2) технічне переозброєння виробничого процесу і забезпечення високої якості праці;
3) вивчення ринку науково-технічних розробок та організація перспективних науково-технічних розробок, реклама, комерційна робота зі споживачем;
4) забезпечення повноти і ритмічності матеріально-технічного постачання, а також безперебійної роботи устаткування і його ефективного технічного стану;
5) забезпечення ритмічності збуту продукції або своєчасного надання послуг.
У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.
Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:
1) начальник управління (відділу);
2) керуючий справами;
3) завідувач канцелярії.
Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:
1) керівник групи;
2) головний спеціаліст;
3) провідний спеціаліст;
4) спеціаліст.
До технічних працівників належать:
1) секретарі;
2) діловоди;
3) архівісти;
4) кур'єри.
Службу діловодства очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника установи.
Керівник служби діловодства повинен мати вишу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).
Згідно Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, керівник служби діловодства виконує наступні завдання:
1) контролює виконання встановлених правил роботи з документами у даній установі та мережі підвідомчих установ;
2) доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
3) вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;
4) вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідомчих установ;
5) підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
6) бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи з питань діловодства та документообігу.
Керівник діловодної служби має право:
1) залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
2) вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
3) повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.
На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:
1) забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
2) виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;
3) дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.
Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:
1) з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документної інформації в службових цілях;
2) з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;
3) з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
4) з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування [22].
Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в колективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками[25].
Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо [34, с. 178-179].
Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:
1) чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
2) правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;
3) визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
2.2 ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ
Порядок ведення особових справ на «ВАТ Хмельницькзалізобетон» регулюється низкою нормативно-законодавчих актів серед яких:1) Примірна Інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153. 2) Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особовихсправ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ3) Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади»У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.
Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.
Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.
У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.
Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998р. № 639.
Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.
Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо.
Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім – всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ, затверджену наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 р. № 253, типова форма № П-3 (Додаток 1).
Особові справи працівників ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.
В особовій справі повинні міститися такі документи:
1) особова картка форма П-2ДС з відповідними додатками та фотокарткоюрозміром 4х6 сантиметрів, затвердженаНаказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343(Додаток 2);
2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.