- ФИО.
- Дата рождения.
- Социальное положение.
- Образование.
- Доходы.
- Профессия.
- Адрес, для передачи в налоговую инспекцию по форме 2 НДФЛ, пенсионный фонд РФ, индивидуальных сведений о начисленных взносах, и трудового стажа.
Передача данных разрешается на срок действия ТД.
Подтверждаю, что ознакомлен с положением о защите персональных данных, права и обязанности о защите персональных данных мне разъяснены.
Положение о защите персональных данных:
Права работника о защите данных закреплены в статье 89.
Положение разрабатывается работниками кадровой службы, утверждается работодателем и хранится в кадрах.
Положение может иметь структуру:
· Общие положения – в данном разделе дается характеристика персональных данных, раскрывается содержание личного дела работника, приводится перечень документов составляющих личное дело.
· Получение персональных данных работника – данный раздел регламентирует способы получения персональных данных работника.
· Формирование и ведение личных дел. В данном разделе представлено правило формирования личных дел работника.
· Права и обязанности работника по защите персональных данных.
· Учет и хранение, передача персональных данных работника.
· Ответственность - статья 90 – за нарушение норм, регламентирующих обработку и защиту персональных данных работника.
Нарушитель может нести дисциплинарную и уголовную ответственность – статья 13.11 КОАП – влечет за собой штраф от 3 до 5 минимальных оплат труда, на должностных лиц от 5 до 100 минимальных оплат труда.
Статья 5.39 КОАП – не правильные сведения о себе.
Статья 137 УК – наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица – штраф до 200 тыс. руб., или в размере зарплаты.
В положении может быть отражен порядок хранения персональных данных, в связи с изменением паспортных данных и данных о составе семьи.
К положению нужно составить приказ или приложение о перечне лиц имеющих доступ к персональным данным работника.
Заполнение унифицированных форм:
Личная карточка - Т-2- личная карточка работника, Т-2 ГС – личная карточка муниципального служащего. Т-4 – личная карточка научного сотрудника.
Унифицированные формы (коды):
Коды можно найти в классификаторах должностей.
Чтобы заполнить все коды, нужны:
· Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК – 009 -93 – утвержден постановлением гос. стандарта РФ от 30.12.93, №296.
· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов – ОКПДТР – ОК – 016-94 – утвержден постановлением ГОСТ РФ 26.12.94, №367.
· Общероссийский классификатор информации о населении ОКИН – ОК – 018-95 – утвержден ГОСТ РФ 31.07.95, №412.
· Общероссийский классификатор объектов административно-территориальных отделений – ОК – 019 – 95, утвержден ГОСТ РФ от 31.07.95, №413.
Документы необходимые для заполнения карточки Т-2:
· Паспорт.
· Трудовая книжка.
· Военный билет.
· Документ об окончании учебного заведения.
· Страховое свидетельство пенсионного страхования.
· Свидетельство ИНН.
· Приказ о приеме на работу.
Общие сведения в личной карточке:
· ФОИ.
· Дата и место рождения.
· Гражданство.
· Знание иностранного языка.
· Образование.
· Наименование образовательного учреждения.
· Специальность по диплому.
· Стаж работы.
· Семейное положение.
· Состав семьи с указанием даты рождения каждого члена семьи.
· Серия, №паспорта, кем выдан, дата выдачи.
· Домашний адрес и телефон.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел 2, являются:
· Военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен билета), на граждан пребывающих в запасе.
· Удостоверение гражданина подлежащего к призыву на военную службу.
а) Категория запаса – на офицеров запаса не заполняется.
б) Воинское звание пишем.
в) Состав (профиль) – заполняется без сокращения.
Полное кодовое обозначение ВУС (записывается полное обозначение из военного билета – 6 цифр, или 6 цифр и буквенный знак).
Категория годности к военной службе записывается буквами: А – годен к военной службе, Б – годны к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно – годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе.
При отсутствии в соответствующем пункте проставляется буква А.
Состоит на воинском учете:
· в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдачи и изъятии мобилизационных предписаний.
· заполняется на граждан забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Граждане, подлежащие призыву на воинскую службу:
· Категория запаса – не заполняют.
· Состав (профиль) – не заполняют.
· Полное кадровое обозначение ВУС – не заполняют.
· Состоит на воинском учете - не заполняют.
