В ОАО «Акрон» существует система автоматизации учета и основной рабочей программой для формирования базы данных является «1С: Бухгалтерия».
Совершенствование организации бухгалтерского учета в значительной степени способствует создаваемые на предприятиях автоматизированные рабочие места бухгалтеров.
Системные функции автоматизированного канала обработки информации на основе автоматизированных рабочих мест бухгалтеров должны обеспечивать:
- контролируемый ввод и вывод информации;
- организацию хранения учетной информации на внешних носителях;
- защиту информации от несанкционированного доступа;
- семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации;
- поиск, арифметическую и логическую обработку информации;
- обмен с другими информационными объектами.
Автоматизация учета основных средств отличается тем, что здесь наблюдается стабильность информации. Для автоматизации учета основных средств применяются коды: синтетических счетов и субсчетов аналитического учета; структурных подразделений предприятия; инвентарных объектов; норм амортизационных отчислений; бухгалтерских операций и др.
При автоматизации учета основных средств используются типовые межотраслевые формы первичных документов.
«1С: Бухгалтерия» является мощной системой, предназначенной для комплексной автоматизации бухгалтерского учета во всех масштабах. Это универсальная бухгалтерская программа, применяемая при ведении как простого, так и двойного учета. За счет полной настраиваемости она успешно используется на промышленных предприятиях, в малых организациях, в торговле, бюджетных организациях и т.п. Программа построена по инициативе «от простого - к сложному». Ее можно применять для простых операций: печатать платежные поручения, формировать оборотные ведомости, реестры счетов, главную книгу, отдельные отчеты. Программа может автоматизировать бухгалтерский учет по всем разделам. «1С: Бухгалтерия» позволяет в каждом индивидуальном случае подобрать оптимальное решение, учитывающее специфику организации. Набор компонентов может определятся индивидуально и в последствии пополняться.
Система САОТРОН позволяет:
· Сократить временные издержки на проведение инвентаризаций.
· Уменьшить вероятности несанкционированного исчезновения имущества.
· Своевременно выявлять окончания срока эксплуатации основных средств.
· Повысить уровень оперативного контроля перемещения основных средств.
· Избавиться от неточностей при приеме, выбытии и учете основных средств.
· Выявлять неправильные отражения документальных данных.
· Выявлять естественные потери.
· Повысить уровень контроля сохранности материальных активов.
· Проводить своевременную техническую модернизацию своих отдельных подразделений, за счет перераспределения финансовых средств.
«САОТРОН: KEEP COUNT Основные средства» позволяет проводить инвентаризацию основных средств с использованием терминалов сбора данных и технологий штрихового кодирования. По заранее сформированным и загруженным на терминал данным, есть возможность выполнять учет основных средств, с возможностью вывода подробной информации об объекте учета, его местоположению, принадлежности к группе учета и т.д.
Штриховое кодирование
Проведение инвентаризации осуществляется с помощью терминалов сбора данных и программного обеспечения «KEEP COUNT Основные средства». На терминале сбора данных открывается операция «инвентаризация ОС». Путем сканирования штриховых кодов или ручным поиском однозначно определяется требуемая единица идентификации. В момент создания или выполнения операции есть возможность указать место проведения операции.
Печать этикеток
С помощью специального программного обеспечения «KEEP COUNT Основные средства» может быть осуществлена печать этикеток содержащих инвентарные номера, наименование, штриховой код и другую информацию. Печать может быть осуществлена как для нескольких единиц имущества, так и для каждого из них по отдельности.
Маркировка
Во всех местах хранения (складам, офисам, помещениям), в которых потребуется проведение инвентаризации с помощью терминалов сбора данных, потребуется провести маркировку этикетками штрихового кода всех единиц имущества, предварительно распечатав этикетки с помощью «KEEP COUNT Основные средства».
Оформление результатов инвентаризации
Программное обеспечение «KEEP COUNT Основные средства» дает возможность формирования списков несоответствия по всем излишкам и недостачам. Результатом проведения инвентаризации являются сформированные документы «инвентаризационная опись» и «сличительная ведомость».
Наглядно механизм действия данной системы показан в Приложении Г.
Итак, программное обеспечение «KEEP COUNT Основные Средства» – это инновационное и экономически выгодное решение, позволяющее в кратчайшие сроки сформировать исчерпывающую информацию об основных средствах компании. Проект «KEEP COUNT Основные Средства» включен в национальную ассоциацию инноваций и развития информационных технологий, созданной по указу Президента РФ в 2006 году.
В настоящее время появляется все больше и больше фирм, занимающихся изготовлением и распространением программ автоматизации бухгалтерского учета. К сожалению, освоение приобретенных программ является довольно сложным процессом, а если на двух предприятиях установлены программы разных фирм, то много времени тратится на переквалификацию бухгалтера.
В таком случае можно предложить помимо введения стандарта на формы по первичному учету основных средств в условиях ведения бухгалтерского учета на компьютере, ввести стандарт на программное обеспечение бухгалтерского назначения.
Органом, компетентным для разработки такого решения может являться Минфин РФ в сотрудничестве с Комитетом по информатизации при президенте РФ.
Главное, что нужно учесть при разработке стандарта - возможность его изменения по мере совершенствования системы бухгалтерского учета и предоставление простора для улучшения программного обеспечения, чтобы не свернуть конкуренцию между фирмами, работающими в этой области.
Также одним из важных путей совершенствования является введение дополнительного контроля за учетом основных средств со стороны руководства предприятия я считаю очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение основных средств, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного объекта, повысить дисциплину использования основных средств сотрудниками предприятия.
Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования основных средств, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.
Также необходимо более тесное сотрудничество между руководителями предприятий и служащими, которые осуществляют финансово-расчетные и снабженческо-сбытовые операции.
Одним из направлений совершенствования организации бухгалтерского учета основных средств является ориентация на Международные стандарты учета и отчетности. В настоящее время действует 31 Международный стандарт, из них непосредственно к основным средствам относится стандарт № 4, “учет амортизационных отчислений”, вступивший в силу 1 января 1977 г.
Внедрение Международных стандартов учета позволит повысить качество учета основных средств и контроля за учетом. В то же время, предприятие получит более гибкую и обоснованную систему учета с возможностью учета особенностей его деятельности.
Выводы и предложения
Основные производственные фонды с каждым годом без постоянного обновления становятся все более изношенными. В России в настоящее время машины и оборудование изношены более чем на 60%. Из всех основных производственных фондов примерно половина приходится на полностью изношенные основные фонды. В условиях сокращения объемов производства старение основных фондов не столь ощутимо, однако с началом его роста потребовались огромные инвестиции для восстановления необходимой производственно-технической базы. Именно недостающие мощности могут стать серьезным фактором, сдерживающим экономический подъем. Проблема изношенности основных фондов объясняется в первую очередь тяжелым экономическим положением.