Відповідальність за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках – іншу відповідальність. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган віддає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу [19,28].
3.2 ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.
Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки і вкладиш до них заповнюються у відповідних розділах українською або російською мовами.
Якщо трудова книжка видана вперше, то записи до неї проводяться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку здня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:
1) відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові дата народження;
2) відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення:
3) відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
4) відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться. Всі записи у трудовій книжні про прийняття на роботу переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або у повноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначним). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 2 лютого 1995 року, то у графі 2 трудової книжки записується «02.02.1995».
Записи у трудовій книжці виконуються акуратно. Кульковою ручкою або ручкою пером, чорнилами чорного, синього-або фіолетового кольорів.
Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277), в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надалі працівникові в ньому необхідну допомогу.
Якщо підприємство, установа, організація, де було внесено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і засвідчує його печаткою, і в разі його відсутності – вищестояща організація, якій було підпорядковано підприємство, а в разі його відсутності – обласний архів або держархіви міст Києва, Севастополя чи Ради Міністрів Криму.
Виправлені відомості про роботу, нагородження та заохочення повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а у разі їх втрати іншим документам, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Показання свідків не можуть служити підставою для виправлення занесених раніше записів.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
При необхідності зміни запису після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записується «запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і в графі 4 повторюються дати, № наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки (Додаток 8). Таким же чином визначається недійсний запис про звільнення і запис про звільнення чи переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведений, установленого органом по розгляду трудових спорів і поновлення на попередній роботі або по зміні формулювання причин звільнення. Наприклад, записується: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення записується «Запис на № таким-то і недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення (додаток 9).
Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника вносять повністю, без скорочень чи заміни; ім’я та по батькові на підставі паспорту або свідоцтва про народження.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу (титульну) сторінку підписує особа, яка є відповідальною за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кадрів), де вперше заповнювалась трудова книжка.
Зміна записів у трудових книжках про прізвище ім’я по батькові і дату народження робиться власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища. ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Вказані зміни роблять на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишні прізвище, ім’я чи по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів (додаток 10).
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовку записується повне найменування підприємства, установи, організації. Під ним заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
В графі 3 записується «Прийняти або призначений до такого-то цеху, відділу, дільниці на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади і присвоєного розряду (Додаток 11).
Записи про найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, виконуються згідно з найменуванням професій, зазначених в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для керівних працівників, спеціалістів і службовців - згідно з найменуванням посад, зазначених в кваліфікаційному довіднику посад керівних працівників, спеціалістів та службовців.
Якщо керівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис в трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Показники, що зазначені в цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестацій і можуть записуватись у дужках.
Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, то про це у встановленому порядку робиться відповідний запис (Додаток 12).
Робота за сумісництвом може зазначатись в трудовій книжці, але окремим рядком, за бажанням працівника, власником або уповноваженим ним органом.
Переведення працівника на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника змінилась назва підприємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження), його дата і номер (Додаток 13).
Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клінічним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (в тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів (Додаток 14).
Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання і про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.
В період роботи зазначених осіб у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково господоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують внесення до трудових книжок цих відомостей про роботу згідно з одержаним даними .