· Воинское звание: подлежит призыву.
· А, Б, В, Г, Д – не годные к военной службе (заполняется на основании записи в удостоверении гражданина подлежащего призыву на военную службу).
Гражданин, подлежащий призыву:
· Категория запаса – подлежит призыву.
· Д.
· Наименование военного комиссариата по месту жительства.
Отпуска – ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работникам на основании приказа. Вносят дату начала отпуска, а дата окончания ставится карандашом. В этой табличке по отпускам отмечают отпуск без сохранения зарплаты, длиннее 14 дней - статья 121 – не включают в стаж работы дающего права на отпуск.
Исчисление стажа работы дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска – в стаж работы не включают отсутствие на работе без уважительной причины и др. в статье 121.
Воинский учет на предприятии:
При приеме на работу кадровик проверяет:
· Наличие в паспорте отметки об отношении к воинской обязанности.
· Наличие и подлинности документов воинского учета.
· Подлинность записи в документах воинского учета и др.
· Уточнить сведения о семейном положении, образовании и месте предыдущей работы, должность, место жительства, или временного пребывания.
· Заполнить личную карточку в разделе о воинском учете.
· Проинформировать военные комиссариаты по месту жительства работника, об обнаруженных неточностях, исправлениях, подделках, не полном количестве листов и др.
· В отношении работающих сотрудников определить, кто подлежит постановки на учет по месту работы, при достижении возраста 17 лет.
· Вести личные карточки.
· Оповещать работника о необходимости явиться в военкомат по месту жительства.
· Не реже 1 раза в год сверять сведения о воинском учете содержащиеся в личных карточках, со сведениями воинского учета работников.
В военкоматы по месту жительства следует направлять:
· В двухнедельный срок сведения о поступлении на работу и увольнении сотрудников подлежащих воинскому учету.
· В двухнедельный срок сведения об изменении образования, семейного положения, структурного подразделения организации, должности, места жительства или временного пребывания, состояния здоровья работников состоящих на воинском учете.
· В двухнедельный срок по запросам – сведения о работниках состоящих на воинском учете, а так же о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учете.
· Ежегодно в сентябре подавать списки работников 15-16 лет.
· До 1 ноября списки работников мужского пола подлежащих первоначальной поставки на воинский учет в следующем году.
· Не реже 1 раза в год сведения о воинском учете из личных карточек, для проведения их сверки со сведениями, содержащимися в документах воинского учета военкоматов.
Ответственность за непредставление этих сведений – кодекс об административных нарушениях статья 21.1, 21.2, 21.3, 21.4.
Регистрация входящей корреспонденции:
Правила и порядок работы с документами в организациях регулируется нормативным актом, «инструкция делопроизводства в организации». Работники несут ответственность за соблюдение инструкции, сохранность служебных документов, и содержащейся в ней информации.
Об утрате документов работники сообщают начальнику отдела, или лицу ответственному за делопроизводство.
В зависимости от важности уторенного документа назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель.
Передача работниками документов допускается только с согласия руководителя, его заместителя или др. лиц оговоренных в инструкциях.
При длительном отсутствии работник обязан передать находящиеся у него документы на исполнение др. работнику, или поставить в известность начальника отдела о нахождении документа.
При увольнении, работник обязан сдать все числящиеся на нем документы. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, регистрируется в журнале входящей корреспонденции.
Не подлежат регистрации:
· Статистические сборники.
· Книги, газеты, журналы.
· Рекламные извещения.
· Программы совещаний.
· Поздравительные письма.
· Пригласительные билеты.
При вскрытии конверта проверяем:
· Правильность адрессования.
· Комплектность и целостность документа.
· Ставится на документе №и дата поступления.
· В случае недостачи документа или повреждении документа, составляется акт в двух экземплярах: 1 в организации, другой – отправителю, при этом желательно связаться с отправителем по телефону или электронной почте.
· Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы, отправляем по принадлежности, или отправителю.
· Пакеты с отметкой «лично» – не распечатывают.
· Документы регистрируют 1 раз.
Личное дело
После того как заполнена личная карточка, как правило, формируется личное дело работника. Прямой обязанностью формировать личное дело, для работодателя коммерческой организации не установлено, чаще всего личные дела заводят на руководящих работников, главных специалистов и материально ответственных лиц.