У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.Написи на обкладинках справ робляться тільки світлостійким чорним чорнилом.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати старі документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші засвідчувальний напис (Додаток 5).
Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.
У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:
1) наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
2) номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
3) номери великоформатних аркушів;
4) номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.
Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.
Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний документ (наказ, акт).
У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ (Додаток 6).
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами порядковою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.
Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються порядковою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією правобіжною похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1а, 126 тощо).
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати реєстраційно-контрольну картку (Додаток 7). Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи [25, 34].
РОЗДІЛ 3. ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВ
3.1 ПРИЗНАЧЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу, тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення.
Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерством юстиції України та Міністерством соціального захисту України від 29.07.1993 року № 58, та іншими нормативними актами.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є власниками, співвласниками підприємств, селянських фермерських господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки не ведуться на працівників на умовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також у окремих громадян по їх обслуговуванню. Їх робота підтверджується довідкою організації за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про оплату внесків до фонду державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи відповідно до інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 року, № 58. Працівники, що стають до роботи, зобов’язані пред’явити власнику або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену в встановленому порядку.
Особи, що приймаються на роботу вперше, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені з лав військових сил або інших військових формувань, - військовий квиток. Звільнені з місць відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах).
Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року, № 301 «Про трудові книжки працівників», відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації.