2.1) медична довідка про стан здоров’я претендента на посаду керівника, заступника керівника центрального органу виконавчої влади, а також голови місцевої державної адміністрації за формою, встановленою МОЗ, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007;
3) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути лаконічними, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формоюіскріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою;
4) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по-батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.
5) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву), в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою;
6) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);
7) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);
8) заява щодо призначення на відповідну посаду.Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження) [23].
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.
Після призначення працівника на посаду до особовоїсправи додаються:1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня пропризначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбаченихзаконодавством);3) копії документів про надані пільги;4) копія паспорта;5) копія військового квитка (для військовозобов’язаних);6) крім особової картки та біографічної довідки, - опис документів особової справи.Бланк опису документів заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа.
Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи,повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідністьзазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військовогоквитка, документа про освіту тощо).Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі облікуруху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення напосаду.Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі. При формуванні особової справи в електронній формі у порядку визначеному Головдержслужбою згідно Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007 року. Документи скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби, крім особової картки та біографічної довідки.
Правила групування документів у справи:
1) у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
2) не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
3) документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;
4) документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу.
5) Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
1) внутрішній опис документів справи;
2) заява про прийняття на роботу (контракт);
3) направлення або подання;
4) особовий листок з обліку кадрів;
5) автобіографія;
6) документи про освіту (копії);
7) витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
8) доповнення до особового листка з обліку кадрів форма П-2ДС затвердженийНаказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток3);
9) довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень)про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки,підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документидругорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови,про стан здоров’я тому що ці документи не підлягають тривалому зберіганню. Але можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву установи для подальшого зберігання та користування. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються [21].
Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовленихобкладинках або у стандартних швидкозшивачах.
Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.
Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.
Для забезпечення збереженості та охайності особових справ, що свідчить про культуру діловодства в установі, їх потрібно оформити належним чином.
Оформлення справи — підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання у разі потреби внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи [21, 25].
На обкладинці особової справи необхідно зазначити:
1) назва підприємства, організації, установи;
2) назва структурного підрозділу;
3) номер справи;
4) кількість аркушів у справі;
5) термін зберігання справи;
6) архівний шифр справи.
7) прізвище, ім’я та по-батькові (у називному відмінку);
8) дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).
Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформлюються таким чином: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу — записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи — проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи — переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи — вказується рік (роки) початку і закінчення справи вділоводстві (Додаток4).
Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копіювання документів тощо).
На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.