире внедряться форма электронных каталогов и каталогов на микроносителях. В связи с потребностью читателей знать фонды не только своей библиотеки, но и других, создается необходимость иметь в библиотеке информацию о фондах этих библиотек. В этом смысле достоинства электронного каталога несомненны. [4]
С определенной периодичностью библиотеки издают бюллетень «Новые поступления в фонд ЦБС». Этот бюллетень, предназначен не только для библиотек-филиалов, но и для организаций и учреждений обслуживаемого района, города, для оперативной информации административных органов, хозяйственных руководителей, читателей-специалистов, студентов, учащихся старших классов, нуждающихся в новой литературе. Список новых поступлений в единый фонд библиотеки (в систематическом порядке, с указанием шифров и номеров библиотек-филиалов) можно публиковать не только в бюллетене, но и на страницах местной газеты — раз в месяц, квартал.
1.2 Виды каталогов
Запросы, с которыми читатели обращаются в библиотеку, очень разнообразны. Иногда им нужны определенные книги, в другом случае их интересуют произведения известного им автора, часто они просят дать книги по тому или иному вопросу, не зная, где и у каких авторов освещен этот вопрос или предмет.
Очевидно, библиотека не может удовлетворить все эти разнообразные запросы составлением одного каталога. В теории и практике библиотечного обслуживания определились важнейшие виды каталогов, каждый из которых позволяет удовлетворить запросы определенного характера.
Основой каждого из имеющихся видов каталогов является описание отдельного произведения печати. По способу группировки описаний библиотечные каталоги разделяются на три основных вида: алфавитный, систематический и предметный. В алфавитном каталоге описания произведений печати располагаются по алфавиту фамилий их авторов или заглавий. Такой порядок расположения описаний позволяет, во-первых, установить наличие или отсутствие конкретного произведения печати, когда читателю известны автор и заглавие этого произведения, во-вторых, ознакомиться с имеющимися в фонде библиотеки произведениями определенного автора.
Запросы читателей на литературу по определенным проблемам или более узким конкретным вопросам удовлетворяются при помощи систематического и предметного каталогов. В этих каталогах описания произведений печати группируются по признаку их содержания. Объединение описаний по этому признаку очень важно для читателей, которые хотят ознакомиться с наличием в фонде произведений печати по интересующему их вопросу. Группировка описаний по содержанию произведений печати — общий признак, определяющий назначение систематического и предметного каталогов. Однако эти каталоги существенно отличаются друг от друга. В систематическом каталоге описания произведений печати объединяются по признаку отрасли знания, с которой связано их содержание, а в предметном каталоге — по признаку предмета, о котором идет речь в данном произведении.
Алфавитный каталог.Алфавитный каталог в системе каталогов и картотек библиотеки занимает видное место и играет большую роль. Описания книг и других произведений печати, имеющихся в данной библиотеке, располагаются в этом каталоге в алфавите фамилий авторов, наименований учреждений и организаций, принятых в качестве авторов, и заглавий произведений. Задача алфавитного каталога — дать ответ на два основных вопроса: 1) есть ли в библиотеке определенная, заранее известная читателю книга? и 2) какие книги данного автора имеются в библиотеке? К алфавитному каталогу читатель и библиотекарь обращаются и в тех случаях, когда им необходимо получить ответ по некоторым частным вопросам, например, какими именно изданиями представлена определенная книга, в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, редактора, составителя, какие труды издаются тем или иным учреждением и т. д.
Такое построение каталога по чисто внешнему признаку не означает, что алфавитный каталог не может служить средством пропаганды книг, оказывать читателям помощь в выборе интересующих их произведений и, таким образом, пробуждать у них новые интересы. Конечно, алфавитный каталог в гораздо меньшей степени, чем предметный и тем более систематический каталог, отвечает этим требованиям. Но его наполнение, организация, оформление, так же как и в любом каталоге, способствуют решению общих задач, стоящих перед каталогами советских библиотек.
Алфавитный каталог осуществляет пропаганду книг своим особым путем. Специфика его построения позволяет собрать в одном месте все произведения определенного автора, того или иного учреждения, или, как это принято называть в литературе, создавать авторские комплексы. Алфавитный каталог не без оснований называют авторским, так как ни в одном из существующих библиотечных каталогов авторский состав фонда не раскрывается с такой полнотой, как в алфавитном. Только в этом каталоге описания произведений определенного автора независимо от их содержания собираются вместе. Само собой разумеется, что этот термин — авторский комплекс — следует понимать условно, так как в алфавитном каталоге указываются далеко не все авторы, работы которых представлены в фонде и отражены в каталоге. Так, например, согласно инструкции при описании книг четырех и более авторов в каталоге отмечается фамилия только первого автора. Не выявляются, как правило, фамилии авторов статей, включенных в сборники, «Труды», «Ученые записки», журналы и т. д. Однако, несмотря на установившиеся ограничения, лишь алфавитный каталог в состоянии раскрыть фонд по авторскому признаку.
С помощью алфавитного каталога возможно пропагандировать не только отдельные произведения, но и знакомить читателя с творчеством того или иного автора. Так, например, в систематическом каталоге работы академика В. А. Обручева в зависимости от их содержания будут рассредоточены в нескольких отделах и подотделах каталога: геологии, географии, геоморфологии, в художественной литературе и др. В алфавитном же каталоге описания всех произведений этого автора объединятся под его фамилией и станут рядом в одном месте.
Алфавитный каталог является единственным каталогом, в котором наиболее полно отражен фонд библиотеки '. Благодаря этому алфавитный каталог по праву считается основным справочным аппаратом любой библиотеки. Он широко используется при обслуживании читателей и на всех других участках деятельности каждой библиотеки. По алфавитному каталогу наводят справки о книгах, затребованных читателями на абонементе, в читальных залах, по межбиблиотечному и заочному абонементам. К алфавитному каталогу библиотекарь обращается при комплектовании фондов. По каталогу он проверяет наличие в фондах изданий, намеченных к приобретению, устанавливает их библиографические данные, количество имеющихся экземпляров той или иной книги. Без использования алфавитного каталога невозможна правильная обработка новых приобретений. По каталогу библиотекарь выясняет, не были ли ранее отражены поступившие книги, как они описаны, в какой отдел систематического каталога отнесены.